Vademecum beneficiari Sicilia.pdf - Regione Siciliana

PO FESR Sicilia 2007-2013Vademecum Beneficiari finaliPer completezza di informazione relativamente agli obblighi di informazione e pubblicità sirinvia ai documenti: “Regole per la composizione dell’emblema e indicazioni dei coloristandard” (Allegato D), “Targhe permanenti a opera conclusa” (Allegato E) e “Cartellonitemporanei” (Allegato F),LA CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTICon l’accettazione del finanziamento i soggetti beneficiari, ai sensi dell’art. 90 paragrafo 1 delReg. (CE) 1083/2006, assumono l’impegno a conservare e tenere a disposizione dellaCommissione europea e della Corte dei Conti per eventuali controlli la documentazionerelativa all’operazione finanziata, ivi compresi tutti i giustificativi di spesa, per almeno treanni successivi alla chiusura procedurale del Programma Operativo definita al 31 dicembre2017.Sarà cura dell’Autorità di Gestione informare prontamente i Beneficiari di eventualimodifiche di tale termine, connesse a eventuali chiusure parziali, ovvero alla sospensione perprocedimento giudiziario o su richiesta della Commissione.Con riferimento alle modalità di conservazione, lo stesso art. 90 del Reg. (CE) 1083/2006,al paragrafo 3, stabilisce che i documenti siano conservati sotto forma di originali o dicopie autenticate su supporti comunemente accettati.Sono considerati supporti comunemente accettati i seguenti:• fotocopie di documenti originali;• microschede di documenti originali;• versioni elettroniche di documenti originali (formato pdf);• documenti disponibili unicamente in formato elettronico. (art. 19 § 4 del Reg. (CE)1828/2006).La documentazione originale deve essere messa a disposizione in caso di ispezione.Per documentazione di spesa si intendono tutti i documenti che hanno concorso al rimborsodi una spesa (documenti di spesa, quietanze di pagamento, contratti, documentazioneprodotta, ecc.).I Beneficiari sono altresì tenuti a fornire estratti o copie della suddetta documentazione allepersone e/o agli organismi che ne hanno diritto, compresi almeno il personale autorizzatodell’Autorità di Gestione, dell’Autorità di Certificazione, degli eventuali OrganismiIntermedi, dell’Autorità di Audit, nonché i funzionari autorizzati delle AmministrazioniCentrali dello Stato e della Unione Europea e i loro rappresentanti autorizzati.Ai fini della predisposizione delle domande di rimborso, tutta la documentazione deveessere inserita dai Beneficiari finali per il tramite del REO nel Sistema Informativo CARONTEper essere immediatamente disponibile; inoltre i Beneficiari possono trasmettere alcompetente responsabile regionale (RIO/CdR) copie autenticate della suddettadocumentazione.MODALITÀ DI CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI LA TENUTA DEL FASCICOLOLa documentazione da classificare ed ordinare per dare conto delle attività tecniche,amministrative, contabili e finanziarie collegate ai progetti finanziati nell’ambito delProgramma comunitario deve essere collocata in un Fascicolo di Operazione presso ciascunBeneficiario finale, contenente la documentazione riguardante l’attuazione dell’Operazione,dall’assegnazione del finanziamento da parte della Regione, alle fasi della progettazione eDipartimento Regionale dell’AmbienteU.O.Staff3 “Unità di Monitoraggio e Controllo dei fondi strutturali e dei livelli di attuazione della spesa comunitaria”21