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10 Hintergrund PostMail im Wandel Die Post Nr. 4/2008 www.post.ch/personalzeitung PostMail macht vorwärts Sei es in der Annahme, der Sortierung oder in der Zustellung – PostMail bewegt sich. Zahlreiche Projekte sollen den grössten Bereich der Schweizerischen Post wettbewerbsfähiger machen. Wir werfen Schlaglichter auf einige aktuelle Projekte. Texte: Michael Flückiger Bilder: Michael Flückiger und zVg In der Region Ost ist REMA bereits umgesetzt. Jetzt gilt es, bis im Frühjahr 2009 noch die Briefverarbeitung in den Regionen West und Mitte in die neuen Zentren zu überführen. Die Sortierung der 2,74 Milliarden Briefe, die die Post pro Jahr zustellt, werden neu in drei hochmodernen Briefzentren und sechs Briefsubzentren erbracht. Zwei Standorte für Retourenverarbeitung und Videocodierung unterstützen die Briefzentren. Die neue Struktur stärkt die Muskeln der Post im Vorfeld der Marktöffnung. Wir waren an der Einweihungsfeier des Zentrums für Videocodierung in Chur dabei. Weiter berichten wir über das Ende des einst grössten Briefzentrums Sihlpost. Projekte im Zustell- und Annahmebereich Auch der nachgelagerte Prozess der Briefsortierung, die Zustellung, bleibt nicht stehen. 17 000 Mitarbeitende an der Front sind vor Flexibilität in der Zustellung für 17 000 Mitarb Zusteller erfassen die Arbeitszeit neu mit dem Scanner. Bei der Planung funktioniert noch nicht alles optimal. 17 000 Mitarbeitende im Zustelldienst sind mit grösseren Veränderungen im Arbeitsprozess konfrontiert. allem mit Prozessoptimierungen konfrontiert. Die neue Arbeitszeitregelung «Move-it» und die Optimierung der Zustellstellen stehen im Zentrum. Auf den folgenden beiden Doppelseiten fehlen die Projekte im Bereich der Annahme. Rund 17 000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Zustellung von PostMail erfassen seit Anfang 2008 ihre Arbeitszeit mit dem Scanner. Das alte Arbeitszeitmodell hat definitiv ausgedient. Bis das neue System optimal genutzt wird, gibt es allerdings noch zu tun. Mit dem Projekt «Move-it» hat PostMail einen Quantensprung in der Arbeitszeiterfassung und der Einsatzplanung vollzogen. Wurden einst die Arbeitszeiten aufgrund von 24 Stichtagen fix festgelegt, scannen die Mitarbeitenden heute ihre Zeit selbst. Der Wechsel vom unflexiblen Vorgabe- zum effektiven Aufwandsystem geht mit einem fundamentalen Kulturwandel einher. Die Arbeit kann heute gerechter verteilt werden. Teammitglieder Doch die Stichworte «Optimierung Briefeinwürfe bis 2010» und «Konzentration der Annahme bei PostMail seit Anfang 2008» zeigen auf, dass der Bereich auf die ganze Wertschöpfungskette verteilt neue Ansätze verfolgt. Vom Personal wird einiges gefordert. unterstützen einander stärker. Die Führung ist gefordert. Sie erhält die Möglichkeit, Einsätze wirtschaftlich und ressourcenbewusst zu planen. Skepsis zu Beginn Kritische Stimmen der Betroffenen blieben nicht aus. So fühlten sich etwa Zusteller, die besonders schnell arbeiteten, durch die Ankündigung des neuen Systems bestraft. Zudem hiess es oft: «Der Scanner spukt. Ich kann die Arbeitszeit nicht immer korrekt erfassen.» Oder: «Ich kann auf diesem Gerät nur eine begrenzte Menge an Signaturen eingeben.» Nach einigen Monaten Einsatz hat sich alles eingespielt. Viele Teamleader sind jedoch der Meinung, dass die Arbeitszeiterfassung technisch zwar funktioniert. Aber: «Die verbesserte flexible Planung der Einsätze greift noch nicht
