Raport dobre praktyki CAF - Administracja - Ministerstwo ...

Dobre praktyki zidentyfikowane podczas samooceny w ramach projektu systemowego
Część II: Projekt Systemowy
Wsparcie szkoleniowo-doradcze, które otrzymały wszystkie urzędy
– beneficjenci części pilotażowej projektu systemowego, dotyczyło
przygotowania i zorganizowania samooceny, jej przeprowadzenia,
sporządzania sprawozdań z wyników i wyznaczania priorytetów
usprawnień zarządczych. Uwzględniało ono następujące etapy:
•• szkolenia specjalistyczne w zakresie Wspólnej Metody Oceny, których
uczestnikami byli koordynatorzy CAF z poszczególnych urzędów
oraz ich zastępcy,
•• wsparcie w zakresie realizacji kroków 1-3 metody CAF – konsultacje
wstępne dla kierownictwa urzędu, mające na celu diagnozę
wstępną urzędu, uzgodnienie celów samooceny, identyfikację
potencjalnych zagrożeń dla samooceny oraz organizację procesu
samooceny w danym urzędzie; w wyniku spotkań z ekspertami
wspierającymi samoocenę powołane zostały reprezentatywne
zespoły samooceny, których liczebność warunkowana była m.in.
wielkością urzędu,
•• wsparcie w zakresie realizacji kroku 4 CAF – warsztaty inicjujące
na temat metody CAF oraz sposobu prowadzenia samooceny dla
członków zespołów samooceny powołanych w urzędzie,
•• wsparcie doradcze w procesie samooceny (krok 5 CAF), w tym konsultacje
dla każdego urzędu, wspierające samoocenę indywidualną
członków zespołów samooceny oraz warsztaty uzgadniające
wyniki samooceny,
•• doradztwo grupowe, którego celem było przekazanie wiedzy na
temat ustalania priorytetów działań doskonalących, podstaw zarządzania
projektem i jego monitorowania.
W ramach części pilotażowej projektu zrealizowanych zostało
łącznie 460 dni szkoleń i warsztatów oraz blisko 4200 godzin konsultacji.
Ze wsparcia skorzystało ponad 2700 pracowników urzędów.
Fotografia 2. Szkolenie dla Koordynatorów CAF, Łódź 2010 r.
Źródło: Materiały promocyjne projektu systemowego „Przygotowanie jednostek samorządu
terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia
potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc doradczą”
Oprócz kompletu materiałów informacyjnych i szkoleniowych dla
kierownictwa urzędów oraz dla zespołów samooceny, koordynatorzy
otrzymali materiały pomocne w realizacji poszczególnych kroków
wdrożenia, w tym wzory zarządzeń, szablony planu działań informacyjnych
oraz elektroniczny formularz sprawozdania z wyników, ułatwiający
formułowanie wniosków z samooceny i wybór priorytetów
działań doskonalących.
Liczebność zespołów samooceny powołanych w urzędach wahała
się od kilku do kilkunastu osób i z reguły, zwłaszcza w urzędach o najmniejszej
liczbie pracowników, nie była większa niż 7 osób. Samoocenie
podlegały urzędy jednostek samorządu terytorialnego – bez
jednostek organizacyjnych samorządu. W większości przypadków do
oceny punktowej poszczególnych kryteriów i podkryteriów modelu
CAF wybierano punktację klasyczną: nieco mniej precyzyjną od punktacji
dostrojonej, ale łatwiejszą w użyciu i z tego względu bardziej
przyjazną dla organizacji rozpoczynających pracę z modelem CAF.
Cechą charakterystyczną dla większości ocen punktowych była niska
punktacja przyznawana przez zespoły samooceny podkryteriom obszaru
Wyników. Było to spowodowane faktem, że urzędy, które dopiero
wkraczają na drogę doskonalenia, z reguły nie dokonują pomiarów
rezultatów swego działania, a stosowanie odpowiednich metod
34
35