Hoe archiveer je digitale kantoordocumenten?

More documents

Recommendations

Info

gemeente & ocmwjurist(e)voltijds in statutair verbandFunctieomschrijving:- U begeleidt en ondersteunt de maatschappelijkwerkers rond de juridische aspecten vansociale dienstverlening, budgetbegeleiding &schuldbemiddeling;- U staat in voor het verzekeren van eerstelijnsrechtshulpaan het cliënteel sociale dienst;- U vertegenwoordigt het OCMW bij de arbeidsrechtbankinzake geschillen m.b.t. socialedienstverlening;- U geeft juridische ondersteuning aan verschillendediensten binnen het OCMW.Aanwervingsvoorwaarden:- U bent houder van een diploma van doctor oflicentiaat in de rechten;- U heeft minimum 5 jaar nuttige ervaring alsjurist(e);- U slaagt in een bekwaamheidsexamen;- U voldoet aan de wettelijke nationaliteitsvereisten.maatschappelijkwerk(st)ervoltijds in statutair verbandTaakinhoud:Algemeen maatschappelijk werk inclusief budgetbegeleiding,thuiszorg en vluchtelingen.Aanwervingsvoorwaarden:- U bent houder van het diploma A1 maatschappelijkassistent(e) of A1 sociaal verpleegkundige;- U slaagt in een bekwaamheidsexamen;- U beschikt over een rijbewijs B;- U bent bereid, indien noodzakelijk, werk teverrichten buiten de normale kantooruren.OCMW Bilzengaat over tot de aanleg van werfreserves, geldig voor de duur van drie jaren, voor volgendevacatures (m/v) in statutair / contractueel dienstverbandhoofdverpleegkundigevoltijds in statutair verband (m/v)Functieomschrijving:- U geeft leiding aan een team van verpleegkundig,verzorgend en paramedisch personeelvan 25 personen;- U staat in voor het creëren van een volwaardigthuismilieu voor residenten, waar optimale hulpen verzorging, gekoppeld kan worden aan eenzo comfortabel en aangenaam mogelijk verblijf;- U staat in nauw contact en werkt samen met derusthuisverantwoordelijke en collega hoofdverpleegkundige;- U bent verantwoordelijk voor de algemeneorganisatie van de verpleegkundige zorgen, deplanning en de continuïteit van een afdeling.Aanwervingsvoorwaarden:- U bent houder van het diploma van gegradueerdeverpleegkundige;- U slaagt in een bekwaamheidsexamen;- U heeft aanvullende kaderopleiding gevolgd(min. 2 jaar);- U heeft 4 jaar relevante ervaring.onderhoudstechniekergebouwenvoltijds in contractueel verbandFunctieomschrijving:- U onderhoudt de gebouwen van het OCMWin nauwe samenwerking met de gespecialiseerdearbeider technische dienst,- U werkt mee bij de uitvoering van de takendie ressorteren onder de technische dienst,o.m. schilderwerken, laswerk, tuinonderhoud,verzorgen van intern transport;- U staat in voor het onderhoud alsook voor deherstellingen inzake de technische installatiesvan de OCMW-gebouwen voornamelijkmet betrekking tot verwarming, sanitair enelektriciteit.Aanwervingsvoorwaarden:- U bent houder van het diploma lager secundairtechnisch onderwijs;- U bent in het bezit van een rijbewijs B;- U slaagt in een bekwaamheidsexamen.Geïnteresseerd?Aarzel dan niet en neem contact op met de personeelsdienst op het nummer 089/51.91.38 ofe-mail: mj.raskin@publilink.be. Je ontvangt dan een uitgebreide profielbeschrijving eneen verplicht inschrijvingsformulier. Je kan deze formulieren ook persoonlijk afhalen bijde personeelsdienst van het OCMW, Hospitaalstraat 15, 3740 BilzenUw kandidatuurstelling, samen met het verplicht inschrijvingsformulier, uw curriculumvitae en een kopie van uw diploma moet uiterlijk op 16 april 2003 bij aangetekend schrijventoekomen bij Nico Bijnens, voorzitter van het OCMW Bilzen, Hospitaalstraat 15, 3740Bilzen (datum poststempel is beslissend voor de geldigheid van uw kandidatuur).Voorlopige oplossing voor bevoegdheidsconflictentussen OCMW’s in de maakIngevolge de laatste programmawet verschijntbinnenkort een KB in het Belgisch Staatsblad