Raport dobre praktyki CAF - Administracja - Ministerstwo ...

Dobre praktyki zidentyfikowane podczas samooceny w ramach projektu systemowego
Część III: Dobre praktyki
Pomysł wdrożenia SI SMS na ternie gminy Besko był inspirowany
sms-owym Systemem Wspomagania Decyzji, stosowanym przez
Państwową Straż Pożarną do wzywania strażaków jednostek OSP do
akcji gaśniczych bądź ratunkowych. Mając świadomość, że telefony
komórkowe są praktycznie w każdym domu i użytkują je osoby
w każdym wieku, władze gminy Besko zaczęły poszukiwać „cywilnej”
alternatywy dla tego rozwiązania. Okazało się, że na rynku funkcjonują
firmy komercyjne, oferujące podobny do strażackiego system
powiadamiania osób, które dobrowolnie udostępnią numer swojego
telefonu komórkowego poprzez specjalny panel rejestracyjny. Oczywiście,
podstawowym kryterium przy wyborze przez urząd operatora
nowej usługi, oprócz ceny, było spełnienie przez firmę wszelkich
wymagań technicznych oraz formalnych, związanych z ochroną danych
osobowych uczestników systemu.
Z dotychczasowych doświadczeń wynika, że SI SMS jest systemem
niesłychanie szybkim i efektywnym. Obecnie, około rok od
uruchomienia usługi, ponad 30% gospodarstw domowych z terenu
gminy Besko jest objętych systemem SI SMS. W najbliższym czasie
Urząd Gminy Besko planuje kolejną akcję promującą system SI
SMS.
Przebieg wdrożenia
W 2011 r. w Gminie Besko wprowadzono Samorządowy Informator
SMS. Za jego pomocą mieszkańcy informowani są o ważnych
wydarzeniach, które mają nastąpić w najbliższym czasie, np.:
•• ostrzeżenia meteorologiczne,
•• przypomnienia o przerwach w dostawie wody czy prądu, ze
względu na prowadzone prace remontowe na sieciach,
•• informacje na temat zbiórki odpadów segregowanych,
•• zaproszenia na ważne wydarzenia i imprezy kulturalne w gminie,
itp.
System jest rozwiązaniem ponadstandardowym w zakresie sposobów
informowania mieszkańców. Korzystają z niego ci mieszkańcy,
którzy za pomocą wiadomości SMS wyrazili chęć udziału w takim
sposobie komunikacji i zarejestrowali się w systemie.
Fotografia 6. Ulotka informacyjna SI SMS w Gminie Besko
Źródło: http://www.besko.pl/
Na etapie wdrażania systemu do każdego domu w gminie została
dostarczona ulotka informacyjna o zaletach tego narzędzia oraz
o sposobie korzystania z niego tak, aby przekazać daną istotną informację
wszystkim mieszkańcom.
Wdrożenie systemu nie wymagało zbyt wielkich nakładów ze
strony samorządu. Dzięki skorzystaniu z usług firmy zewnętrznej,
która spełniała kryteria wynikające z przepisów Ustawy o ochronie
danych osobowych, zaangażowanie Urzędu Gminy Besko sprowadziło
się zasadniczo do ustalenia szczegółów technicznych co do tego,
jakiego rodzaju informacje będą przesyłane przez system, ile będzie
wyszczególnionych grup docelowych i jak będą one liczne, ilości
sms-ów w abonamencie, itp. System, w zależności od rodzaju przekazywanych
informacji (Zakład Gospodarki Komunalnej, Zarządzanie
Kryzysowe, Gminny Ośrodek Kultury), obsługuje trzech uprawnionych
administratorów, posiadających odpowiednie kody dostępu, uprawniające
do wykonania określonych czynności w zakresie obsługi SI
SMS. W ramach abonamentu samorząd ma możliwość przesyłania do
odbiorców 10 000 wiadomości SMS w ciągu roku.
52
53