Inkoop met Uitzicht - Passievooronderwijs.nl

Functionele ontwikkeling
Externe motivatie en focus op de inkoopfunctie zelf
Organisatieverandering
Intrinsieke motivatie en focus op de organisatie
Inkoopdefinitie Effectiviteit en efficiëntie Organisatieverbetering Inkoopresultaat
“Sturen via de achteruitkijkspiegel”
De inkoopfunctie is vooral gericht op het goed
inrichten van de processen om zo maximaal bij
te kunnen dragen aan de doelstellingen van de
interne klant. Deze bepaalt in eerste instantie de
doelen die de inkoopfunctie zou moeten
nastreven: zorgen dat het juiste product er op tijd
is. De Europese aanbestedingsregels zorgen
ervoor dat de klant zich ook richt op integriteit.
Na het vervullen hiervan kan de inkoopfunctie
zich richten op het beheersen van de processen,
zodat de inkoopfunctie groeit in effectiviteit en
geloofwaardigheid.
“Windows of opportunity”
De inkoopfunctie heeft een basis opgebouwd en
wordt verankerd in de organisatie. Hierdoor is
het mogelijk om naast effectiviteit ook efficiëntie
na te streven door te kijken naar verbetering van
de inkoopprocessen van de klant. Door bij de
klant het inkoopbewustzijn te laten groeien is het
m o g e l i j k o m t e k i j k e n n a a r d e
beleidsdoelstellingen. Wanneer ook hier
resultaten op worden geboekt is het wellicht
mogelijk om vanuit inkoop invloed uit te oefenen
op de economische verantwoordelijkheid
(besparingen/ hoger rendement).
Figuur 30: de grote lijnen van het inkoopontwikkelingsmodel
Het voorlopige model omvat ook een nadere omschrijving van een opdeling in zes fasen:
✦ Fase I – Passief: dit is de fase waarin de inkoopfunctie nog ongeregeld is. In de organisatie wordt
nog ongestructureerd ingekocht en communicatie tussen afdelingen vindt niet of nauwelijks
plaats. Er is kennis genomen van de Europese aanbestedingsregels, maar deze worden niet
actief nageleefd. Daarom wil men investeren om een inkooporganisatie op te zetten en zich te
ontwikkelen naar de volgende fase. Er is geen tot weinig kennis aanwezig m.b.t. de Europese
aanbestedingsregels en het inkoopproces. Hierdoor zijn de procedures voornamelijk toegespitst
op de administratieve kant van de inkoop. Benodigd personeel zijn dan mensen met
administratieve vaardigheden die zijn verspreid over de hele organisatie die (wanneer mogelijk)
bezig met inkoop. Er vindt geen prestatiemeting plaats.
✦ Fase II – Onafhankelijk: in deze fase is een inkoopafdeling vormgegeven die reactief ten
opzichte van de andere afdelingen is en wordt voornamelijk aangestuurd vanuit een junior
manager niveau. De Europese aanbestedingsregels worden in zekere mate nageleefd en er
wordt specifiek geïnvesteerd om dit te verbeteren. Er vinden ook specifieke investeringen plaats
om verplichte sociale doelstellingen mee te nemen. Het doel is om grip krijgen op de inkoop en
het naleven van de Europese aanbestedingsregels. Men zorgt daarom dat basisgegevens
beschikbaar worden over wat waar ingekocht wordt. Communicatievaardigheden worden erg
belangrijk om mensen te overtuigen om de Europese aanbestedingsregels te volgen. Door
zelflerend te zijn kunnen ze deze vaardigheden door ervaringen opdoen. Daardoor wordt kennis
voornamelijk individueel behouden en er wordt sporadisch gebruik gemaakt van contact met
- 50 -