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4 La Posta n. 1/2004 Service House «Immobili» sotto stretta sorveglianza Facility Management Già da qualche anno nei paesi industrializzati si parla molto di potenziale di risparmio nella gestione degli immobili e nel «facility management». Le cifre riguardanti i possibili risparmi si aggirano intorno al 30% dei costi e il potenziale maggiore si registra negli immobili pubblici. Anche la Posta si interessa a questo fenomeno. In questi ultimi anni ha infatti cercato di ottimizzare regolarmente il proprio Facility Management, tanto che da qualche tempo, grazie al progetto VERIN, la gestione degli immobili è stata centralizzata. Nell’ambito del Facility Management la Posta rispetta le norme internazionali DIN. La gestione commerciale degli immobili viene assunta dall’unità Immobili Posta (IM), che incarica ufficialmente Service House Posta (SH) dell’amministrazione infrastrutturale dei circa 4400 edifici dell’azienda. Essi rappresentano una superficie complessiva di 2,8 milioni di m 2 . È tutto a posto? Uno dei tanti incarichi di Willi Müller, collaboratore di Service House presso la sede centrale della Posta a Berna, è quello di controllare la durezza dell’acqua tramite l’aggiunta di una sostanza chimica. Foto: Michael Flückiger Con il progetto VERIN la Posta effettua risparmi dell’- ordine di milioni di franchi nell’ambito della gestione immobili. I lavori di manutenzione e pulizia, di cui in passato si occupavano singolarmente le unità, vengono man mano scorporati a Service House, dove vengono gestiti in modo più efficiente. L’unità Immobili (IM) assume su scala nazionale la gestione commerciale dei circa 4400 immobili della Posta. Ma non appena si tratta di mettere mano ad un utensile o a un apparecchio per la manutenzione o la pulizia, si affiderà esclusivamente ai collaboratori di Service House, unità titolare del contratto di prestazioni. Al momento, nel servizio di gestione tecnica e infrastrutturale degli immobili della Posta lavorano circa 2800 collaboratori e collaboratrici che si dividono 900 posti a tempo pieno. Fino a poco tempo fa non era inusuale che alcune unità assumessero personale di servizio per conto proprio, senza alcun coordinamento e per dei brevi periodi. Ciò risultava poco efficace dal profilo dei costi. Più personale grazie a VERIN Service House sostituirà infine i suoi processi obsoleti. «Verbesserung in der Instandhaltung», ovvero «Miglioramento della manutenzione degli edifici», in breve «VERIN» è il nome del progetto che, tramite la centralizzazione amministrativa, ha ottimizzato la gestione degli immobili. VERIN è iniziato nel 2002 e dovebbe terminare nel corso dell’anno. Nel 2003 il progetto ha già consentito di risparmiare circa 5 milioni di franchi. Il primo interessato è il personale addetto alle pulizie, che sarà trasferito nell’unità Service House. Al momento il personale di pulizia/servizio di manutenzione viene trasferito gradualmente nelle regioni Ovest, Berna, Lucerna, Est e Sud di Service House. I meccanici, gli installatori di sanitari e gli elettricisti, invece, fanno già capo da qualche tempo a questa unità e verranno direttamente intgrati nella nuova organizzazione. Ottimizzare centralizzando Il personale finora impiegato presso le unità svolgerà d’ora in poi il medesi- mo incarico di prima, solo che andrà gradualmente a far capo all’unità Service House, che al termine del progetto finirà per avere 3000 persone occupanti 1100 posti a tempo pieno. Migliore occupazione Quando VERIN sarà concluso, Service House s’impegnerà a ridurre progressivamente il proprio effettivo addetto alla gestione delle infrastrutture attraverso il normale flusso di personale, che è del 5%. Il lavoro sarà ripartito fra meno persone, cosa che si tradurrà in orari più lunghi per il personale addetto alle pulizie. Tali adattamenti interverranno entro il 2007 e l’organico di Service House, che si aggirerà intorno alle 700 unità di personale, sarà a quel punto meglio commisurato alle effettive esigenze dell’azienda. Michael Flückiger Le prestazioni offerte da Service House Gestione tecnica degli immobili (GTI) Manutenzione tecnica degli impianti operativi e infrastrutturali (manutenzione, ispezione, aggiornamento), documentaione, modernizzazione, assortimento, trasformazione. Gestione