dat eensnelle en voorlopige oplossing wil bieden voorbevoegdheidsconflicten tussen OCMW’s. Doel isde cliënt een vlotte hulpverlening verschaffen. Nuheeft een cliënt immers meer dan eens het gevoelvan het kastje naar de muur te worden gestuurddoordat de bevoegdheidsregels voor interpretatievatbaar zijn. Wanneer OCMW’s er zelf niet uitgeraken, worden ze verplicht een verzoek terichten tot de minister van Maatschappelijke Integratie.Die zal binnen vijf dagen de knoop doorhakkenen in een voorlopige beslissing een OCMWaanduiden dat zich over de hulpvraag moet buigen.In afwachting van de publicatie van het KB ende verzending van een ministeriële omzendbriefmet meer praktische informatie, kunt u de principesal lezen op www.vvsg.be. De OCMW’s hebbenin het federale memorandum aan de nieuw tevormen regering de eis opgenomen om de wet diede territoriale bevoegdheid van de OCMW’s regelt(wet van 2 april 1965) grondig te moderniseren.Nathalie DebastPolitiezones:dossier gebouwen nog muurvastDe problemen rond de overdracht van de voormaligerijkswachtgebouwen aan de lokale politiezonesblijven aanslepen. Veel politiezones vragenzich terecht af wat de financiële gevolgen zijn vandeze overdracht: moeten ze hiervoor nog bijbetalenof ontvangen ze net nog bijkomende middelen?Het blijkt dat voor sommige zones tijdens detegensprekelijke debatten nog een mooi eindsaldovan het gebouwendossier in het vooruitzicht isgesteld. Bovendien worden herstellingswerkenniet meer uitgevoerd totdat er zekerheid is over dedefinitieve eigendomsoverdracht. De vele vragenvan de politiezones tonen aan dat deze problematiekdag na dag prangender wordt. De drie ontwerpenvan Koninklijk Besluit die uitvoering moetengeven aan deze problematiek zijn al goedgekeurddoor de Ministerraad, maar nog niet gepubliceerd.In een antwoord op een parlementairevraag stelde minister Daems dat er nog problemenzijn met het beheer van het Fonds maar dat de KB’sbinnenkort gepubliceerd worden. Tevens rijzen ernog vragen over de schattingswaarde van de overgedragengebouwen. In afwachting van een definitieveregeling raden wij de politiezones aan noggeen definitieve beslissingen over de gebouwen tenemen. De VVSG vraagt de regering de zones hieroverniet langer in het ongewisse te laten.Koen Van Heddeghem8 LOKAALBESTUUR 1-15 april 2003
managementHoe archiveer je digitale kantoordocumenten?Om digitale documenten gemakkelijk terug te vinden is een goed doordachten logisch klassement van groot belang. Ook de keuze van hetbestandsformaat waarin het document met archiefwaarde wordtbewaard, verdient veel aandacht. Hard- en software verouderenimmers snel en raken na verloop van tijd in onbruik.Veel documenten binnen de administratiehebben archiefwaarde en moeten een tijdlangworden bewaard. Ze hebben eenadministratief of juridisch belang of wordenals geheugensteun gebruikt. Voor eenaantal categorieën is de archivering zelfswettelijk verplicht en is er een minimalebewaartermijn vastgelegd. Voor lokaleopenbare instellingen geldt bovendiendat nagenoeg alle documenten bestuursdocumentenzijn en onder de wet op deopenbaarheid van bestuur vallen. De wetgeververplicht lokale openbare overhedenhun archief in een goede, geordendeen toegankelijke staat bij te houden.Overigens is, krachtens de archiefwet,voor de vernietiging van archiefbescheidenvan gemeente en OCMW de goedkeuringvan de Algemene Rijksarchivarisof diens gemachtigde vereist.Deze wettelijke verplichtingen zijn vantoepassing op papieren en digitale documenten.Beide kunnen de status vanbestuurs- of archiefdocument hebben.Het speelt geen rol of het een gewonebrief, een e-mail, een website of een databankbetreft. Voor digitale archiefdocumentenhoudt de archiveringsplichtonder meer in dat ze vindbaar en leesbaarmoeten