Vejledning om effektive statslige indkøb - Finansministeriet

9(-/('1,1* 20 ())(.7,9( 67$76/,*( ,1'.‘%
Med henblik på at opnå gode og billige indkøb ved at sikre den bedst
mulige organisering af indkøbsprocessen og udnyttelse af personaleressourcerne
skal departementet sikre, at der udarbejdes en indkøbspolitik
med retningslinjer for ministerområdets indkøb og sikre, at der foretages
koordinering med henblik på opnåelse af volumenrabatter og udnyttelse
af centrale ramme- og fælleskøbsaftaler.
For at sikre gode og billige indkøb er de enkelte ministerområders institutioner
nødt til at gennemføre tilbundsgående analyser af deres indkøb
og de ressourcer, der bruges på dette.
Det vil være op til det enkelte ministerområde at afgøre, hvor og hvordan
koordinationen skal foregå. Dette kan f.eks. ske ved at samle indkøbet
i én funktion, der repræsenterer koncernen, og som vælger koncernleverandører
eller ved at foretage indkøb via SKI’s rammeaftaler eller en
kombination heraf.
Eksempel: Indkøbskoordination i Finansministeriet
For at kunne koordinere indkøbet og sikre effektivt indkøb på Finansministeriets
område, er ansvaret for hele områdets indkøb og indkøbspolitik
samlet i Økonomistyrelsen.
Som koordinator er det Økonomistyrelsens opgave at udarbejde retningslinjer
for ministerområdets indkøb og en handlingsplan for elektronisk handel
i samarbejde med de øvrige enheder på ministerområdet.
Ved eventuelle udbud og indgåelse af aftaler med leverandører optræder
Økonomistyrelsen som koordinator og repræsentant for hele koncernen.
Ligeledes er det Økonomistyrelsen, der har det overordnede ansvar for, at
der i alle institutioner løbende gennemføres analyser af de personaleressourcer
der bruges på indkøb, så organiseringen af indkøbet bliver så effektiv
som mulig.
1.3 Institutionsledelsens ansvar
Det er ofte op til 20-30 pct. af institutionens samlede udgifter, der anvendes
til indkøb. Dertil kommer udgiften til personalet, som foretager
indkøb.