www.post.ch/personalzeitung Zustellung von weniger Standorten aus Die Zustellstellen der Briefzustellregion (BZR) Lyss sind seit Anfang April neu auf 34 statt wie bis anhin 52 Zustellstellen konzentriert. Für viele Mitarbeitende hat sich der Einsatzort um drei bis sechs Kilometer verschoben. «Es ging erstaunlich einfach: Am Samstag, 5. April, haben wir kurz vor sieben mit dem Umzug begonnen. Kurz nach halb zwölf waren die drei Zustellstellen Kallnach, Ried und Galmiz zu uns nach Kerzers überführt. Und siehe da. Platz hats genug.» Für Heinz Twerenbold, Teamleiter in Kerzers, hat sich die Zusammenlegung der vier Zustellstellen positiv auf den Teamgeist der neu insgesamt 15 Mitarbeitenden ausgewirkt. Er erwähnt aber auch: «Dass die betroffenen Kollegen vorab in einer Arbeitsgruppe über die Erweiterung von Kerzers haben mitbestimmen können, war entscheidend.» Vermehrte Teamarbeit Für Alexandra Rodriguez ist der neue Zustellstandort für ihre Tour in Galmiz ein echter Gewinn. Bis anhin sortierte sie die Sendungen ganz allein. «Jetzt habe ich Kontakt mit Kollegen. Das stellt mich auf.» Teamwork wird in Kerzers rundum grossgeschrieben. Für Heinz Twerenbold liegt die Zusammenlegung auf der Hand: «Es macht wenig Sinn, zu viele Standorte zu unterhalten – zumal diese kaum besetzt sind. Auch die Logistik wird stark vereinfacht.» Die Wege zu den ersten Briefkästen habe bei den Neuen schon um ein paar Minuten zugenommen. «Doch mit Move-it wird diese Zeit abgegolten.» Die Zusammenlegung von insgesamt 52 auf 34 Standorte in der BZR Lyss beurteilt der Leiter Tho- eitende ganz.» Vor allem macht der Umstand zu schaffen, dass angesichts der vielen Arbeit vielerorts von Flexibilität gar nicht die Rede sein kann. Noch lückenhafte Informationen Guido von Arx, BZR-Leiter von Burgdorf, bringt es auf den Punkt: «Move-it wird uns zweifellos weiterbringen. Doch sind unsere elektronisch erfassten Mengendaten im System noch nicht gut genug. Die Teamperformance – also die Relation zwischen den im Team tatsächlich gearbeiteten Stunden pro Woche und den Briefmengen – ist deswegen noch zu wenig aussagekräftig.» Es sei daher momentan schwierig, die Leistung zu beurteilen und Sonderefforts zu loben. Von Arx bemängelt auch, dass es ihm derzeit aufgrund fehlender Daten nicht möglich ist, die Einsätze so auf Mengenschwankungen abgestimmt zu planen, dass mas Streule positiv: «Der frühzeitige Einbezug der Betroffenen hat sich gelohnt. Sie haben die Umzüge hervorragend organisiert. Dies ist umso bemerkenswerter, da es einigen sehr schwergefallen ist, aus den vertrauten Verhältnissen wegzuziehen.» Projekt Optimierung Zustellstandorte An über 1850 Standorten ist bis anhin die Post aus den Briefzentren für die Zustellung angeliefert worden. Diese Zustellstandorte werden derzeit laufend optimiert. Kleinere Standorte sollen, wo sinnvoll, in grössere Standorte überführt werden. Es gilt dabei die Ersparnis bei den Mietkosten sowie die geringeren Transportkosten gegenüber den etwas längeren Fahrtwegen abzuwägen. PostMail geht davon aus, dass diese Zustellstellen um einige 100 Standorte reduziert werden können. 