VATTENFALL CSR-RAPPORT 2009

Ledelsesstruktur og CSR-ledelsessystem
LEdELSESSTRUKTUR OG
CSR-LEdELSESSYSTEM
Moderselskabet i Vattenfall-koncernen, Vattenfall AB, er et svensk
aktieselskab med hjemsted i Stockholm. Vattenfall AB er underlagt den
svenske selskabslov (Aktiebolagslagen), hvilket betyder, at virksomheden
har en bestyrelse, der udnævnes af den årlige generalforsamling
og består af medlemmer, som ikke sidder i direktionen. I overensstemmelse
med loven er nogle bestyrelsesmedlemmer medarbejderrepræsentanter.
Bestyrelsen udnævner koncernchefen, som også er
administrerende direktør for Vattenfall AB og ansvarlig for den daglige
ledelse af virksomheden i henhold til de retningslinjer og instruktioner,
der udstedes af bestyrelsen.
Koncernens virksomhedsledelse er baseret på svenske og andre
landes love og regler samt selskabets vedtægter og øvrige dokumenter
som VMS (Vattenfall Management System). I den udstrækning, det er
relevant, overholder Vattenfall også de regler og bestemmelser, der
gælder for selskaber, hvis aktier noteres på Nasdaq OMX Stockholm
(fondsbørsen i Stockholm).
Vattenfall AB overholder de svenske regler for Corporate Governance
og opfatter disse som et af flere vigtige regelsæt for ekstern rapportering
og kommunikation. Vattenfall overholder ligeledes den svenske
stats ejerskabspolitik. De afvigelser, som Vattenfall foretager fra reglerne,
skyldes primært virksomhedens ejerskabsstruktur – Vattenfall har
kun en enkelt ejer, og reglerne er primært udarbejdet for børsnoterede
selskaber med mange ejere. Nogle af reglerne er ikke relevante for
Vattenfall på grund af koncernens ejerskabsstruktur.
Ledelsesstruktur og CSR-styring
Vattenfall har ikke en separat CSR-organisation. CSR-området ledes
på koncernniveau som integrerede elementer i alle andre forretningsanliggender.
Den overordnede strategiske styring fastlægges på koncernniveau,
og BG’erne ledes via processerne for strategisk og forretningsplanlægning,
hvorunder der formuleres krav samt via koncernens
styringsdokumenter. Ledelsen af den daglige drift er decentraliseret.
Det overordnede CSR-ansvar på koncernniveau ligger hos Vattenfalls
koncernchef. Koncernstabene overvåger BG’erne med hensyn til
de pågældende stabes ansvarsområder. Hver enkelt koncernstab har
bemyndigelser og ansvar på tværs af hele koncernen inden for deres
respektive ekspertise- og ansvarsområder. Når det gælder økonomisk
ansvar har FCO’en i Koncernstab Økonomi et specifikt ansvar for overholdelse
i forbindelse med regnskaber og dele af VMS, hvilket kræver
skriftlige fuldmagter fra linjeorganisationen. Derudover rapporterer
linjeorganisationen regelmæssigt alle større brud på overholdelse samt
specifikke sager til Koncernstab Jura.
Som understreget i de etiske retningslinjer, der specificeres i Vattenfalls
adfærdskodeks, er det hensigten, at den enkelte medarbejder
skal tage ansvaret for, at virksomheden opfylder interessenternes
store forventninger. Derfor opfordrer Vattenfall alle medarbejdere til
at rapportere lovovertrædelser og brud på koncernens adfærdskodeks.
Hvis alvorlige uregelmæssigheder påvises på et tidligt tidspunkt, har
Vattenfall bedre mulighed for at forebygge risici og begrænse eventuelle
skader, hvilket ikke blot er til fordel for koncernen, men også dens
medarbejdere og interessenter. I 2008 iværksatte Vattenfall derfor
implementering af et whistle blowing-system i hele koncernen som
supplement til de interne rapporteringsretningslinjer.
Den polske enhed havde allerede en ombudsmand, men kun til personaleanliggender,
og den tyske enhed har haft en ekstern ombudsmand
siden 2007. I 2009 udnævnte vi ombudsmænd for Danmark, Sverige,
Finland og Polen. Den polske ombudsmand tiltrådte den 1. juni 2009 og
den svenske den 1. september, mens de danske og finske ombudsmænd
afventer godkendelse af de lokale myndigheder for beskyttelse af personlige
oplysninger. Arbejdet med at integrere Nuons whistle blowingfunktion
blev påbegyndt i andet halvår af 2009.
