Pedoman Laporan Keberlanjutan GRI G3 - Global Reporting Initiative

RG
Pedoman Laporan Keberlanjutan
PELIBATAN PEMANGKU KEPENTINGAN
Definisi: Organisasi harus mengidentifikasi para pemangku
kepentingannya dan menjelaskan dalam laporan bagaimana
organisasi telah merespons harapan dan kepentingan yang
masuk akal dari pemangku kepentingan.
Penjelasan: Pemangku kepentingan didefinisikan sebagai
entitas atau individu yang diharapkan dapat mempengaruhi
secara signifikan aktivitas, produk, dan atau jasa-jasa
organisasi; serta entitas atau individu yang tindakannya
diharapkan dapat mempengaruhi kemampuan organisasi
dalam melaksanakan strategi dan mencapai tujuannya.
Termasuk di dalamnya entitas atau individu yang memiliki
hak tuntutan yang sah terhadap organisasi berdasarkan
hukum atau konvensi internasional.
Yang termasuk dalam pemangku kepentingan adalah
mereka yang menjadi bagian dari organisasi (misalnya
pegawai, pemilik saham, suplier/pemasok) sebagaimana
halnya mereka yang berada di luar organisasi (misalnya
masyarakat).
Harapan dan kepentingan yang masuk akal dari
pemangku kepentingan menjadi referensi utama dalam
membuat kebijakan di dalam menyiapkan laporan,
seperti ruang lingkup, batasan, penerapan indikator, dan
pendekatan assurance. Namun demikian, tidak semua
pemangku kepentingan organisasi akan menggunakan
laporan ini. Kondisi ini memunculkan tantangan dalam
menyeimbangkan kepentingan khusus/harapan dari
pemangku kepentingan dan akuntabilitas laporan terhadap
semua pemangku kepentingan.
Untuk sejumlah kebijakan tertentu, seperti ruang lingkup
laporan atau batasan laporan, kepentingan dan harapan
yang masuk akal dari pemangku kepentingan harus
dipertimbangkan. Hal itu dapat saja berupa sebagai contoh
pemangku kepentingan yang tidak dapat mengartikulasikan
kepentingan mereka dalam laporan serta mereka yang
pandangannya telah diwakili pihak lain. Pihak yang lainnya
adalah pemangku kepentingan yang memilih untuk tidak
menyatakan pandangan mereka dalam laporan karena
permasalahan komunikasi dan tidak bisa terlibat. Harapan
dan kepentingan yang masuk akal dari para pemangku
kepentingan ini harus tetap dinyatakan dalam isi laporan.
Namun demikian, dalam kebijakan lainnya seperti tingkatan
detail yang dibutuhkan agar dapat berguna bagi pemangku
kepentingan atau harapan dari pemangku kepentingan
yang berbeda mengenai apa yang dibutuhkan untuk dapat
mencapai kejelasan perlu ditekankan dalam menggunakan
laporan. Adalah penting untuk mendokumentasikan proses
dan pendekatan yang diambil dalam membuat kebijakan ini.
Proses pelibatan pemangku kepentingan dapat menjadi
alat untuk memahami harapan dan kepentingan yang
masuk akal dari pemangku kepentingan. Organisasi
biasanya menggunakan berbagai jenis upaya pelibatan
pemangku kepentingan dalam berbagai aktivitas reguler
mereka yang dianggap dapat memberikan input yang
berguna dalam membuat kebijakan pada saat menyusun
laporan. Hal ini dapat termasuk sebagai contoh pelibatan
pemangku kepentingan untuk tujuan pemenuhan
standar internasional yang telah disepakati, atau dengan
memberikan laporan mengenai proses usaha/organisasi
yang sedang dilakukan. Sebagai tambahan, pelibatan
pemangku kepentingan juga dapat dilakukan dengan
memberikan laporan mengenai proses penyiapan laporan.
Organisasi juga dapat menggunakan cara lainnya seperti
melalui media, komunitas akademik, atau aktivitas kerja
sama dengan kelompok bermain (peers) dan pemangku
kepentingan. Cara ini dapat membantu organisasi dalam
memahami secara lebih baik harapan dan kepentingan
yang masuk akal dari pemangku kepentingan.
Agar sebuah laporan dapat terjamin (assurable),
maka proses pelibatan pemangku kepentingan harus
didokumentasikan. Ketika proses pelibatan pemangku
kepentingan dilakukan untuk kepentingan pembuatan
laporan, maka harus didasarkan atas pendekatan,
metodologi atau prinsip yang sistematis atau dapat
diterima secara umum. Pendekatan keseluruhan harus
efektif dan menjamin bahwa kebutuhan informasi
pemangku kepentingan dapat dimengerti secara baik.
Organisasi harus mendokumentasikan pendekatan yang
digunakan dalam menetapkan pemangku kepentingan
yang dilibatkan, bagaimana dan kapan dilibatkan serta
bagaimana upaya pelibatan tersebut telah mempengaruhi
isi laporan dan aktivitas keberlanjutan dari organisasi.
Proses ini harus mampu mengidentifikasi input langsung
dari pemangku kepentingan sebagaimana halnya
menumbuhkan legitimasi masyarakat. Sebuah organisasi
dapat mengalami konflik pandangan atau harapan
yang berbeda di antara para pemangku kepentingan,
dan karenanya akan membutuhkan kemampuan untuk
menjelaskan bagaimana kondisi tersebut diseimbangkan di
dalam pengambilan kebijakan dalam menyusun laporan.
Kegagalan dalam mengidentifikasi dan melibatkan
pemangku kepentingan biasanya akan menghasilkan
laporan yang tidak pantas dan karenanya tidak kredibel
terhadap semua pemangku kepentingan. Sebaliknya,
pelibatan pemangku kepentingan yang sistematis dapat
meningkatkan penerimaan pemangku kepentingan
serta kegunaan laporan. Pembuatan laporan secara tepat
akan menghasilkan pembelajaran tidak hanya kepada
organisasi tetapi juga pihak lainnya, sebagaimana halnya
meningkatkan akuntabiltasnya kepada para pemangku
kepentingan. Akuntabilitas dapat memperkuat kepercayaan
di antara organisasi dan pemangku kepentingannya.
Kepercayaan pada akhirnya menjadi kunci kredibilitas
sebuah laporan.
10 © 2000 - 2006 GRI