Hoe archiveer je digitale kantoordocumenten?

gemeente & ocmwMilieuconvenant (1): beoordeling eerste jaarplanningEind februari ontvingen de gemeenten dedefinitieve beoordeling van het milieujaarprogramma(MJP) 2002. De 227 gemeenten die desamenwerkingsovereenkomst tussen gewesten gemeenten ‘milieu als opstap naar duurzameontwikkeling’ (opvolger van het milieuconvenant)ondertekenden, weten nu of hunplanning voor 2002 is goedgekeurd en of zeaanspraak kunnen maken op de convenantsubsidiesvoor dat jaar. De voorlopige beoordelingeind vorig jaar was voor geen enkelegemeente globaal positief uitgevallen; degemeenten mochten daarna nog aanvullendeinformatie doorsturen.Van de 227 gemeenten (74%) die willen instappenin de samenwerkingsovereenkomst, zijner maar zes volledig afgekeurd. Daarnaast werden23 gemeenten globaal goedgekeurd,maar afgekeurd voor instrumentarium, vastestoffen (afval en productbeleid) en/of water.Volgens de letter van de overeenkomst had deafkeuring van een van deze verplichte onderdelentot een afkeuring van de hele overeenkomstmoeten leiden. Het aantal afkeuringenvoor de andere clusters valt mee: naast de zesgemeenten die voor de hele overeenkomstwerden afgekeurd, gaat het om negen afkeuringenvoor natuur, vier voor hinder, drie voormobiliteit en drie voor energie.Voor het overstappen van niveau 1 naar niveau2 werden zeven gemeenten globaal afgekeurden 66 gemeenten (21%) goedgekeurd, waarvanvaste stoffen (53 goedkeuringen op 68intekeningen) en energie (50 goedkeuringenop 58 intekeningen) de populairste clustersniveau 2 blijven. Negentig gemeenten krijgeneen gedeeltelijke loonsubsidie voor een duurzaamheidsambtenaar.Het cluster doelgroepenbeleid was het minstpopulair: minder dan de helft van de gemeentendie de overeenkomst tekenen, kiezenervoor (111 intekeningen, waarvan 20 opniveau 2, tegen 116 gemeenten die niet tekenen).Ook bij de beoordeling springt dit clusterer tussenuit: minder dan de helft van degemeenten die het tekenen, krijgen een goedkeuring(51 goedkeuringen of 17% , waarvanvijf op niveau 2, tegen 60 afkeuringen).Honderd gemeenten zijn goedgekeurd vooralle aangevraagde onderdelen van de overeenkomst.Een paritair samengestelde arbitragecommissieheeft zich eind januari uitgesproken overdeze beoordelingen. In de arbitragecommissieheeft de VVSG zich gefocust op de afbakeningvan criteria die een globale deliberatietoelaten van gemeenten bij wie een onvoldoendeop één of enkele onderdelen zou leidentot verlies van alle subsidie voor de heleovereenkomst of voor de duurzaamheidsambtenaar.Een regelmatig terugkerende bemerkingwas de mate van detaillering van de vereisteplanning ter uitvoering van de samenwerkingsovereenkomst.De VVSG heeft erzoveel mogelijk voor gepleit er rekening meete houden dat de rapportering over 2002 uitsluitselzal geven over wat de gemeente effectiefuitgevoerd heeft. Er is inderdaad van enige‘deliberatie’ sprake geweest op basis van welomlijndecriteria, zodat in nogal wat gevallengemeenten ondanks één of enkele minderbelangrijke ‘onvoldoendes’ toch globaal eenpositieve beoordeling kregen. Dit vermeed datde hele overeenkomst of de subsidie voor eenduurzaamheidsambtenaar zou vervallen. Eendergelijke deliberatie is niet gebeurd bij devoorlopige beoordeling in september 2002.Daardoor kwam deze zo schokkend over.Deliberatie bij deze eerste evaluatie betekentechter niet noodzakelijk dat zij automatischook zo zal gebeuren bij latere evaluaties, metandere woorden: er wordt van de gemeenteverwacht dat ze inspanningen doet om bij tebenen.Steven VerbanckMilieuconvenant (2): eerste betalingen en tweede jaarprogrammaOp basis van de beoordeling van het milieujaarprogramma(MJP) 2002 wordt voor degoedgekeurde clusters het subsidiebedragvastgelegd op de Vlaamse begroting en wordende ‘voorschotten’ voor 2002 uitbetaald.Maar zodra er één cluster afgekeurd is (121gemeenten zijn in dat geval), zal de gemeenteeerst de overeenkomst opnieuw moetenondertekenen zonder het afgekeurde cluster.Gemeenten die het afgekeurde cluster in 2003-2004 opnieuw willen proberen, moeten deovereenkomst een derde keer tekenen voor dejaren 2003-2004 met de afgekeurde clusters eropnieuw bij. Het kabinet-Dua erkent dat dezeherondertekening nogal kafkaiaans overkomt.Daarom zoekt het een andere manier om aande eigen Vlaamse begrotingstechnische eisente voldoen, maar daarover is er nog geen duidelijkheid.4 LOKAALBESTUUR 1-15 april 2003Nu het MJP 2002 (planning 2002) is beoordeeld,nadert de deadline voor het MJP 2003(rapportering 2002 en planning 2003). Hetaanspreekpunt heeft toegezegd dat gemeententegen 1 april alleen het ontwerp van MJP2003, goedgekeurd door het schepencollege,hoeven in te sturen. Als ze dat inderdaadgedaan hebben, moeten ze nadien wel meldenof er wijzigingen zijn aangebracht aan het MJPnaar aanleiding van de besprekingen in demilieuraad en/of de gemeenteraad (en zo ja,welke). Een algemeen uitstel van een maandvragen we liever niet. Dat leidt immers tot eenonoverzichtelijk sneeuwbaleffect van deopeenvolgende termijnverlengingen. Alsgemeenten hun MJP later insturen, dan vraagthet gewest namelijk ook hun termijn (voor devoorlopige beoordeling van het MJP, namelijk1 juli 2003) te verplaatsen en hebben gemeentennog minder tijd om hun MJP bij te sturen.Ondertussen is er weinig vooruitgang geboektbij de beoordeling en uitbetaling van de afgelopenmilieuconvenants. Blijkbaar hanteert menhier het LIFO-principe (last in first out): desamenwerkingsovereenkomst met haar dwingendetermijnen gaat voor op de afgelopen convenants.Op een totaal van 37,4 miljoen euroaan subsidies voor het milieuconvenant 2000-2001 zijn de uitbetalingen gestegen van 9 miljoeneuro (24%) in februari 2002 (waarvan dehelft voorschot op de basisovereenkomst) tot12,4 miljoen euro (33%) in februari 2003. Datblijkt uit de cijfers die periodiek moeten wordenvoorgelegd aan het MILO, het geregelde overlegtussen gemeenten, gewest en provincies.Meer info: www.vvsg.be/omgeving of www.samenwerkingsovereenkomst.beSteven Verbanck