860 Stellen sind überprüft worden oder sind noch in Überprüfung. Bei 184 Standorten ist der Entscheid gefallen. Die Zusammenführungen erfolgen in mehreren Wellen. Der grösste Teil soll bis Ende Jahr abgeschlossen sein. Von den aktuell rund 1000 betroffenen Mitarbeitenden von kleinen Zustellstandorten müssen rund 80 Prozent mit einem bis maximal fünf Kilometer längeren Arbeitsweg rechnen. Lediglich 15 Mitarbeitende müssen mehr als zehn Kilometer in Kauf nehmen. Gemäss einer Vereinbarung mit den Gewerkschaften erhalten alle Mitarbeitenden je nach Ausmass der Verlängerung des Arbeitsweges eine Kompensation. damit Einsparungen erreicht werden können. Auch Albert Rijkeboer, Projektleiter von Moveit, ist sich bewusst, dass das Modell nun zwar in der Fläche eingeführt ist, auf der Führungsebene aber noch einiges geleistet werden muss. «Tatsächlich ist die Datenqualität noch nicht wunschgemäss. Einerseits hatten wir Anlaufschwierigkeiten bei den eigenen Informationssystemen. Andererseits bringen es die Umstellungen in den Briefzentren (REMA) mit sich, dass wir oft mit Durchschnittswerten über Zeitperioden arbeiten müssen. Es funktioniert – aber noch zu wenig gut.» Mit dem neuen System steigen die Ansprüche an die Führung. Albert Rijkeboer: «Bei diesem Kulturwandel ist es wichtig, dass nicht nur mit Zahlen geführt, sondern auch lokal beurteilt wird, wie die Mitarbeitenden im Team entsprechend ihren Fähigkeiten optimal eingesetzt werden.» PostMail im Wandel Hintergrund 11 Die Post Nr. 4/2008 «Über alles gesehen bin ich zufrieden» Thomas Baur, Leiter Zustellung, äussert sich zu den Hintergründen des Wandels in der Zustellung. Kaum ist Move-it eingeführt, werden Hunderte von Zustellstellen zusammengeführt. Warum dieses Tempo? Wir wollen unsere Wettbewerbsfähigkeit steigern und trotz sinkender Mengen die Effizienz verbessern. Aber Tempo ist immer vom individuellen Empfinden abhängig. An Move-it arbeiteten wir über drei Jahre. Und für die Optimierung der Zustellstandorte geben wir uns mehr als ein Jahr Zeit. Ich bezeichne das als grosszügig. Was für Ziele in den Bereichen Einsparung und Prozessoptimierung verfolgen Sie konkret? Wir wollen bis 2016 mehr als 20 Prozent einsparen. Die ersten Zahlen aus Move-it zeigen, dass bei der Zustellung 60 bis 70 Prozent «inhouse» gearbeitet wird. Da wird offensichtlich, welche Prozesse optimiert werden müssen. Wie zufrieden sind Sie mit Move-it und den ersten Zusammenführungen bei der Optimierung der Zustellstellen? Über alles gesehen bin ich mit beiden Projekten sehr zufrieden. Bei Move-it änderte für mehr als 17 000 Mitarbeitende das Arbeitszeitmodell. Tausende von Kolleginnen und Kollegen wurden geschult. Hätten wir beim Start keine Schwierigkeiten mit dem Scanner gehabt, wäre das Ganze reibungslos eingeführt worden. Nun müssen wir Move-it mit verlässlichen Daten speisen und die Möglichkeiten der Jahresarbeitszeit voll ausschöpfen. Ein langer Weg! Bei den Optimierungen der Zustellstandorte haben wir die Verantwortung bewusst an die Basis delegiert. Bis auf einzelne Ausnahmen verlief die Umstellung der ersten Welle am 1. April 2008 ohne grosse Probleme. Wen wunderts? Unsere Zustellenden sind ja alle Logistiker mit langjähriger Berufserfahrung. Sie wissen am besten, was es heisst, sich zu organisieren. Was erwartet die Zusteller in den nächsten Monaten? 2008 ist das Jahr der Konsolidierung – trotz Standortoptimierung und Aufbau einer Frühzustellung. Es gilt nun, Move-it zu stabilisieren. Die mit der Zusammenführung der Zustellung von PM und PV neu gebildeten Gruppen müssen als Teams verankert werden. Die Logistik an den neuen Standorten muss harmonisiert werden. Und vor allem braucht der Betrieb endlich eine stabile, leistungsfähige IT-Infrastruktur.
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