Borging Linking Life Sciences

Het projectmanagement valt uiteen in coördinatie van het programma
en de communicatie erover met de diverse doelgroepen.
De coördinatie heeft betrekking op:
• Projectadministratie en verantwoordelijkheid als penvoerder
• Risicoanalyse
• Assistentie projectpartners bij het uitvoeren van individuele taken
• Verantwoording en rapportage
De communicatie heeft betrekking op:
• Publieke website
• Nieuwsbrieven
• Eindrapportage
Coördinatie
De coördinatie was in handen van Technocentrum Zuid-Limburg (TCZL)
als penvoerder. In de praktijk blijkt dat een trekkersrol vanuit het penvoerderschap
noodzakelijk is. Niet alleen om de bal aan het rollen te
houden en echt tot actie te komen, maar ook om met voorstellen te
blijven komen wanneer in de praktijk blijkt dat een onderdeel niet of
anders moet worden aangepakt.
De projectadministratie was zeer omvangrijk, met name omdat er
zoveel mensen hebben deelgenomen aan het project. Projectpartners
kregen een vergoeding voor hun bijdrage en het andere deel werd
meegenomen als ‘eigen bijdrage’. Dit betekende in de praktijk heel
veel ‘uitzoekwerk’ qua tarieven en controle of alle facturen wel binnengekomen
waren.
Risicoanalyse: de penvoerder heeft, in tegenstelling tot het projectplan,
begin 2011 de risicoanalyse uitgevoerd na goedkeuring door de
stuurgroep. Vervolgens is bij iedere stuurgroepvergadering de risicoanalyse
bijgewerkt, aan de hand van een ‘stoplichtmethode’ (wat gaat
goed, wat heeft bijsturing nodig, wat moeten we in de gaten houden).
Dat was heel inzichtelijk en werkte verhelderend.
Assistentie aan projectpartners was voortdurend een punt van
aandacht. (Bijna) altijd namen de projectleiders van TCZL deel aan
werkgroepen van events en dergelijke.
Toelichting: coördinatie en communicatie LLSc
Projectmanagement
Verantwoording en rapportage: 1x per kwartaal werd gerapporteerd
aan de stuurgroep en andere projectpartners. In 2011 werd een
tussenrapportage gemaakt en gepresenteerd aan het Agentschap NL,
de Provincie Limburg en de gemeenten Heerlen, Sittard-Geleen en
Maastricht (de subsidiënten). Daarnaast werd in november 2011 aan
de subsidiënten goedkeuring gevraagd voor het opnemen van twee
extra projectpartners (Zuyd Hogeschool en Greenport Venlo) en werd
verlenging van de projectperiode gevraagd. In eerste instantie tot 31
december 2012 en vervolgens tot 1 maart 2013. Bij grote projectveranderingen
werd altijd vooraf goedkeuring gevraagd aan de subsidiënten.
Communicatie
Website: LLSc heeft een eigen website die voor iedereen toegankelijk
is. Op deze site is projectinformatie te vinden en kunnen bijvoorbeeld
event verslagen of het netwerkboek worden gedownload.
Event kalender: LLSc heeft, op wens van de projectpartners, een
event kalender aan de website toegevoegd.
Nieuwsbrieven zijn regulier uitgegeven. Echter geen 24 zoals in het
projectplan stond, omdat in de praktijk bleek dat er niet voldoende
‘nieuws’ was voor een maandelijkse nieuwsbrief. Een nieuwsbrief met
maar een paar nieuwe feiten werd ook minder wenselijk geacht. LLSc
achtte het daarom voldoende om 3x per jaar een algemene nieuwsbrief
aan het werkveld te versturen, aangevuld met eventverslagen
die aan de betrokkenen werden verstuurd. Dat was voor de betrokkenen
voldoende om op de hoogte te blijven.
Eindrapportage: LLSc heeft in april 2011 een tussenrapportage voor
de subsidiënten gemaakt en in februari 2013 de eindrapportage die
voor u ligt.
43 EINDRAPPORTAGE PROJECT LINKING LIFE SCIENCES
HOOFDSTUK 5