Manuale Conciliazioni - Associazione

MANUALE CONCILIAZIONI
Associazione
Aggiornamenti
Data Versione Note
12/12/2015 1.0 Release preliminare

Indice
Indice .............................................................................................................................................. 2
1. Accesso al sito e login ............................................................................................................. 3
2. Inserimento di una nuova pratica............................................................................................. 5
3. Stati della pratica ..................................................................................................................... 8
4. Ricerca Pratiche ...................................................................................................................... 9
5. Editing di una pratica ............................................................................................................. 11
5.1. Stato pratica - Nuova ..................................................................................................... 12
5.2. Stati successivi a ‘Aperta’ .............................................................................................. 12
5.3. Stato pratica – Da Firmare ............................................................................................. 13
5.4. Stato pratica – In Esecuzione ........................................................................................ 13
5.5. Sezione ‘Storico Pratiche’ .............................................................................................. 14
6. Gestione comunicazioni ........................................................................................................ 14

1. Accesso al sito e login
Quando si accede al sito o ad una pagina specifica senza essere loggati, il sistema riporta
l’associazione alla pagina di login.
Figura 1 Pagina di login
Inserendo USERNAME e PASSWORD a disposizione e selezionando il pulsante “Login”, si
accede al sistema.

Nel dettaglio se la login ha avuto esito positivo, verrà mostrata la pagina principale del sito.
Figura 2 Pagina principale dopo login
- In alto troviamo il nome dell’utente che si è loggato e la voce ‘Logout’ che consente di
uscire dal sito.
- Nella parte centrale una pagina di benvenuto con un pulsante ‘Entra’ che consente di
accedere alla prima operazione che può fare l’associazione su una conciliazione.
- Infine a sinistra un menu di navigazione: si ha accesso diretto ad un’interfaccia di inserimento
nuova pratica, ad un interfaccia di ricerca, all’elenco delle pratiche già filtrate per stato. Nei
singoli paragrafi il dettaglio. Il numero posto a fianco di ciascuna voce indica il numero totale di
pratiche nello stato corrente. Ad esempio la voce “Pratiche Da Firmare (13)” indica che ci sono
13 pratiche nello stato da firmare.

2. Inserimento di una nuova pratica
Selezionando il pulsante “Entra” o la voce “Inserisci Nuova Conciliazione” del menu a sinistra,
viene aperta la seguente pagina:
Figura 3 Inserimento pratica - pagina di editing
Questa è la pagina per l’inserimento di una nuova pratica di conciliazione. L’associazione deve
inserire i dati richiesti (evidenziati con *) e selezionare il pulsante “Invia”.

Nel caso in cui i campi richiesti siano stati compilati erroneamente o lasciati vuoti, una volta
selezionato il bottone di salvataggio della pratica, il sistema mostra a video un messaggio con
elencati i campi interessati.
Figura 4 Inserimento nuova pratica - messaggio di errore
L’operatore dell’associazione dovrà selezionare il bottone “Chiudi”, tornare all’interfaccia di editing
dell’interfaccia, correggere gli errori presenti e selezionare nuovamente il bottone “Invia”.
E’ possibile anche salvare la nuova pratica allegando un file selezionando il pulsante “Allega” alla
fine della pagina di editing. Il file deve rispettare alcuni requisiti tra cui la tipologia di file e la
grandezza (massimo 4MB).

Se tutti i campi sono compilati correttamente e l’operazione di creazione della nuova pratica è
andata a buon fine, viene mostrata la seguente pagina di conferma:
Figura 5 Inserimento pratica - pagina di conferma esito operazione
Nel testo del messaggio della pagina di cortesia, è indicato il codice della pratica appena creata
(testo cerchiato di rosso): è composto da un suffisso “WEB” e un numero “110” (in questo caso la
pratica è la numero 110). Quest’ultimo valore è univoco per ogni pratica e può essere utilizzato per
eseguire ricerche mirate.
In concomitanza con il salvataggio nel repository, viene anche inviata un’email all’associazione con
il riepilogo dei dati della pratica appena inseriti.