infrastrutturale degli immbili (GII) Servizio di pulizia, servizio di giardinaggio, servizio domestico, cura invernale, eliminazione dei rifiuti, riciclaggio, traslochi. Servizi tecnici e progetti Trasformazione e ripristino, pianificazione elettrica, riparazione del piccolo materiale rotabile di Post- Mail, manutenzione di apparecchi elettrici; servizio di picchetto, trasloco, servizio mobiliare, consulting, installazioni di sicurezza, piscin a, logistica dei contenitori per SPI con pezzi singoli. Domande a Walter Etter, responsabile Service House Posta Il Suo stato maggiore di otto collaboratori è sufficiente per attuare VERIN? Siamo organizzati in modo molto rigoroso. In un mercato così conteso come quello della gestione tecnica e infrastrutturale degli immobili, una buona organizzazione e una gestione snella sono indispensabili. Certo approfittiamo del fatto che il nostro committente, l’unità Immobili, si incarica di numerosi contratti con le varie unità. Abbiamo firmato con IM tre contratti che regolano i dettagli relativi alla gestione tecnica e infrastrutturale non ché all’amministrazione degli offetti, in modo da poterrivolgere la nostra attenzione al nostro core business. VERIN ha permesso di potenziare l’efficacia e di ottimizzare i costi nella gestione degli edifici. La grande dispersione degli immobili in tutto il paese costituisce un problema? È proprio perché la Posta possiede circa 4400 edifici in tutta la Svizze- ra che è importante essere ben organizzati e pianificare efficacemente i lavori di gestione degli stessi. Per garantire la piena occupazione dei nostri collaboratori attivi nelle regioni, partecipiamo – con esito abbastanza positivo – a gare di appalto esterne alla Posta. A Neuchâtel per esempio abbiamo ottenuto il mandato di pulizia di un edificio cantonale situato di fronte alla stazione, proprio accanto alla Posta. Nel settore degli edifici pubblici ci rimane ancora un certo margine di potenziale da sfruttare. Walter Etter ha in mano tutte le carte per attribuire ai collaboratori di Service House anche mandati esterni. Service House Posta è competitiva? Quali sono i suoi punti di forza? Siamo uno dei maggiori operatori del settore, presenti in tutta la Svizzera e pertanto interessanti per quei clienti che a loro volta hanno filiali in varie regioni. Questo tipo di clienti da noi può ottenere tutti i servizi da una sola fonte. Inoltre, rispetto ai circa 3000 altri operatori del mercato, vantiamo un tasso di fluttuazione del personale addetto alle pulizie del 5%, contrariamente ad alcune altre aziende dove può raggiungere il 100%. È ovvio che più tale fluttuazione è bassa, più la qualità delle prestazioni di servizio è elevata. Nel settore della gestione infrastrutturale degli immobili, ci stiamo pienamente dedicando all’attuazione del progetto VERIN. L’aumento dell’efficienza che tale progetto persegue ci consentirà di diminuire i costi per portarli ad un livello conforme al mercato. E quali sono i vostri punti forti nell’ambito della gestione tecnica? La scorsa primavera in questo ambito abbiamo vinto la gara d’appalto OMC dell’unità Immobili. Siamo stati preferiti ad altri perché abbiamo offerto il migliore rapporto qualitàprezzo e siamo riusciti ad affermarci nei confronti di concorrenti forti. I nostri tecnici e artigiani dispongono di un solido know-how, sono ben organizzati e offrono un eccellente rapporto qualità-prezzo. Con 250 unità personale suddivise in tutta la Svizzera, siamo un partner ideale per mandati esterni. I clienti esterni possono fare appello a tutta la gamma di servizi Service House, sia per lavori di manutenzione e riparazione che per la pulizia di immobili, il tutto da una sola fonte. Si tratta di un vantaggio economico non indifferente sia per la Posta che per i suoi clienti.
