Raport dobre praktyki CAF - Administracja - Ministerstwo ...

Dobre praktyki zidentyfikowane podczas samooceny w ramach projektu systemowego
Część III: Dobre praktyki
Pułapką jest więc skupianie się wyłącznie na porównaniu pomiarów
wyników działalności, bez brania pod uwagę procesów i działań
prowadzących do powstania dobrych praktyk.
Pojęcie „dobra” lub „najlepsza praktyka” oznacza szczytowe wyniki,
metody albo podejścia, które prowadzą do wyjątkowych osiągnięć.
Najlepsza praktyka jest pojęciem względnym i czasami wskazuje
na innowacyjne lub interesujące praktyki biznesowe, jakie zostały
rozpoznane poprzez benchmarking. Podobnie jak w przypadku pojęcia
benchmark, lepiej posługiwać się terminem „dobra praktyka”, ponieważ
nigdy nie wiadomo, czy nie istnieje praktyka jeszcze lepsza. 5
Wzajemne uczenie się (benchlearning)
Z pojęciem dobrej praktyki nierozdzielnie związane jest zjawisko
benchlearningu, czyli uczenia się z najlepszych wzorców. Wprowadzanie
w swojej organizacji tego, czego instytucja nauczyła się od innych,
pozwala na tworzenie własnych dobrych praktyk. Dlatego tak ważne
jest, by organizacja publiczna stwarzała odpowiedni klimat uczenia się,
a tym samym środowisko w obrębie wspólnoty pracowniczej, w którym
ma miejsce uczenie się poprzez nabywanie umiejętności, dzielenie
się wiedzą, wymianę doświadczeń i dialog na temat dobrych praktyk.
Środowisko, w którym pracownicy stale poszerzają swoje możliwości
w zakresie osiągania pożądanych wyników, w którym wspiera się
nowe sposoby myślenia, w którym uwalniane są zbiorowe aspiracje
i w którym pracownicy ciągle uczą się dla dobra całej organizacji.
Partnerów benchlearningu należy wybierać spośród organizacji
stosujących dobre praktyki, które – po zaadaptowaniu i wdrożeniu we
własnej organizacji – prowadzą do poprawy funkcjonowania instytucji.
Warto zauważyć, że poszukiwania partnerów benchlearningu nie
powinny się ograniczać jedynie do organizacji podobnych do naszej;
w istocie innowacje często są inspirowane wnioskami z dziedzin bardzo
odmiennych. Znalezienie partnera benchlearningu poprzez CAF
staje się coraz łatwiejsze. Centrum Zasobów CAF przy EIPA, wspomagane
przez korespondentów krajowych i powiązaną sieć organizacji,
prowadzi spis użytkowników CAF w Europie i zachęca ich do wprowadzania
dobrych praktyk urzędów administracji publicznej do bazy
danych EIPA. 6
5
Wspólna Metoda Oceny. Doskonalenie organizacji poprzez samoocenę (The Common Assessment Framework.
Improving an organisation through self-assessment), Wydanie II, Warszawa 2010, ISBN: 978-83-61647-09-6.
6
Ibidem
Dobre praktyki według założeń modelu CAF są formułowane na
podstawie zebranych podczas samooceny dowodów na bardzo dobre
funkcjonowanie urzędu, powiązanych z wysoką oceną punktową
w danym obszarze. Innymi słowy – dobre praktyki to te mocne strony,
które podczas samooceny zostały uznane przez urząd za owocne
i warte upowszechnienia wśród podobnych organizacji. Zatem drugim
warunkiem uznania konkretnego działania za dobrą praktykę – obok
przynależności do zestawu mocnych stron – jest uniwersalność, rozumiana
jako możliwość wykorzystania przez inne urzędy, w innych,
specyficznych warunkach ich funkcjonowania. W przypadku urzędów,
które po raz pierwszy przystępują do samooceny CAF, nie jest więc
wymagane, aby za dobrą praktykę uznawać jedynie te działania, rozwiązania
lub podejścia, które są skutkiem stosowania modelu.
Przykłady dobrych praktyk urzędów
uczestniczących w projekcie
Projekt systemowy „Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego
do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie
mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc
doradczą” (zwłaszcza drugi jego etap) był adresowany do jednostek
samorządu terytorialnego o niskim wskaźniku dochodów, a tym
samym, z reguły, najmniej zaawansowanych w stosowaniu narzędzi
i systemów zarządzania. W zdecydowanej większości były to, zatrudniające
niewielką liczbę pracowników, urzędy małych gmin wiejskich.
Projekt samooceny CAF był dla nich najczęściej pierwszą okazją,
uświadamiającą możliwość oraz znaczenie wymiany doświadczeń
i wykorzystywania rozwiązań sprawdzonych w organizacjach o podobnym
profilu. Dlatego też tylko w nielicznych przypadkach zespoły
samooceny zdecydowały się zakwalifikować określoną mocną stronę
urzędu jako dobrą praktykę.
Należy jednak pamiętać, że nadrzędnym celem tego aspektu
uczestnictwa w projekcie nie było wypracowanie najlepszych praktyk,
ale zainicjowanie i ugruntowanie zwyczaju wzajemnego uczenia
się poprzez upowszechnianie własnych rozwiązań i doświadczenie
korzyści z ich wymiany.
Dobre praktyki, zaprezentowane w niniejszej części broszury,
obejmują różnorodne działania urzędów, zakwalifikowane podczas
samooceny jako „mocne strony” w obszarach poszczególnych kryteriów
modelu CAF. Są wśród nich usprawnienia funkcjonowania we-
42
43