Document de référence à fin 2006 - HSBC

HSBC FRANCERapport du Président sur les conditions de préparation et d’organisation des travauxdu Conseil et sur les procédures de contrôle interne mises en place (suite)continuité d’activité / sécurité physique, opérations,conformité, juridique et fiscal), sous la coordinationdu Directeur Général Délégué de HSBC France encharge des fonctions centrales.Le dispositif de contrôle animé par les filièrescouvre, outre HSBC France, l’ensemble des entitésdu Groupe en France assurant ainsi de manièreconsolidée le bonne maîtrise des risques.Conformément au règlement CRBF 97-02modifié, les responsables des contrôles permanent,périodique et de la conformité ont été désignés ausein de HSBC France et dans chacune des autresentités assujetties du groupe HSBC France. Cesnominations ont donné lieu à une information desorganes délibérants des entités concernées et de laCommission Bancaire par une lettre en date du20 décembre 2005, actualisée le 14 décembre 2006.La structuration de ce dispositif a permis uneamélioration de la documentation en termes deprocédures et de contrôles. HSBC France s’est ainsidoté d’un corps procédural applicable à l’ensembledu groupe, comprenant une circulaire “cadre”décrivant l’organisation générale du dispositif et neufcirculaires spécifiques à chacune des filières de risque.Ces dernières incluent une cartographie des risqueset les fiches ou attestations de contrôle à réaliser ;les filières s’appuyant pour la réalisation de cestravaux de contrôles sur des responsables nommémentdésignés en central ou au sein des métiers. L’ensemblede ces contrôles est parfaitement documenté ettraçable, la documentation étant conservée localementau sein des filiales, des métiers et des directions.Par ailleurs, de nouvelles instances de pilotage dudispositif ont été créées, notamment celle ayant pourobjet la synthèse du dispositif : le comité groupe decontrôle permanent (trimestriel) auquel participent,outre le responsable de la coordination du contrôlepermanent pour le groupe, les neuf responsables defilières de risques et les représentants des cinq métiersdu Groupe en France (Réseau, Grande clientèle,Banque privée, Gestion d’actifs et Assurance). Cecomité groupe bénéficie de la remontée desinformations issues des comités spécialisés par filièrede risques (créés à cet effet en 2006: Comité deConformité, Comité comptable…) ou déjà existants(ALCO Crédit, ALCO Bilan-Marchés…).En 2006, quatre comités de contrôle permanent sesont tenus en février, avril, juillet et octobre et ontpermis :– de faire le point sur l’avancement de lastructuration du dispositif de contrôle ;– d’effectuer une synthèse des résultats des travauxde contrôles effectués ;– de remonter les éventuels dysfonctionnements etd’établir les actions correctrices à entreprendre.En 2006, l’ensemble des dispositifs de contrôleexistants au sein de HSBC France a été recensé et unedémarche de rationalisation des organisations a étéentreprise afin d’améliorer leur cohérence et leurefficacité. Des rapprochements systématiques entreles travaux engagés au titre de Sarbanes-Oxley, desrisques opérationnels – Bâle II et du contrôlepermanent ont notamment été effectués par leséquipes en charge de ces différents chantiers.Enfin, s’agissant des prestations essentiellesexternalisées au sens du règlement CRBF 97-02, ellessont désormais soumises à une vigilance renforcée.Une circulaire émanant de la Direction des AffairesJuridiques et Fiscales publiée en 2005 préciseles exigences réglementaires en ce domaine. Lechantier de recensement des prestations concernéeset de mise en conformité des contrats est en coursd’achèvement.Les références de l’entrepriseLes manuels du Groupe HSBCLe Manuel des Standards du Groupe (HSBC GroupStandards Manual (GSM)) détaille l’ensemble desnormes que toutes les sociétés du Groupe HSBC sonttenues d’observer. Il définit les politiques et lesprocédures dans le cadre desquelles elles doiventexercer leurs activités. Le GSM est d’applicationobligatoire pour l’ensemble des métiers et des sites duGroupe. Son application ne peut faire l’objetd’aucune dérogation, sans l’accord spécifique duPrésident du Groupe HSBC.En outre, toutes les activités et opérations duGroupe doivent être intégralement documentéesdans des manuels ou recueils de procédures. Lesmanuels d’instruction fonctionnels (les FIM ouFunctional Instruction Manuals) contiennent lesrègles et procédures détaillées relatives à unefonction, un produit ou une activité particulière,qui doivent être respectées par l’ensemble duGroupe. En outre, HSBC France et ses filialesdoivent documenter leurs procédures opérationnelleset leurs pratiques dans les BIM ou BusinessInstruction Manuals. La pertinence et l’adéquationde ces manuels doivent être examinées aumoins une fois par an. La mise en œuvre de cesprincipaux manuels fait l’objet d’un reportingannuel obligatoire pour lequel les responsablesconfirment que les activités dont ils ont la chargesont bien couvertes par ces manuels, que ceux-cisont complets ou qu’un plan de réalisation est enplace et que toutes les procédures existantes ontfait l’objet d’une révision depuis un an.32