Attualità La Posta n. 1/2004 5 Dall’ «autoimmobile» all’automobile Sotto il marchio Mobility Solutions il Management veicoli della Posta non solo intende ottimizzarne l’acquisto, la manutenzione e la riparazione, ma soprattutto proporre soluzioni innovative. Il CarSharing dovrebbe permettere in futuro di sfruttare meglio i mezzi di trasporto. Il 1° gennaio 2004 le unità PostaPacchi e Trasporto di invii postali sono state unificate. Nel corso della fusione il Management veicoli della Posta, cui è stato attribuito il nuovo nome di Mobility Solutions, è diventato un’unità organizzativa indipendente in seno a Logistics, che mette a disposizione delle varie unità postali i veicoli necessari. Il Responsabile di Mobility Solutions, Martin Lochbrunner, illustra le idee innovative e la necessità di un cambiamento di mentalità nel settore mobilità. Quali novità sotto il marchio inglese Mobility Solutions? La Posta è il fornitore numero uno nel settore della mobilità in Svizzera. Intendiamo adempiere a tale compito non soltanto attraverso le dimensioni del nostro parco veicoli e l’impegnativa amministrazione e manutenzione dei veicoli stessi in tutte le regioni del paese, ma anche mirando chiaramente ad offrire soluzioni innovative. Finora ci siamo concentrati prevalentemente sui mezzi di trasporto ed il loro funzionamento; un mezzo non significa però automaticamente mobilità. Quali gli ulteriori elementi decisivi della mobilità? Cifre e fatti «Il gran successo di Mobility Car- Sharing determinerà la direzione di marcia.» Per mobilità s’intende in primo luogo movimento ed il nostro mercato è decisamente in movimento da cinque anni a questa parte; dati attuali lo dimostrano. I limiti della crescita in questo settore saranno ben presto raggiunti. Molte strade sono giunte sin d’ora ai propri limiti di capienza. L’ambiente ne soffre, come pure l’economia, a causa dell’intasamento delle principali vie di trasporto. Inoltre la mobilità causa costi sempre maggiori, basti menzionare la TTPCP, la tassa sul CO2, le imposte, le targhe cantonali ed i collaudi più complessi. Come intende controllare i costi? Se vogliamo stare al passo con l’evoluzione in corso, dobbiamo produrre in modo più efficiente ed economico. Ciò comporta tra l’altro la ricerca di nuove soluzioni atte ad ottimizzare lo sfruttamento dei veicoli. Soluzioni che, va sottolineato, richiedono per molti aspetti un cambiamento di mentalità da parte dei collaboratori. La Posta si muoverà ulteriormente in direzione CarSharing? Il gran successo di Mobility CarSharing determinerà la direzione di marcia. Vi sono sempre più privati che desiderano usufruire di una macchina solo Targhe cantonali: 26 cantoni impongono 26 regolamenti diversi. Presso la Posta Svizzera vengono utilizzati attualmente circa 20 000 veicoli. La Posta dispone quindi del maggior parco veicoli delle aziende svizzere. In cifre: i collaboratori postali si avvalgono di 7000 ciclomotori, 5000 rimorchi per ciclomotore, 5500 automobili e furgoni, 450 camion, 650 autobus, 1300 veicoli speciali (ad es. elettrici), 300 rimorchi oltre che d’innumerevoli biciclette, motorini e rimorchi per bici. Presso i circa 100 distributori completamente automatizzati della Posta vengono prelevati annualmente, nel corso di 1,2 milioni di prelievi, circa 25 milioni di litri di benzina e 30 milioni di diesel povero in zolfo. Grazie al volume elevato, il combustibile può essere fornito a prezzi molto convenienti. Attraverso la sostituzione continua dei vecchi veicoli poco redditizi e la concentrazione su pochi tipi, negli ultimi anni Mobility Solutions ha raggiunto un essenziale ringiovanimento ed una standardizzazione del parco veicoli postale, che hanno contribuito all’ottimizzazione dei costi. 11 manager della rete e manager partner regionali gestiscono le rimesse postali e quelle con cui è stata stabilita una collaborazione in tutta la Svizzera, assicurando al contempo il contatto con i 26 uffici cantonali della circolazione. I manager fungono inoltre da persone di contatto per la clientela per qualsiasi domanda concernente la mobilità. L’innovazione in lui è innata: il Responsabile di Mobility Solutions, Martin Lochbrunner, intende dare il buon esempio con le proprie visioni. quando ne hanno veramente bisogno, pensando da un lato al portafoglio e dall’altro all’ambiente. In media un veicolo viene utilizzato in Svizzera solo al 3 per cento circa o solo durante circa 10 giorni l’anno. I restanti 355 giorni è posteggiato in un parcheggio, il che causa costi supplementari. Anche alla Posta molte automobili sono prevalentemente delle «autoimmobili»; una realtà che può essere modificata. In cosa consistono concretamente le nuove soluzioni? Attualmente stiamo realizzando con successo