Vademecum beneficiari Sicilia.pdf - Regione Siciliana

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PO FESR Sicilia 2007-2013Vademecum Beneficiari finalisuccessiva aggiudicazione di lavori, servizi o forniture, all’ esecuzione dell’opera, materiale,agli Stati di Avanzamento Lavori, alla gestione contabile ed ai pagamenti, alle attestazioni dispesa, ai controlli ed autocontrolli, alle verifiche tecniche, agli atti di collaudo e allarendicontazione finale.La puntuale classificazione dei documenti, la loro ordinata conservazione el’indicazione della sede degli archivi facilitano il loro reperimento e la messa adisposizione dei soggetti chiamati allo svolgimento degli eventuali controlli da partedella Commissione e/o degli altri soggetti regionali ad essi preposte (controlli di I eII livello).Nel seguito si espongono a titolo esplicativo i criteri da rispettare nella tenuta delladocumentazione da parte dei Beneficiari finali e i dettagli relativi alla classificazione di dettadocumentazione.Il Beneficiario finale deve organizzare la tenuta della documentazione con un fascicolo perciascuna operazione per la quale ha la totale responsabilità attuativa.Il Fascicolo dell'operazione deve essere articolato in Cartelle e Sottocartelle contenenti ladocumentazione tecnica, amministrativa e contabile relativa all’operazione finanziata; lacopertina di ciascun fascicolo deve riportare l’indice/sommario dei documenti contenuti(Cartelle) e queste, parimenti, dovranno riportare l’indice/sommario delle Sottocartelle).Qualora alcuni documenti siano custoditi in originale presso i competenti servizi delBeneficiario (es. ragioneria o ufficio tecnico) sarà cura del RUP/REO archiviare nel fascicolo dioperazione copia conforme di tale documentazione.Il Fascicolo deve essere intestato con le informazioni di seguito riportate, al fine di ritrovaregià sulle copertina gli elementi identificativi dell’operazione; e precisamente:- L’Asse, l’Obiettivo Operativo e la Linea d’Intervento con la quale è stata finanziatal’operazione;- il Beneficiario finale responsabile dell’attuazione dell’operazione (dati anagrafici);- il Titolo dell’operazione finanziata;- la Localizzazione dell’operazione;- il Quadro economico e la copertura finanziaria.Cartella A - Sezione AnagraficaContiene tutte le informazioni necessarie all’individuazione univoca dell’operazione, quali ladescrizione dell’operazione, il codice di operazione, il CUP, il CIG, il costo totale ammesso,quota comunitaria e eventuale cofinanziamento; le generalità del rappresentante legale delBeneficiario finale, il RUP (responsabile unico del procedimento) ed i suoi riferimenti(indirizzo, telefono e e-mail); gli obiettivi e gli indicatori fisici di realizzazione relativi allaspecifica operazione.Cartella B - Sezione tecnica e amministrativaIn questa sezione dovranno essere classificati tutti gli atti relativi alle attività che hannoportato al finanziamento dell’operazione nonché quelli relativi all’aggiudicazione erealizzazione dei lavori:la domanda e la documentazione di progetto, la notifica, l’integrazione della documentazione(varianti), la concessione del contributo e l’eventuale disciplinare, i certificati di inizio e finelavori, gli stati di avanzamento lavori, lo stato finale, la documentazione di collaudo, ladocumentazione relativa alla pubblicità dell’intervento ed alla compilazione delle schede dimonitoraggio trimestrale.Cartella C - Sezione contabile -finanziariaDovranno essere qui riportati i documenti che riguardano gli impegni, gli atti/mandati diliquidazione, la documentazione acquisita dal BF a supporto della propria spesa (fattureDipartimento Regionale dell’AmbienteU.O.Staff3 “Unità di Monitoraggio e Controllo dei fondi strutturali e dei livelli di attuazione della spesa comunitaria”22
PO FESR Sicilia 2007-2013Vademecum Beneficiari finaliquietanzate e altri giustificativi emessi da imprese e fornitori di beni e servizi con timbro chene attesti il finanziamento comunitario); il quadro tecnico economico del progetto, copia delledichiarazioni di spesa trasmesse agli Uffici regionali; copia dei mandati (o altri mezzi) dipagamento e quietanze; altra documentazione per lavori in economia ed altre spese, mandatiregionali di pagamento.IL FORMAT DEL FASCICOLO DI OPERAZIONECiascun fascicolo di progetto deve contenere una scheda di riepilogo, da mantenerecostantemente aggiornata, indicante gli atti e i documenti in esso contenuti.I fascicoli sono identificati per mezzo di un’etichetta standard apposta sul dorso; di seguito siriporta a titolo esemplificativo il format del fascicolo utilizzato dal Dipartimentodell'Ambiente.Dipartimento Regionale dell’AmbienteU.O.Staff3 “Unità di Monitoraggio e Controllo dei fondi strutturali e dei livelli di attuazione della spesa comunitaria”23
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