Tanken bag whistle blowing-systemet er, at alle medarbejdere, ledere,
konsulenter og leverandører, der ønsker at rapportere en alvorlig
1) I Danmark vil konsulenter og leverandører sandsynligvis ikke få tilladelse
til at benytte funktionen på grund af bestemmelserne i den danske lov om
beskyttelse af personlige oplysninger.
44
VATTENFALL CSR-RAPPORT 2009
uregelmæssighed og ikke ønsker at gøre dette internt, kan kontakte en
af Vattenfalls eksterne ombudsmænd. Disse lokale ombudsmænd er
advokater, der udviser professionel diskretion, og der skal være lokale
ombudsmænd i Danmark 1 , Sverige, Finland, Tyskland, Polen, Holland
og Belgien. I den udstrækning meddeleren giver sin tilladelse hertil, vil
ombudsmanden videregive informationer til den lokale koordinator. Der
er etableret en Group Compliance Committee på koncernniveau med
ansvar for kommunikation og overholdelsesanliggender, identifikation
af påkrævede handlinger, anbefalinger af bedre praksisser og analyse
af whistle blowing-sager.
En uddybende beskrivelse af Vattenfalls ledelsesstruktur (i relation
til GRI-indikatorer 4.1-4.3, 4.5, 4.7-4.8 og 4.10) findes i Vattenfalls
årsrapport 2009 samt i sektionen Corporate Governance på
www.vattenfall.com.
Anbefalinger til det øverste ledelsesorgan (4.4)
Aktionærernes direkte indflydelse udøves på de årlige generalforsamlinger,
der er virksomhedens øverste ledelsesorgan. Vattenfall AB har
afholdt åbne generalforsamlinger siden 2005. Formålet med dette er
at give ikke blot ejerens repræsentanter, men også den almene offentlighed
mulighed for at deltage og stille spørgsmål direkte til virksomhedens
ledelse.
Den svenske regering har dannet en separat division for statslige
virksomheder inden for det svenske ministerium for industri, beskæftigelse
og kommunikation, som i lighed med andre virksomhedsejere på
forskellige måder leder og udsteder anbefalinger – fx:
• Anbefaler kandidater til bestyrelsen, som er virksomhedens øverste
ledelsesorgan.
• Udarbejder vedtægterne, som fastlægger rammerne for Vattenfall
AB’s forretningsaktiviteter.
• Anbefaler auditører.
• Godkender aflønningsprincipper og andre ansættelsesvilkår
og - betingelser for bestyrelsesmedlemmer og topledere.
Med det formål at tydeliggøre den svenske stats syn på visse emner og
at opnå ensartethed blandt de statsejede virksomheder har den svenske
regering fastlagt en politik for statsejerskab, som udgør en del af
den svenske regerings årsrapport om statsejede virksomheder (link til
denne politik findes under sektionen Corporate Governance på www.
vattenfall.com). Politikken regulerer blandt andet generalforsamlingerne,
processen for udnævnelse af bestyrelsen, bestyrelsens sammensætning,
evaluering af bestyrelsens arbejde, medlemmernes honorarer,
komiteernes arbejdsområder, udnævnelsen af auditører og bestyrelsens
ansvarsområder. Politikken forpligter Vattenfall AB til at overholde
den svenske kodeks for Corporate Governance – dog med visse undtagelser,
som beskrives i Vattenfalls Corporate Governance Report.
Derudover har den svenske regering fastlagt retningslinjer for ekstern
rapportering, retningslinjer for ansættelsesbetingelser for topledere,
procedureregler for bestyrelsen og for ledelsen af visse informationsrelaterede
emner. Den svenske regering har desuden identificeret
visse altafgørende punkter i politikken vedrørende samfundsmæssigt
ansvar, som statsejede virksomheder skal overholde – herunder ligebehandling,
miljøet, diversitet, miljøarbejde og virksomhedens rolle i
samfundet.
Bestyrelsesprocedurer til undgåelse
af interessekonflikter (4.6)
Der forefindes ingen specifikke procedurer for dette, men området er
dækket af den svenske selskabslov. Yderligere informationer findes i
Vattenfalls årsrapport 2009 samt på www.vattenfall.com.