Rederiet tar över Visingsötrafiken sid .. 3 - Färjerederiet

Verksamhetssystemet – nu ett ännu bättre verktyg!
Verksamhetssystemet har den
senaste tiden genomgått många
stora förändringar. Det har kanske
varit svårt att hänga med i
svängarna, men nu lovar jag att
det inte kommer att bli så mycket
Vid den här tiden förra året hade
vi ett papperssystem som med vår geografiskt
utspridda verksamhet till slut blev ohanterligt
att administrera både ute hos er i verksamheten
och centralt. Alla minns väl dessa mängder av
papper som skulle bytas ut i pärmarna och svårigheten
att hålla ordning på de resultatdokument,
såsom avvikelse- och revisionsrapporter, som
Nya funktioner
Här följer ett axplock…
•
•
•
•
•
•
mer av typen ”stora förändringar”,
förutom de som sker
med Fartygshandböckerna och
Vägverkets övergång till den
nya portalen MOSS 2007
(Läs nedan!).
Varje färjeled och varven har fått egna Arbetsrum, eller
”Samarbetsytor” som Vägverket nu benämner dessa. Använd
Arbetsrummet för arkivering av interna dokument och gärna som
er egen samarbetsyta för information och diskussion. Det finns
webbdelar inlagda för detta! Det är endast medarbetarna på
den egna arbetsplatsen och ett fåtal andra personer i administrationen
som har tillgång till varje enskilt Arbetsrum.
Avvikelsehanteringen, som direkt efter det att rapport skrivits, är
klar för analys. Den arkiveras utan att någon behöver administrera
den, även efter det att åtgärdstexter skrivits in! Det frigör
resurser till att analysera och förebygga.
Internrevisionsrapporter skriver revision i en webblista där åtgärdaren
fyller i det som vidtagits för att rätta till bristen. Revisorn
kan lätt gå in och studera detta eftersom rapporten automatisk
sorteras i olika vyer.
Skyddsrondsprotokoll arkiveras och sorteras automatiskt på
arbetsplats och på brist så vi lätt får en överblick var dessa finns
och vad vi centralt behöver satsa på för att göra vår arbetsmiljö
och yttre miljö säkrare och bättre. Vi ska dock uppdatera checklistan.
”Avtal om fartygs mottagande vid varvsbesök” som beskriver
ansvaret för fartyget under varvsvistelsen skrivs nu och signeras i
en webblista. I varvens kvalitetsmål ingår att hålla sina leveranstider,
därför finns också uppgifter om avtalad leveranstid kontra
leveransdatum där datorn sorterar ut de objekt där leveranstiden
överskrids.
Trafikstatistiken som automatiskt sorteras efter att turerna matas
in. I skrivande stund använder 20- talet leder denna rapportering.
Här kommer en del nya funktioner att införas inom kort,
ex.vis snyggare inmatningssida och överskådligare vy med
presentation av statistiken månadsvis direkt utan att användaren
behöver filtrera kolumnerna. Den senare funktionen kommer
naturligtvis att finnas kvar så vi kan filtrera ut uppgifter för vissa
tider på dygnet, ex.vis inför turlisteförändringar.
skulle arkiveras
i pärmar både på arbetsplatserna
och på kontoret,
ingen särskilt uppmuntrande sysselsättning!
Det gick inte heller att
förenkla och utveckla systemet vidare i
det formatet. Därför tog vi steget över till
att digitalisera hela systemet!
Nu har vi fått ett webbaserat system, med många nya funktioner och fler är på väg in. Allt för att förenkla för oss alla
som användare! Funktioner som har visat sig fungera alldeles utmärkt!
•
Anhörig- och behörighetsregister som återfinns i Arbetsrummen
länkas automatiskt till Personalavdelningen efter ifyllande. Åsa
Skantz och Anita Persson kan därför lätt planera inför repetitionskurser.
De har också en samlad förteckning på medarbetarnas
anhöriga i händelse av en krissituation. Giltighetstiderna för
behörigheterna kommer att föses med larm som larmar när tiden
är på väg att gå ut.
