Raport dobre praktyki CAF - Administracja - Ministerstwo ...

Dobre praktyki zidentyfikowane podczas samooceny w ramach projektu systemowego
Część III: Dobre praktyki
Główne trudności
W trakcie wdrażania systemu nie napotkano trudności organizacyjnych
lub technicznych, zagrażających wdrożeniu usługi. Ryzykiem,
którego obawiali się realizatorzy projektu, była możliwość braku zainteresowania
tym narzędziem ze strony mieszkańców. Obawy okazały
się jednak niesłuszne. Główna trudność polegała na promocji SI SMS
wśród mieszkańców i zachęceniu ich do korzystania z platformy komunikacyjnej.
Zdobyte doświadczenie
Wdrożenie SI SMS na pewno było dobrym doświadczeniem w zakresie
usprawniania komunikacji z mieszkańcami gminy. Gmina Besko
zauważyła, iż rozwijanie i poszerzanie kanałów komunikacji z mieszkańcami
wpływa znacząco na poziom świadomości obywatelskiej.
Mieszkańcy w większym zakresie interesują się sprawami swojej „małej
Ojczyzny”, dzięki czemu władze lokalne mogą na bieżąco weryfikować
plany działania, uwzględniając najbardziej palące potrzeby
społeczności lokalnych.
Pomiar sukcesu
Urząd Gminy na bieżąco korzysta z systemu SI SMS. W 2011
roku, licząc od uruchomienia systemu, czyli od lutego do grudnia,
do mieszkańców przesłano 6 100 wiadomości SMS. Dotyczyły one
głównie przerw w dostawach mediów, ostrzeżeń przed gwałtownymi
zjawiskami atmosferycznymi oraz informacji i wezwań sztabu kryzysowego,
adresowanych do członków OSP.
W ciągu 10 miesięcy od uruchomienia SI SMS udział w systemie
zadeklarowało blisko 350 osób, dzięki czemu system powiadamiania
objął ponad 1/3 gospodarstw domowych na terenie gminy Besko.
Liczba zarejestrowanych użytkowników systemu systematycznie
wzrasta. Można przyjąć, iż w ciągu ostatnich 6 miesięcy, miesięcznie
zgłaszało się do SI SMS średnio około 20 osób. W celu zdynamizowania
procesu rejestracji planuje się w najbliższym czasie wznowienie akcji
promocyjnej systemu poprzez ponowne dostarczenie ulotek informacyjnych
do każdego gospodarstwa domowego. Urząd szacuje, że
dzięki przeprowadzonej akcji informacyjno-promocyjnej w ciągu najbliższego
roku liczba użytkowników systemu wzrośnie do około 600.
Odbiór społeczny wdrażanego systemu SI SMS jest bardzo pozytywny.
Władze, sondując społeczność w trakcie zebrań wiejskich oraz
innych spotkań, nie zanotowały opinii negatywnych. Większość ze-
branych ocen jest pozytywna lub bardzo pozytywna. Wskaźnikiem
potwierdzającym dobry odbiór działającego systemu przez jego
użytkowników jest fakt, iż od początku działalności nie wylogowano
z systemu SI SMS ani jednego numeru telefonu.
W wyniku wdrożenia Samorządowego Informatora SMS odnotowano
następujące korzyści z zastosowania nowego rozwiązania:
•• bardzo dobry przepływ informacji pomiędzy urzędem a mieszkańcami
gminy,
•• szybszy i bardziej efektywny przekaz informacji, co ma szczególne
znaczenie np. przy ostrzeżeniach meteorologicznych,
•• dotarcie z informacją do osób, które nie korzystają z portalu gminnego
czy tablic ogłoszeń.
Uniwersalność zastosowanych rozwiązań
Z nowoczesnej platformy komunikacyjnej, umożliwiającej władzom
samorządowym informowanie mieszkańców o zagrożeniach,
ważnych wydarzeniach, itp. przy pomocy wiadomości SMS, mogą
skorzystać wszystkie osoby, które posiadają telefon komórkowy
z funkcją odbierania SMS, niezależnie od tego, gdzie na obszarze Polski
znajdują się w danej chwili.
Wdrożone rozwiązanie może być zastosowane przez każdą gminę,
poszukującą nowych kanałów komunikacji z klientami/obywatelami.
54
55