orientaciones básicas para el fortalecimiento del control interno en ...
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CAPÍTULO 3 — Implem<strong>en</strong>tación d<strong>el</strong> Sistema de Control Interno a niv<strong>el</strong> de algunos procesos que requier<strong>en</strong> especial at<strong>en</strong>ción.Cuadro 10. Problema 1: Requerimi<strong>en</strong>tos de bi<strong>en</strong>es, servicios u obras informales o inexist<strong>en</strong>tesRecom<strong>en</strong>dación¿En qué consiste?Principales normasaplicables que favorec<strong>en</strong>su solución¿Quiénes deb<strong>en</strong>aplicarla?Riesgos de noaplicarlaEvid<strong>en</strong>cia decumplimi<strong>en</strong>toElaborar <strong>el</strong>requerimi<strong>en</strong>tod<strong>el</strong> bi<strong>en</strong>,servicio u obradebidam<strong>en</strong>tesuscrito por<strong>el</strong> funcionariocompet<strong>en</strong>te.Consiste <strong>en</strong> la emisión oportuna d<strong>el</strong>docum<strong>en</strong>to (informe, memorandou otros similares) que exprese conclaridad y <strong>en</strong> detalle, <strong>el</strong> requerimi<strong>en</strong>tod<strong>el</strong> bi<strong>en</strong>, servicio u obra d<strong>el</strong> áreausuaria debidam<strong>en</strong>te suscrito por <strong>el</strong>responsable.Por ejemplo, <strong>el</strong> requerimi<strong>en</strong>torealizado a través de un informe<strong>en</strong> <strong>el</strong> cual se solicita la adquisiciónde herrami<strong>en</strong>tas <strong>para</strong> <strong>el</strong> serviciode mant<strong>en</strong>imi<strong>en</strong>to de vías, deberácont<strong>en</strong>er como mínimo lo sigui<strong>en</strong>te:(a) nombre y cargo d<strong>el</strong> funcionario alcual se dirige <strong>el</strong> informe; (b) nombrey cargo d<strong>el</strong> funcionario remit<strong>en</strong>te,(c) breve descripción d<strong>el</strong> asunto atratar, (d) fecha, (e) descripción d<strong>el</strong>as características técnicas d<strong>el</strong> bi<strong>en</strong>o servicio que se especificarán <strong>en</strong>los Términos de refer<strong>en</strong>cia y <strong>en</strong> <strong>el</strong>caso de obras con <strong>el</strong> expedi<strong>en</strong>tetécnico debidam<strong>en</strong>te aprobado, (f)cantidad y calidad, (g) plazo estimadode at<strong>en</strong>ción d<strong>el</strong> requerimi<strong>en</strong>to, (h)finalidad d<strong>el</strong> requerimi<strong>en</strong>to (indicaractividad o proyecto al cual estáasociado <strong>el</strong> requerimi<strong>en</strong>to).Consiste <strong>en</strong> verificar que existafísicam<strong>en</strong>te <strong>el</strong> docum<strong>en</strong>to derequerimi<strong>en</strong>to d<strong>el</strong> bi<strong>en</strong>, servicio uobra, <strong>en</strong> los archivos d<strong>el</strong> área usuaria y<strong>en</strong> <strong>el</strong> expedi<strong>en</strong>te de contratación.Norma 3.1 Procedimi<strong>en</strong>tosde Autorización yAprobación que señala quecada proceso, actividad otarea debe ser claram<strong>en</strong>tedefinido y formalm<strong>en</strong>tecomunicado al funcionariorespectivo; y con <strong>el</strong>artículo 13° de la Ley deContrataciones d<strong>el</strong> Estado,D.L N°1017 que disponeque <strong>el</strong> requerimi<strong>en</strong>to d<strong>el</strong>bi<strong>en</strong>, servicio u obra, esrealizado por <strong>el</strong> área usuariasobre la base d<strong>el</strong> Plan Anualde Contrataciones.El Ger<strong>en</strong>te,jefe o similar,responsable d<strong>el</strong>área usuaria; <strong>el</strong>responsable d<strong>el</strong>Órgano <strong>en</strong>cargadode Contrataciones<strong>en</strong> su verificación.Que las adquisicionesno se ajust<strong>en</strong> a lasnecesidades técnicas ycantidades necesarias<strong>para</strong> <strong>el</strong> área usuaria.Que se origin<strong>en</strong>sobrecostos por lainadecuada calidad d<strong>el</strong>os bi<strong>en</strong>es, servicios yobras <strong>en</strong>tregados.Que no existainformación clave <strong>para</strong>la <strong>el</strong>aboración de lasbases y <strong>el</strong> proceso decontrataciónQue <strong>el</strong> responsabled<strong>el</strong> área usuariano asuma ningunaresponsabilidad sobr<strong>el</strong>as contratacionesrealizadas.Que <strong>el</strong> Control InternoPosterior observe <strong>el</strong>proceso y <strong>en</strong>cu<strong>en</strong>treresponsabilidades <strong>en</strong>los funcionarios.Docum<strong>en</strong>to,informe,memorandoo similar, queconsigne <strong>el</strong>requerimi<strong>en</strong>toy que estésuscrito por <strong>el</strong>responsable d<strong>el</strong>área usuaria.El docum<strong>en</strong>to de requerimi<strong>en</strong>to demateriales de construcción <strong>para</strong> unaobra, deberá ser archivado tanto<strong>en</strong> <strong>el</strong> área de obras como <strong>en</strong> <strong>el</strong>expedi<strong>en</strong>te de contratación que existebajo custodia d<strong>el</strong> Responsable deContrataciones de la Entidad.continúaOri<strong>en</strong>taciones básicas <strong>para</strong> <strong>el</strong> <strong>fortalecimi<strong>en</strong>to</strong> d<strong>el</strong> <strong>control</strong> <strong>interno</strong> <strong>en</strong> gobiernos locales 57
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