Enheter 2. kvartal 2011 - Grimstad kommune

4. Enhet: Økonomiavdelingen
Økonomisjef: Helge Moen
Tall i tusen
Resultater per 2. kvartal 2011 Årsprogn. Års Årskroner
Regnskap Budsjett Avvik % regnskap budsjett avvik %
Inntekter -993 -588 405 69 -3 169 -3 169 0 0
Utgifter 6 968 6 592 -376 6 14 423 14 423 0 0
Netto utgift 5 975 6 004 29 0 11 254 11 254 0 0
Personaldata Resultater hittil i år per 2. kvartal
2011 2010 Endring %
Faste årsverk 19,3 19,0 0,3 2
Brutto årsverk 20,5 20,3 0,2 1
Nærværs- % 93,8 91,2 2,6
Økonomiavdelingen ble etablert som en ny avdeling 1. januar 2010. Oppgaver og personell ble
overført fra Plan- og utviklingsavdelingen, Informasjons- og Serviceavdelingen (ISA), veilednings- og
utviklingstjenesten og Bygg- og Eiendomsavdelingen. I tillegg ble det etablert en ny stilling som leder
for avdelingen (økonomisjef). Til sammen er det 22 stillinger. Avdelingen er nå delt inn i 3 seksjoner,
Regnskap, Skatt og Faktura/gebyr. Avdelingen har også 3 økonomirådgiverstillinger som støtter hver
sin sektor, Teknisk, Kultur/oppvekst og Helse/sosial.
Tiltak:
Etablere et kvalitetssystem for økonomiprosessene som dokumenterer rutinene.
Bedre rapporteringen i kommunen, følge opp driften som følge av at Grimstad er i ROBEK
Forbedre økonomistyringen, prosjektstyringen og risikostyringen
Ansvar for driftsgjennomgangene som gjennomføres i Helse- og sosialsektoren
Det er etablert et system for elektronisk fakturabehandling (EFB)
Overta ansvar for kommunens totale virksomhetsstyring
Kommentarer:
Det har vært jobbet kontinuerlig gjennom første halvår med å forbedre rapporteringen i kommunen.
Avdelingens oppfatning er nå at rapporteringen har funnet en form som aksepteres i hele
organisasjonen fra Fylkesmann til politisk ledelse samt Rådmann, sektorledere og enhetsledere. Første
trinn i rapporteringsarbeidet har vært å få en organisatorisk aksept for endret styring og rapportering.
Det planlegges nå å etablere systemer som kvalitetssikrer rapportene og tall. Dette vil bli lansert i
forbindelse med årsskifte.
Økonomiavdelingen har gjennom controlling påvist svakheter i flere driftsenheter i Helse- og
sosialsektoren. Det har vært et tilbakevendende problem at sektoren har hatt økonomisk problemer og
driftsutfordringer. Økonomiavdelingen har tatt et ansvar for at Pleie- og omsorgsenhetene, NAV,
Sosial og barnevern og Boveiledertjenesten gjennomfører grundige analyser og driftsgjennomganger.
Dette er et ressurskrevende arbeid som har pågått i første halvår og vil forsette ut året.
Det er per 1. juni innført elektronisk faktura behandling i kommunen (EFB). Prosjektet er gjennomført
på 5 måneder og i henhold til opprinnelig plan. Systemet er 100% gjennomført og er vellykket.
Avdelingen har et sykefravær på 6,2%. Det er i hovedsak langtidsfravær knyttet til et fåtall personer
som følges opp i henhold til rutinene.
Økonomisk drives avdelingen i henhold til budsjett.
5