un progetto pilota di CarSharing per addetti al recapito. Essi utilizzano durante il tempo di lavoro veicoli Mobility, che il pomeriggio e la sera sono invece a disposizione di utenti Mobility privati. Una soluzione innovativa che riduce i costi per mezzo e conviene già a partire da 10 chilometri al giorno. Per tale motivo intendiamo ampliarla ulteriormente. Intensificheremo anche la collaborazione con Mobility CarSharing. Grazie al modello Topolino per gli automobilisti assidui e gli addetti al recapito come pure ai veicoli Mobility per i collaboratori o quali mezzi di servizio sviluppiamo per la Posta dei prodotti completamente nuovi e convenienti. A quanto ammonta approssimativamente il potenziale di risparmio? «Guardo al futuro di Mobility Solutions con molto ottimismo.» Calcolando un onere complessivo di circa 200 milioni di franchi annui per l’uso dei 20 000 veicoli in totale, il potenziale ammonta a più milioni l’anno. Una gestione più efficiente dei nostri mezzi di trasporto non costituisce però l’unico potenziale di miglioramento. Attualmente rendiamo più efficaci anche le nostre strutture di superficie attraverso la riorganizzazione della rete delle rimesse. Quindi attualmente diminuite i costi di manutenzione e sopprimete posti di lavoro? L’anno scorso otto delle nostre rimesse sono scomparse. Per i collaboratori, dei quali alcuni sono stati ripresi da rimesse con cui collaboriamo o da nuovi fornitori di servizi, abbiamo elaborato un piano sociale. Molti hanno già trovato un nuovo posto di lavoro al di fuori della Posta. Per la fine del 2003 le autorimesse di Bienne e Briga sono state inoltre esternalizzate tramite management buy out. I responsabili si sono resi indipendenti e fungono attualmente da partner della Posta. Nel corso della collaborazione futura potremmo approfittare del loro know-how. Èsoddisfatto dell’evoluzione dell’ultimo anno d’esercizio? Ho già menzionato la ristrutturazione della rete di autorimesse. Abbiamo gestito bene anche la sostituzione delle targhe di tutti i veicoli postali con Martin Lochbrunner Martin Lochbrunner (46), diplomato in gestione commerciale SSGC, padre di tre figli e residente a Laupen (BE), è impiegato dal 1988 presso la Posta. Dal 1999 è responsabile dell’attuale unità Mobility Solutions. targhe cantonali in base ad una nuova regolamentazione, che rende più difficile e costoso il trasferimento dei mezzi di trasporto da un cantone all’altro. Inoltre non gestiamo più un ufficio della circolazione proprio. Le relative mansioni vengono ora svolte esclusivamente dai 26 uffici cantonali. Non possiamo più collaudare la maggior parte dei veicoli, ma dobbiamo presentarli al cantone, il che causa alcune difficoltà. Quali sono i punti centrali dell’evoluzione futura? Guardo al futuro di Mobility Solutions con molto ottimismo. La mobilità costituisce un fattore economico centrale, la cui problematica si accentuerà maggiormente nei prossimi anni. Disponiamo di idee innovative e convincenti, atte a sviluppare ulteriormente la nostra mobilità tenendo conto dei cambiamenti economici e sociali. Sono pertanto convinto che, in quanto principali fornitori di servizi di mobilità in Svizzera, siamo in grado di partecipare in prima linea ai processi d’innovazione. Intervista e foto: Michael Flückiger Programma delle manifestazioni 2004 Evento Località Data Evento Località Data Sport Disco su ghiaccio All Star Weekend Berna 23./24.1. Lega nazionale A & B premiazione PostFinance Top Scorer Berna 25.2. Play-off 2.3. ca. metà aprile Qualificazioni per la lega 27.3. ca. metà aprile Nazionale: Preparazione ai mondiali: Skoda Cup Basilea 6.–8.2. Svizzera – Svezia Zugo 6.4. Svizzera – Svezia Sierre 7.4. Svizzera – Danimarca Friburgo 15.4. Svizzera – Danimarca Winterthur 17.4. Campionato mondiale A Cechia 25.4.–9.5. Gruppo D: CAN/FRA/AUT/SUI Praga Eventi PostFinance esclusi Corsa Frauenlauf Berna 13.6. Seminari di preparazione Nottwil 27./28.3. 3./4.4. e 17./18.4. Tennis Swiss Indoors Basilea 23.–31.10. Calcio Swisscom Cup Zurigo e San Gallo 3./4.3. semi finale Basilea 12.4. finale Cultura Festival internazionale di jazz Berna 6.3.–22.5. Fiera internazionale del libro Ginevra 28.4.–2.5. 57° festival internazionale del film Locarno 4.–14.8.
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