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Ci-après, le processus actuel de planification, suivi du projet. Comparaison entre le processus actuel d’élaboration des plannings et le nouveau processus PROCESSUS ACTUEL Qui fait quoi ? ETAPES MOMENT Cadre de santé Agents Autres 30 Elaboration du planning Validation Gestion quotidienne Traitement des données J 1 du mois N-1 Etablit le planning sur Excel Ajuste en demandant aux J 1 du mois N-1 agents individuellement des modifications (contact téléphone ou en direct) J2 du mois N-1 J3 à 5 de N-1 Réajuste le planning Soumet le planning au cadre J6 du mois N-1 supérieur J6 du mois N-1 J6 du mois N-1 J 7 du mois N-1 En principe à J 15 du mois N- sauf retard de visa direction J 25 du mois N-1 Dès le 25 du mois N-1 et durant tout le mois N Dès la demande Entre le 1 et le 5 du mois N+1 Au 4 de N +1 Au 5 du mois N+1 Réajuste le planning si nécessaire Affiche le planning dans son bureau Rend le planning à la direction des soins Transcrit à la main la prévision de planning dans le cahier jour par jour « planning prévisionnel d’équipe » Autorise ou non ; modifie le planning Excel affiché pour les maladies, planning et le cahier de Saisit le réalisé sur Gestor à partir du cahier planning prévisionnel Edite sur Gestor les éléments de paie, les heures supplémentaires et celles de RTT, les primes dimanche, nuit, insalubrité Donne les éléments au cadre supérieur Donne réponse aux demandes du cadre Le personnel peut demander des modifications, des jours de congés, de récupération Les agents gribouillent également le planning affiché Cadre supérieur peut demander des modifications La DSSI et le directeur valident Le cadre supérieur les transmet à la DRH
PROJET DE NOUVEAU PROCESSUS ETAPES MOMENT Cadre de santé QUI FAIT QUOI ? Agents Autres intervenants Tableau affiché à Mois N-3 jusqu’à J7 du mois N-2 demeure où les agents notent leurs desideratas. Date butoir = J7 du mois N -2 pour desideratas des agents : CA hors ponctuels, jours RTT et absences diverses. Elabore le planning sur J8 du mois N-2 un document préétabli par la DSSI J12 du mois N-2 Validation préalable du planning par le cadre supérieur Planning adressé pour visa par le cadre J15 du mois N-2 supérieur à DSSI et directeur l’établissement de J1 du mois N-1 Affiche le planning (sous condition prévisionnel dans le du visa de la direction) service Retranscription du J25 du mois N-1 planning jour par jour dans le cahier prévisionnel d’équipe Peut solliciter des agents Le personnel peut pour raisons de service demander des J25 du mois N-1 modifications et durant tout le Rectifie le cahier Avec l’accord du cadre de mois N prévisionnel d’équipe en santé, l’infirmier référent cas de modification. peut rectifier le cahier en cas de modification. Saisit le réalisé dans Gestor à partir du planning noté dans le cahier d’équipe, édite les J1 à J5 du mois éléments de paie : N+1 primes pour les nuits, dimanches et insalubrité ; les heures supplémentaires et les heures RTT Communique au cadre Le cadre supérieur J5 du mois N+1 supérieur Communique à chaque agent un relevé individuel transmet à la DRH Elaboration du planning Validation Gestion quotidienne Traitement des données Action 2 : Proposition de règle pour étaler les congés et les jours de formation. Cette action a été interrompue suite à la priorité accordée aux recommandations de l’IGAS. 31
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