Som sagt… ovanstående är endast ett axplock på fördelarna med ett webbaserat
system. Fler funktioner och verktyg finns och fler är på väg!
Fartygshandböckerna
I skrivande stund pågår arbetet med att utveckla funktionerna och fundera
över hur de fartygsanpassade rutinerna kan utformas så de blir enklast för
er som användare. Vad vi vet är att de kommer att genomgå en genomgripande
förändring! Troligtvis kommer Fartygshandböckerna helt att försvinna
och ingå i Verksamhetssystemets kap 1.1 till 1.13!
Fartygsspecifika rutiner, checklistor och uppgifter kommer istället att ligga
i varje färjas Arbetsrum som är under utveckling. Innehållet kommer så
långt det går att webbaseras, där det blir en enda lista inom varje enskilt
område, där man väljer färja i en dropplista för att läsa innehållet, istället
för en enskild lista för varje färja.
Nya MOSS 2007
I samband med att Vägverket i slutet av året kommer att flytta över
Arbetsrummen innehållande vårt Verksamhetssystem till den nya miljön
MOSS 2007 (Microsoft Office Sharepoint Server 2007), kommer en del
förändringar att ske. Vi kommer då att få många nya förbättringar att föra
in i systemet. Jag kan meddela redan nu att trädstrukturen på den Publika
sidan i Verksamhetssystemet då kommer att förändras. Vi ska dock försöka
göra övergången så smidig det bara går för oss användare.
Bengt Fryckstedt
Projektledare
Tfn 415 03
Röduppleden
Bohedenleden
Avanleden
Adelsöleden
Ekeröleden
Holmöleden
Håkanstaleden
& Isöleden
Hemsöleden
Ammeröleden
Gräsöleden
Blidöleden &
Furusundsleden
Ljusteröleden
Högsäterleden
Vaxholmsleden
& Oxdjupsleden
Vinöleden
Arnöleden
Sund-Jarenleden
Skanssundsleden
Bohus-Malmönleden
Hamburgsundsleden
Gullmarsleden
Skenäsleden
Stegeborgsleden
Ängöleden
& Malöleden
Fårösundsleden
Lyrleden
Svanesundsleden
Nordöleden,
Björköleden
& Hönöleden
Kornhallsleden
Bolmsöleden
Aspöleden
Ivöleden
SJÖVÄGEN
Gullmarsleden
Årets Arbetsplats
Ingen får utmärkelsen ”Årets Arbetsplats” av en slump. Man får den för att
man gjort ett gott arbete. Därför är den dagen rederichefens bästa dag på
jobbet.
Färjeledschefen Torsten Bengtsson med sin fantastiskt duktiga personal tog
gärna emot checken på 21000 kronor. Vad prispengarna skall användas till
hade man inte bestämt.
10 11
DIPLO DIPLO M
ÅRETS
ÅRETS
ARBETSPLATS
ARBETSPLATS
2007
2007
HAR AV FÄRJEREDERIETS RÅD TILLDELATS
HAR AV FÄRJEREDERIETS RÅD TILLDELATS
LÖNSAMHET
LÖNSAMHET
NKI
NKI
MILJÖ
MILJÖ
NMI
NMI
ARBETSMILJÖ
ARBETSMILJÖ
SÄKERHET KVALITET
KVALITET
GULLMARSLEDEN
Motivering:
Gullmarsleden har visat att man med samarbete och gemensam vilja kan utföra bragder
utöver det vanliga.
Att från den ena dagen till den andra ta hand om en mångdubblad trafik kräver att alla ställer
upp och ger lite extra. Gullmarsleden har i ”skarpt läge” visat sin verkliga kapacitet utan att
göra avkall på säkerhet och bemötande.
Många kommer att minnas Gullmarsleden för all framtid och tänka på vilket enastående
arbete som utfördes i en nästan omöjlig situation.
Finnsbo den 3 september 2008
Rederichef Anders Werner
Rederichef Anders Werner