modello organizzativo e di gestione - Trenitalia

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RFI validamente verso l’esterno. L’assegnazione di compiti e poteri ai dirigenti avviene, infatti, sulla base delle missioni e delle connesse responsabilità, stabilite e formalizzate negli Ordini di Servizio Organizzativi. Il conferimento delle procure vale a legittimare il procuratore, nel caso in cui egli debba relazionarsi con terzi, definendo, con maggiore precisione, le limitazioni a lui imposte con riferimento sia alla tipologia di atti che può compiere sia alla soglia di valore degli stessi. Pertanto, i poteri assegnati a ciascun dirigente devono essere esercitati nel rispetto dei confini rappresentati, in primo luogo, dalla missione relativa alla posizione rivestita, che consente di compiere unicamente gli atti (negoziali e non) inerenti e strumentali ad essa, ed, in secondo luogo, dalla procura, indicante la tipologia ed il limite di valore degli atti aventi efficacia nei confronti dei terzi. Il dirigente risponde in via immediata ed esclusiva del rispetto di tali limitazioni nell’esercizio dei poteri conferitigli. Le procure di rappresentanza permanente sono attualmente conferite secondo un quadro di poteri “elementari”, inseriti nel provvedimento di conferimento sulla base delle necessità rilevate. Tali poteri si distinguono in tipici ed atipici: i poteri elementari tipici sono già codificati e standardizzati, quelli atipici, non predefiniti, sono elaborati in considerazione delle specifiche esigenze di determinate posizioni dirigenziali e sono suscettibili di successiva standardizzazione. Le procure sono rilasciate in forma notarile e sono registrate e depositate presso la Camera di Commercio, Industria e Artigianato; ne sono, in tal modo, garantite, da un lato, la certezza del contenuto e l’autenticità della sottoscrizione, dall’altro, la pubblicità. L’affidamento delle procure è analiticamente disciplinato dalle procedure interne e di Gruppo sopra citate, che individuano le strutture competenti all’elaborazione delle proposte di conferimento, al riscontro degli aspetti legali per la stipula dell’atto ed al controllo sulle procure conferite. In RFI la Direzione Personale e Organizzazione svolge la funzione di struttura proponente, mentre la Direzione Legale si occupa della gestione della fase legale/attuativa del procedimento. La struttura proponente individua i casi in cui è necessario il rilascio delle procure, in corrispondenza alla creazione e/o modifica di ruoli organizzativi, ed è, in generale, destinataria delle richieste di attribuzione dei poteri di rappresentanza da parte delle strutture interessate. La struttura proponente dà l’avvio al procedimento attraverso la predisposizione della proposta di conferimento di poteri, che viene inoltrata alla Direzione Legale per la verifica degli aspetti legali e la gestione della fase attuativa del conferimento. Alla Direzione Legale spetta anche il compito di curare l’informativa ai soggetti coinvolti nel procedimento, primo fra tutti il procuratore, al quale va trasmessa la procura, unitamente alla “lettera di comunicazione poteri e raccomandazioni per l'esercizio” - controfirmata per accettazione - che definisce i criteri e le istruzioni per l’esercizio dei poteri. Le modalità operative per controllare che gli impegni assunti dai procuratori siano mantenuti nell’ambito dei poteri loro attribuiti sono determinate dalla struttura Modello Organizzativo ex D.Lgs. n. 231/2001 - Parte Generale Pag. 32
RFI amministrativa della Società. Presso la Direzione Legale è costituita la raccolta documentale ufficiale delle procure rilasciate (copia autentica delle procure ed originale delle lettere di comunicazione controfirmate) e degli Atti di Individuazione dei Referenti di Progetto. La Direzione Personale e Organizzazione è responsabile della ricognizione delle posizioni dei procuratori, attraverso la quale verifica l’eventuale necessità di revoca delle procure conferite; in tal modo, viene garantita la conformità del sistema di procure formalmente vigente con quello effettivamente operativo. Un’ipotesi particolare, nel sistema di procure delineato, è rappresentato dalla figura del Referente di Progetto. I poteri di rappresentanza attribuiti a quest’ultimo prevedono, infatti, la possibilità di svolgere tutte le attività necessarie alla realizzazione delle opere relative ai progetti ad esso affidati, nei limiti dei costi finanziati. Ciò si giustifica in considerazione del ruolo e dei compiti attribuiti al Referente di Progetto, al quale sono riconosciuti poteri e facoltà necessari per la realizzazione del progetto. Il Referente di Progetto può delegare parte dei propri compiti a Soggetti Tecnici interni od esterni, come previsto dalla C.O. di Gruppo n. 246/AD del 2 novembre 2001. 5.4 Controllo di gestione Le linee guida (modalità, tempi, contenuti) del “controllo di gestione” sono definite annualmente dal Manuale di Budget e Controllo emanato dalla Holding, al quale devono informarsi tutte le strutture organizzative, cui il Manuale è rivolto, per il corretto svolgimento delle operazioni di budgeting e controllo di gestione. I livelli di controllo sono: a) Centri di Costo, che aggregano i dati amoministrativo/contabili/gestionali relativi alle Direzioni centrali e Territoriali. Essi hanno: - la responsabilità della veridicità, congruità e correttezza dei dati elaborati; - compiti di elaborazione dei dati elementari nel rispetto dei tempi e delle previste procedure; - compiti di formare il budget/riprevisione di competenza. b) Direzione Amministrazione Finanza Controllo e Patrimonio (DAFCP), che ha: - la responsabilità di verificare la coerenza dei dati con gli obiettivi della Società e con le linee guida del processo di budget; - compiti di consolidare i dati dei singoli Centri di Costo; - compiti di produrre il reports di budget/riprevisione da presentare al Vertice della Società. Il “Processo di Budget” è costituito dalle “fasi” di seguito riportate: • “Fase di Budget”, che si articola nelle seguenti sottofasi: - Avvio: il processo viene avviato su input dell’Amministratore Delegato della Società, che tiene conto del Contratto di Programma (tra il Ministro delle Modello Organizzativo ex D.Lgs. n. 231/2001 - Parte Generale Pag. 33
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