zijn.Vanuit archiefstandpunt worden archiefdocumentenin hun originele vormbewaard. Wat digitaal (op papier) ontstaat,wordt digitaal (op papier) gearchiveerd.E-mails en websites zijn voorbeeldenvan archiefdocumenten die digitaalworden gearchiveerd. Wanneer eenzelfdearchiefdocument zowel op papier alsdoor Filip Boudrezdigitaal bestaat, dan wordt in principe deoriginele versie gearchiveerd. In het gevalvan een ingescande brief wordt dus depapieren versie in het archief opgeborgen.Er kan hier wel van worden afgeweken,maar dan moet de digitalisering aanbepaalde kwaliteitsvereisten voldoen envoor de vernietiging van de originelen isde goedkeuring van de Algemene Rijksarchivarisnodig.Het digitale kantoorOm digitale documenten na hun creatieen gebruik achteraf gemakkelijk terug tevinden is het belangrijk goed na te denkenover de wijze waarop de digitaledocumenten worden geklasseerd. Netzoals bij papieren documenten is eengoed doordacht en logisch klassementvan groot belang. Bij digitale documentenzijn weliswaar geautomatiseerde (fulltext) zoekopdrachten mogelijk, maar dezezijn niet altijd effectief.In een digitale context wordt het klassementin de vorm van een mappenstructuuraangelegd. Een dergelijke mappenstructuuris vergelijkbaar met een boomstructuurdie zich vertakt. Het is aanbevolen(per dienst) een logische en overzichtelijkemappenstructuur uit te bouwenwaarin de documenten per dossier ofper onderwerp worden gegroepeerd. Opdie manier worden als het ware digitaledossiers gecreëerd en tekstverwerkingsbestanden,spreadsheets, enz. die bijelkaar horen gegroepeerd. Ook e-mailsworden bij voorkeur op de gemeenschappelijkeserverschijf bewaard. E-mailsbewaar je het best niet in het e-mailsysteem,maar exporteer je na ontvangst ofverzending naar de overeenstemmendemap. Zo vermijd je dat digitale informatieverspreid zit over een e-mailsysteem eneen mappenstructuur. De ‘archiverings’-mogelijkheden van e-mailsystemen wordenbeter niet gebruikt.Bij archivering moet je streven naar een zo groot mogelijkeonafhankelijkheid van specifieke computerprogramma’s.Een aantal vuistregels zijn:- Maak binnen de organisatie duidelijkeafspraken over welke bestanden op degedeelde serverschijf, de persoonlijkemap en eventueel op de lokale harde schijfworden bewaard.- Vermijd de opslag van belangrijke documentenop lokale harde schijven. Bestandenop gemeenschappelijke serverschijvenzijn beter beveiligd, wordengebackupt en zijn beschikbaar voor collega’senzovoort.- Baseer de indeling van de mappenstructuurop de taken en activiteiten van dedienst.- Geef de mappen een duidelijke en uniekenaam.- Neem in de mapnaam een klassementscodeop. Door de klassementscode vooraanin de mapnaam te plaatsen vermijd jede nadelen van alfabetische sortering enkun je de structuur van algemeen naar bijzonderopbouwen. De klassementscodekun je bovendien gebruiken om te refererenaan een dossier of onderwerp.1-15 april 2003 LOKAAL 17
Page 1 and 2: 1-15 april 2003 | 7Lokale werkgeleg
Page 3 and 4: inhoud 1-15 april 2003 | 7interview
Page 5 and 6: nieuwe praktijkVrijetijdspas Turnho
Page 7 and 8: 1-15 april 2003 LOKAAL 9
Page 9 and 10: voor de jeugd. We proberen de kinde
Page 11 and 12: minister van leefmilieu liet weten
Page 13 and 14: Cultuurspreiding:cijfers en comment
Page 15 and 16: gemeente & ocmwGemeentefinanciën i
Page 17 and 18: gemeente & ocmwMilieuconvenant (1):
Page 19: gemeente & ocmwNieuwe omzendbrief w
Page 23 and 24: PDF-formaat is vrij beschikbaar zod
Page 25 and 26: dende werkuren) en plaats (door bij
Page 27 and 28: evoegdheden liggen er immers zeer v
Page 29 and 30: OproepCampagne Esperanza:vluchtelin

Hoe archiveer je digitale kantoordocumenten?

You also want an ePaper? Increase the reach of your titles

Delete template?

Save as template?