Es geht ans Eingemachte. - DSAG
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Kehrwoche IN GloBAleN SYSteMeN<br />
LegALes LösChen<br />
Viele global aufgestellte Unternehmen<br />
betreiben ihre SAP-Lösung aus einem Land<br />
heraus. Ein solches System deckt dabei<br />
viele betriebswirtschaftliche Prozesse ab<br />
und enthält zahlreiche kaufmännische Daten.<br />
Den Hauptteil des Datenvolumens machen<br />
Bewegungsdaten aus. Dazu zählen Belege<br />
aus dem Finanzwesen, Lieferscheine, Materialbelege,<br />
Faktura, Dokumente aus dem<br />
Vertrieb, dem Garantiewesen oder IDOCS<br />
(Intermediate Documents). Von Tag zu Tag<br />
steigt die Anzahl von Daten in der Softwarelösung.<br />
Weshalb für die IT-Abteilung<br />
der Bedarf nach einer Auslagerung oder Archivierung<br />
groß wird. Und so stellen sich<br />
SAP-Anwender diverse Fragen: Wann können<br />
die Daten in meinem System aufgeräumt<br />
bzw. gelöscht werden? Wie lange müssen<br />
sie aufbewahrt werden? Um hier keinen<br />
Fehler zu machen, müssen betroffene Mitarbeiter<br />
wissen, welche Residenzzeiten und<br />
Aufbewahrungsfristen für archivierte Daten<br />
in den einzelnen Ländern gelten.<br />
Gesetzliche Vorgaben:<br />
aber welche?<br />
Wie gut, dass der Gesetzgeber genaue<br />
Vorgaben für die Archivierung von Daten in<br />
den einzelnen Ländern erlassen hat. Nur,<br />
wer hat den Überblick über die vielen unterschiedlichen<br />
Fristen beispielsweise in<br />
Spanien, Frankreich, Brasilien oder den<br />
USA? Das Problem ist bekannt. „Archivierungsvorhaben<br />
kommen oftmals nicht in<br />
Gang, weil die länderspezifischen Informationen<br />
fehlen. Daten verbleiben dadurch<br />
länger im System als nötig. Die Performance<br />
leidet und Systeme werden langsamer“,<br />
erklärt Frank Schellenberger, Sprecher<br />
der Arbeitsgruppe Application Architecture<br />
im Arbeitskreis Globalization. „Mitarbeiter<br />
müssten die entsprechenden Informationen<br />
für jedes Land zusammentragen<br />
und auf dem aktuellen Stand halten. Eine<br />
aufwendige Angelegenheit. Das wollten wir<br />
ändern. Am besten mit einem Dokument,<br />
das Best Practices zur Datenarchivierung in<br />
globalen SAP-Systemen liefert“, erläutert<br />
Pier-Francesco Cantatore, stellvertretender<br />
Sprecher der Arbeitsgruppe Datenarchivierung<br />
und einer der Initiatoren des Projekts.<br />
Für einen solchen Leitfaden haben die<br />
<strong>DSAG</strong>-Arbeitsgruppen Application Architecture<br />
und Datenarchivierung ihr umfassendes<br />
Know-how gebündelt.<br />
Das Ergebnis kann sich sehen lassen. <strong>Es</strong><br />
besteht aus einer umfassenden Tabelle, die<br />
die Verweildauer (Residenzzeit, residence<br />
time) von Daten in SAP-Systemen und Aufbewahrungsfristen<br />
(retention time) in den<br />
einzelnen Ländern enthält. Dabei haben<br />
sich die <strong>DSAG</strong>-Gremien hauptsächlich auf<br />
die buchhalterisch relevanten Informationen<br />
fokussiert. „Das betrifft aber trotzdem<br />
fast alle SAP-Module wie Finanzwesen,<br />
Controlling, Logistik und Vertrieb“, verdeutlicht<br />
Frank Schellenberger. So konnte z.B.<br />
festgestellt werden, dass für die Residenzzeit<br />
von FI-Belegen in Europa mit den Ausnahmen<br />
von Spanien (sechs Jahre), Österreich<br />
und Großbritannien (sieben Jahre) eine<br />
Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt.<br />
Im Bereich Materialwirtschaft (MM) liegt die<br />
Residenzzeit von MM-Belegen ebenfalls bei<br />
zehn Jahren mit den Ausnahmen von Spanien<br />
und Polen (sechs Jahre). Bei der Archivierung<br />
von Produktdaten hängt wiederum<br />
vieles vom Garantiewesen ab. Bis zu 30<br />
Jahre können das schon mal sein. Das<br />
ist aber eher eine Ausnahme. Diese<br />
und weitere detaillierte Informationen<br />
können den Best<br />
Practices entnommen werden.<br />
hintergrund datenmanagement und -archivierung<br />
Mit zunehmendem Datenvolumen werden erP-Systeme größer, langsamer und außerdem schwieriger zu pflegen. wann ist<br />
der geeignete zeitpunkt, um Aufräumarbeiten zu starten und Daten auszulagern oder zu löschen? Dafür hat der Gesetzgeber<br />
in den einzelnen ländern Fristen erlassen. zwei <strong>DSAG</strong>-Gremien haben diese in Form von Best Practices zusammengefasst.<br />
g Frank Schellenberger, Sprecher der<br />
Arbeitsgruppe Application Architecture<br />
(links) und Pier-Francesco Cantatore,<br />
stellvertretender Sprecher der Arbeitsgruppe<br />
Datenarchivierung und ILM<br />
41<br />
Das Dokument richtet sich u.a. an Mitarbeiter<br />
aus der IT-Abteilung, die mit der Fachabteilung<br />
Archivierungsvorhaben durchführen.<br />
Hier dient es als Argumentationshilfe und<br />
Richtlinie. Dazu Pier-Francesco Cantatore:<br />
„Kollegen, die ganz neu bei dem Thema anfangen,<br />
können auf diesem Konzept aufbauen<br />
und haben eine gute Grundlage für die Verhandlungen<br />
mit den Fachabteilungen.“ Aber<br />
auch die Mitarbeiter in den Fachbereichen<br />
und den Zentralstellen von Unternehmen<br />
greifen gerne darauf zurück. Der Leitfaden<br />
kann unter www.dsag.de/go/archivierung<br />
heruntergeladen werden. (aj)<br />
g weiterführende links<br />
• www.bundesfinanzministerium.de<br />
• www.admin.ch/ch/d/sr/c641_201_1.html<br />
• www.elektronische-steuerpruefung.de<br />
• www.gdpdu.com<br />
• www.gdpdu-portal.com<br />
• www.bmf.gv.at/<br />
• www.belastingdienst.nl/<br />
• www.irs.gov/<br />
<strong>DSAG</strong> blaupause 01-09