3. Stati della pratica
La pratica dalla sua creazione fatta dall’Associazione fino alla chiusura eseguita dal Conciliatore,
viene catalogata con un codice definito “stato pratica”. Di seguito l’elenco degli stati possibili:
• STATO NUOVA: stato iniziale assunto dalla pratica quando viene generata
dall’associazione
• STATO APERTA: stato assunto quando la pratica, creata dall’Associazione, passa in
gestione al Conciliatore.
• STATO APERTA PRIMA PROPOSTA: stato della pratica a seguito dell’invio di una
proposta all’Associazione (impostato dal Conciliatore)
• STATO APERTA SECONDA PROPOSTA: stato della pratica a seguito dell’invio di una
ulteriore proposta all’associazione (impostato dal Conciliatore)
• STATO APERTA ESCALATION: stato della pratica a seguito dell’invio di presa in carico
all’associazione (impostato dal Conciliatore)
• STATO PROPOSTA ACCETTATA: stato assunto la proposta è stata accettata e deve
essere firmata
• STATO DA FIRMARE: stato assunto quando la pratica ha allegata una proposta
accettata che deve essere firmata dall’Associazione
• STATO IN ESECUZIONE: stato assunto la pratica è stata firmata e può essere chiusa.
E’ in analisi da parte del Conciliatore.
• STATO CONCLUSA: stato assunto quando la pratica viene chiusa. L’esito della
chiusura è memorizzato all’interno della pratica stessa. Pertanto non si ha distinzione
tra chiusura con esito positivo o chiusura con esito negativo.

4. Ricerca Pratiche
Selezionando la voce “Ricerca Pratiche” dal menu a sinistra viene aperta la seguente pagina:
Figura 6 Ricerca Pratiche
In questo caso la pagina offre l’elenco di tutte le pratiche associate all’Associazione stessa che si è
loggata. La lista viene mostrata con un paging così da rendere più leggibile le informazioni.
Sulla lista è possibile applicare dei filtri di ordinamento utilizzando le frecce posizionate vicino
ai titoli della tabella.
Inoltre è possibile filtrare la lista andando a scegliere o inserire uno o più valori richiesti nella form
di ricerca posizionata sopra la lista.

Inserendo o scegliendo i valori offerti, come ad esempio nel caso dello “Stato pratica” e
selezionando il pulsante “Ricerca” verrà mostrata la lista delle pratiche che rispettano i filtri indicati.
Il pulsante “Cancella Tutto” ripulisce ogni tipo di filtro e ricarica l’elenco delle pratiche associate
all’Associazione.
Dall’elenco delle pratiche, è possibile selezionarne una e andare a visualizzare il dettaglio. Basta
selezionare una delle voci del singolo record o scegliere l’icona “Lente di ingrandimento” che si
trova all’estrema destra del record stesso.
In entrambi i casi verrà aperta la pagina di editing della pratica scelta. (Si rimanda al paragrafo
Editing di una pratica)
Le altre voci del menu hanno lo stesso comportamento della voce “Ricerca Pratiche” con la
differenza che viene automaticamente applicato il filtro sullo ‘stato pratica’ e caricato quindi un
elenco pratiche che rispettano questo filtro.
Ad esempio se viene selezionata la voce di menu “Aperte Prima Proposta” viene aperta la pagina
di ricerca pratiche con menu a tendina ‘Stato Pratica’ preimpostato con “Aperte Prima Proposta” e
l’elenco delle pratiche elencate sotto sono solo quelle che si trovano in questo stato.

5. Editing di una pratica
L’editing della pratica è un’interfaccia di dettaglio della pratica stessa e accessibile solo alla
selezione di una pratica dall’elenco delle pratiche ricercate applicando i filtri e di cui sopra.
Figura 7 Editing della pratica – tab dettaglio ordine
E’ suddivisa in due sezioni:

