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Fiche de fonction Portrait d’un métier La Secrétaire Stéphanie AUDOUIN au Clos des Tours Sous la responsabilité du Directeur, la Secrétaire a un rôle d’accueil et de renseignement auprès des résidents et leurs familles, des salariés et des partenaires extérieurs. Côté administratif, la Secrétaire gère le courrier (départ, arrivée, dactylographie), les stocks et les commandes et actualise les dossiers des résidents. Pour la partie comptabilité, elle effectue la facturation et les encaissements des résidents, le suivi des paiements et la transmission des factures fournisseurs au Siège. Enfin, au niveau du suivi des ressources humaines, la secrétaire prépare les documents à l’embauche (DUE, contrat…) et les éléments de paie à transmettre au Siège. Des compétences en bureautique et en comptabilité ainsi qu’un niveau CAP/BEP sont demandés. 5 questions à Stéphanie AUDOUIN POURQUOI avez-vous choisi ce métier ? Après des études secondaires, je me prédestinais à passer le concours de l’éducation nationale afin d’exercer le métier de Professeur des écoles. Pour des raisons financières, j’ai interrompu mes études. J’ai eu l’opportunité d’exercer le métier d’animatrice informatique en Stéphanie en plein accord avec son ordinateur. contrat emploi jeune auprès d’adolescents dans un collège. Pendant cette période, j’ai suivi une formation par l’intermédiaire du CNED pour obtenir le BTS Assistante de Direction que j’ai obtenu en 2003. Que faisiez-vous AVANT votre arrivée au Clos des Tours ? J’organisais des ateliers pour l’ap- 24 prentissage de l’informatique auprès des adolescents dans un collège. Quelles sont les QUALITÉS dont vous devez faire preuve ? L’écoute, la disponibilité et la patience, je dois m’adapter à toutes les situations. Il est important d’avoir une bonne maîtrise de soi car les demandes sont diverses et variées. Quelle est votre meilleure ANEC- DOTE ? L’anecdote qui me vient en tête, c’est le jour où un résident avait décidé de faire des courses et avait emprunté sans rien dire à personne la voiture d’un visiteur. Quand le visiteur a vu son véhicule sortir du parking, je me souviendrai toujours de son air ébahi et sans voix. Mais nous avons pu arrêter « l’emprunteur » sans mal. Tout est bien qui finit bien ! Comment imaginez-vous votre AVENIR ? Devant les démarches administratives de plus en plus nombreuses, je souhaiterais une collègue pour m’aider à recevoir les personnes à l’accueil, pour me soulager dans les dossiers afin d’avoir un contact plus proche avec les résidents, d’échanger avec eux sur leur quotidien. Je souhaiterais également m’engager dans des formations complémentaires sur la gestion du personnel pour améliorer mes connaissances.
La journée d’une assistante est bien remplie. Dès mon arrivée, transmission avec la Directrice sur les directives de la journée. En suivant les protocoles, j’effectue aux dates exigées chaque mission. En début de mois j’effectue la facturation et ensuite la comptabilité qui est Stéphanie, toujours le sourire aux lèvres, accueille les familles. Une journée avec Stéphanie AUDOUIN contrôlée par le Siège. En fin de mois, je prépare les paies en intégrant les congés et week-end de chaque salarié. Toutes ces missions sont bien sûr interrompues par le téléphone, des demandes de renseignement des visiteurs. J’apaise parfois les angoisses des résidents et les inquiétudes des familles. Le travail le plus fastidieux pour moi est le planning du personnel avec celui Propos recueillis par Francette Bottreau – Directrice de Clos des Tours – Villefagnan (Charente) 25 des intérimaires subissant la pénurie du personnel médical. Malgré tout j’ai beaucoup de plaisir à occuper ce poste par sa diversité et le contact avec les personnes.
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