Nummer 1/2009 - Suomen Yrittäjät

Så blir du effektivare som företagare
Nu här i början av året är det rätt
tid att se över sina arbetsrutiner
och öka effektiviteten.
Vi tvingas alla följa med utvecklingen;
världen blir allt mer komplex och det
gäller att hålla fler bollar i luften. Handen
på hjärtat - hinner du med allt du
borde, eller går du hem med dåligt
samvete varje fredag?
Att få mer gjort behöver inte vara
så komplicerat om man får tro managementkonsulterna.
Det gäller
framför allt att tänka mer långsiktigt
och strukturerat och att komma bort
från ”eldsläckarträsket”. Vi har samlat
några tips med inspiration av goda råd
från den svenska medlemstidningen
Företagaren.
1. Gör upp listor
En realistisk lista med uppgifter på kort
och lång sikt, såväl dag som vecka och
månad, hjälper dig att se helheten. Det
gör det lättare att prioritera. Pricka av
vartefter du blir klar med ärendena och
för över dem till en har gjort-lista. Då
ser du också vad du hunnit med och
kan bedöma din effektivitet.
2. Våga säga nej och delegera
Blev något ogjort i går? Vem hinner
med? Du tar det, för du ska ju ändå
bara… Ofta tar man som företagare
på sig saker som inte är ens uppgifter,
men som måste göras. En tydlig organisation
och definierade ansvarsområden
gör det svårare för personalen att
glida undan sina uppgifter. Samtidigt
blir det lättare för dig som chef att
delegera och då hinner du med dina
viktiga uppgifter, som strategisk ledning
och ekonomisk kontroll.
3. Gör det nu!
Ta itu med med jobbiga och svåra
saker direkt, annars stjäl de energi och
uppmärksamhet från annat. Det kan
vara ett jobbigt personalärende eller ett
missnöjd kund. Rangordna de värsta
ärendena. När du gjort det värsta går
följande lättare.
Företagsnyckeln 1/2009
4. Ta fler korta pauser
En fem minuters paus varje timme
ökar effektiviteten. Gå ut en sväng, ät
ett äpple eller gör lite rygg- och nackgympa.
Det får dock inte bli en kvart,
för då tappar du skärpan.
5. Ta kontroll över e-posten
Det är lätt att förlora sig i inkommande
mail och till slut har hela dagen gått åt
utan att man gjort annat än svarat på
frågor och jobbat med inkommande
post. Sätt upp fasta tider för när du går
igenom inkommande e-post, tre-fyra
gånger per dag och stäng av plinget
på datorn. Då kan du koncentrera dig
på de uppgifter som finns på listan.
6. Håll effektivare möten
Fundera på varför ni har möte. Kom
förberedd och håll tiderna. Ska mötet
2 4
ta en timme, se till att ni slutar då. Börja
med det viktigaste. Varför inte ändra
rutinerna ibland? Ta en ny mötesplats
eller bjud in någon som kommer med
nya åsikter. Utvärdera mötena efteråt.
7. Hitta genvägar till resultat
Alla uppgifter är inte så krävande. Det
är ingen vits att överarbeta saker. Ingen
är på topp jämt, så varför uppfinna
hjulet varje gång? Lär dig utnyttja strukturer
och modeller för rutinärenden.
Har man för höga krav på sig själv blir
man lätt frustrerad.
Långa texter har ofta olika viktiga
delar. Skumma först igenom och hitta
kärnan. Läs den noggrannare och spar
tid.
I nästa nummer: Hur du undviker de
vanligaste företagarfällorna.