Hoe archiveer je digitale kantoordocumenten?

managementVeel documenten binnen de administratiehebben archiefwaarde en moeten een tijdlangworden bewaard.- Baseer indien mogelijk de indeling ophet klassement voor papieren documenten.Gebruik dezelfde klassementscodevoor het papieren en digitale dossierzodat de samenhang duidelijk is.Deze regels zijn gemakkelijk toe te passenbinnen courante besturingssystemen.Dit zijn de eerste stappen naar een georganiseerddocument- en informatiebeheer.Voor bepaalde categorieën documentenzijn de mogelijkheden van eencourant computerbesturingssysteem echterte beperkt. Gesofistikeerde documentbeheersystemenkunnen aangewezen zijnvoor belangrijke of gevoelige documentenvanwege de betere beveiliging, hetversiebeheer of de automatische logging.Binnen documentbeheersystemen kaneen gelijkaardige documentorganisatieworden toegepast.Binnen een organisatie van digitale kantoordocumentenin mappen is de toekenningvan duidelijke bestandsnamen belangrijk.De bestandsnamen identificerende digitale kantoordocumenten en moetende gebruiker leiden tot de gewenste informatie.Binnen de organisatie worden bijvoorkeur een aantal regels gehanteerd bijhet toekennen van bestandsnamen, zoals:- Herhaal de mapnaam niet in de bestandsnaam.- Geef bestanden een unieke naam meteen duidelijke betekenis. Duid aan omwelk soort document het gaat, welkonderwerp het betreft, wie de afzender/geadresseerde is, de datering, het versienummerenzovoort.- Zorg ervoor dat de bestandsnaam en deGeschikte archiveringsformatentekst:afbeelding:vector:geluid:video:Unicode (ASCII), XML en PDF(/A)raster: standaard TIFF voor moederkopieën(compressieloos, hoge resolutie),JPEG voor werkkopieënCGM, EPS, DXF, SVGcompressieloze WAV (PCM-codering)MPEG18 LOKAAL 1-15 april 2003documentnaam of -titel overeenstemmen.- Behoud de extensie van de applicatie inde bestandsnaam.Duurzame bestandsformatenDe keuze van het bestandsformaat waarbinnenhet document met archiefwaardewordt bewaard, is belangrijk. Immers,hard- en software verouderen snel enraken na verloop van tijd in onbruik. Debewaringstermijn van digitale documentenoverschrijdt in veel gevallen de levensduurvan specifieke hard- en software.Om die reden is het aanbevolen voor digitalearchiefdocumenten met een langebewaringstermijn zoveel mogelijk standaardente hanteren en opslag in applicatieformatente vermijden.De specifieke applicatieformaten zijnmeestal gebonden aan één welbepaaldeproducent, computertoepassing of zelfsversie. Bij veranderingen in de beschikbaresoftware of ondersteuning moetende bestanden omgezet worden naar hetgangbare computerprogramma van datogenblik. Zulke omzettingsoperaties zijnduur, vergen tijd en moeten regelmatigherhaald worden. Het is bijgevolg niet aangewezenom documenten in een bestandsformaatvan bijvoorbeeld het MS-Officepakkette archiveren. Een uitzondering isPDF van Adobe. De specificatie van het