- Tab “Dettaglio Ordine”: contiene i dati generici della pratica e, in base allo stato corrente della
conciliazione, i dati specifici.
- Tab “Gestione comunicazioni”: contiene il form per l’invio di comunicazioni al conciliatore. Si
rimanda al paragrafo “Gestione comunicazioni” per maggiori informazioni
N.B. Nella pagina di editing della pratica, a fine pagina, viene presentato un pulsante grigio [Torna
a…] che in base allo stato corrente della pratica, permette all’Associazione di ritornare indietro
all’interfaccia di ricerca e elenco pratiche. Automaticamente viene applicato il filtro del bottone
quindi ad esempio se il bottone è nominato [Torna a pratiche Concluse] rimanda alla form di
ricerca e elenco pratiche filtrate per stato “Concluse”
5.1. Stato pratica - Nuova
Le pratiche vanno in questo stato quando vengono create dall’Associazione. La creazione manda
in automatico un’email al conciliatore comunicando la creazione di una nuova conciliazione e
chiedendo la presa in carica.
I dati obbligatori che sono richiesti in fase di creazione della pratica, sono evidenziati con un
asterisco (*).
Una volta creata la pratica, l’associazione deve attendere che il Conciliatore la apra (passaggio
nello stato di ‘Aperta’) e alleghi una proposta di accettazione da firmare da parte dell’Associazione
stessa.
5.2. Stati successivi a ‘Aperta’
I seguenti cambi di stato della pratica non sono ‘gestiti’ dall’Associazione. In particolare:
- Aperte Prima Proposta
- Aperte Seconda Proposta
- Aperte Escalation
- Proposta Accettata
Quando la pratica si trova in questi stati l‘Associazione può solo visualizzare il dettaglio della
pratica seguendo l’evolversi della conciliazione e inviare comunicazioni al conciliatore attraverso
l’interfaccia del tab “Gestione Comunicazioni”.
La pratica di conciliazione verrà nuovamente presa in carico dall’Associazione quando passa nello
stato di ‘Da Firmare”.

5.3. Stato pratica – Da Firmare
In questo caso l’Associazione vede tutti i dati della pratica e in più ha la possibilità di accettare la
proposta attuale di conciliazione allegata alla pratica stessa.
Figura 8 Editing Pratica - sezione aggiornamento pratica
Selezionando il radiobutton ‘Firma’ viene richiesto di allegare la firma stessa ossia un’immagine
(formato .jpg o .gif); selezionando invece il radiobutton ‘Verbale firmato’ viene richiesto di allegare
un file nel formato .pdf che non è altro che la copia del verbale firmato dall’Associazione.
5.4. Stato pratica – In Esecuzione
La pratica in questo stato non è gestibile dall’Associazione, che potrà solo vederne il dettaglio.

5.5. Sezione ‘Storico Pratiche’
Nella pagina di ‘Editing Pratica’ è presente una sezione chiamata ‘Stato Pratiche’ che raccoglie lo
storico della pratica stessa.
L’immagine sotto è un esempio di storico pratica (nel caso specifico la pratica si trova nello stato
‘Conclusa’)
Figura 9 Editing Pratica - sezione 'Storico Pratiche'
Sono raggruppati:
- Aggiornamenti di stato: per ogni cambio stato viene visualizzato la data e ora di aggiornamento
e lo stato in cui la pratica è stata messa
- Proposte: vengono elencati per data e ora inserimento, i file allegati alla pratica.
- Firme: vengono elencate per data e ora di inserimento i file che identificano le firme digitali
allegate alle pratiche di cui sopra.
6. Gestione comunicazioni
Il sistema offre, al Conciliatore e all’Associazione, la possibilità di inviare reciprocamente
comunicazioni riguardanti la pratica in gestione. Per accedere a questa sezione è necessario

selezionare la pratica che si intende gestire e utilizzare il tab in alto nominato: “Gestione
Comunicazioni”.
Figura 10 Gestione Comunicazioni
Si hanno due sotto sezioni:
- “Invia E-mail”: la maschera di invio email, accessibile selezionando il bottone [E-Mail] è il
modulo effettivo che consente l’invio della comunicazione, nel caso corrente dall’Associazione
al Conciliatore. Viene proposto un’oggetto e un testo predefinito ma comunque modificabile da

parte dell’operatore. Selezionando il bottone [Invia] l’email viene inviata all’Associazione e
come mittente riporta l’email del conciliatore che è attualmente loggato.
E’ possibile, ma non obbligatorio, allegare uno o più file alla comunicazione attraverso il
bottone [Allega]’.
- “Storico Email”: in questa sezione invece vengono elencate, se esistenti, le emails scambiate
al momento tra le due parti. Per ogni email ne viene dato il dettaglio di data e ora invio, la
tipologia di comunicazione, il testo inviato ed eventuali files allegati.