Es geht ans Eingemachte. - DSAG

Kehrwoche IN GloBAleN SYSteMeN
LegALes LösChen
Viele global aufgestellte Unternehmen
betreiben ihre SAP-Lösung aus einem Land
heraus. Ein solches System deckt dabei
viele betriebswirtschaftliche Prozesse ab
und enthält zahlreiche kaufmännische Daten.
Den Hauptteil des Datenvolumens machen
Bewegungsdaten aus. Dazu zählen Belege
aus dem Finanzwesen, Lieferscheine, Materialbelege,
Faktura, Dokumente aus dem
Vertrieb, dem Garantiewesen oder IDOCS
(Intermediate Documents). Von Tag zu Tag
steigt die Anzahl von Daten in der Softwarelösung.
Weshalb für die IT-Abteilung
der Bedarf nach einer Auslagerung oder Archivierung
groß wird. Und so stellen sich
SAP-Anwender diverse Fragen: Wann können
die Daten in meinem System aufgeräumt
bzw. gelöscht werden? Wie lange müssen
sie aufbewahrt werden? Um hier keinen
Fehler zu machen, müssen betroffene Mitarbeiter
wissen, welche Residenzzeiten und
Aufbewahrungsfristen für archivierte Daten
in den einzelnen Ländern gelten.
Gesetzliche Vorgaben:
aber welche?
Wie gut, dass der Gesetzgeber genaue
Vorgaben für die Archivierung von Daten in
den einzelnen Ländern erlassen hat. Nur,
wer hat den Überblick über die vielen unterschiedlichen
Fristen beispielsweise in
Spanien, Frankreich, Brasilien oder den
USA? Das Problem ist bekannt. „Archivierungsvorhaben
kommen oftmals nicht in
Gang, weil die länderspezifischen Informationen
fehlen. Daten verbleiben dadurch
länger im System als nötig. Die Performance
leidet und Systeme werden langsamer“,
erklärt Frank Schellenberger, Sprecher
der Arbeitsgruppe Application Architecture
im Arbeitskreis Globalization. „Mitarbeiter
müssten die entsprechenden Informationen
für jedes Land zusammentragen
und auf dem aktuellen Stand halten. Eine
aufwendige Angelegenheit. Das wollten wir
ändern. Am besten mit einem Dokument,
das Best Practices zur Datenarchivierung in
globalen SAP-Systemen liefert“, erläutert
Pier-Francesco Cantatore, stellvertretender
Sprecher der Arbeitsgruppe Datenarchivierung
und einer der Initiatoren des Projekts.
Für einen solchen Leitfaden haben die
DSAG-Arbeitsgruppen Application Architecture
und Datenarchivierung ihr umfassendes
Know-how gebündelt.
Das Ergebnis kann sich sehen lassen. Es
besteht aus einer umfassenden Tabelle, die
die Verweildauer (Residenzzeit, residence
time) von Daten in SAP-Systemen und Aufbewahrungsfristen
(retention time) in den
einzelnen Ländern enthält. Dabei haben
sich die DSAG-Gremien hauptsächlich auf
die buchhalterisch relevanten Informationen
fokussiert. „Das betrifft aber trotzdem
fast alle SAP-Module wie Finanzwesen,
Controlling, Logistik und Vertrieb“, verdeutlicht
Frank Schellenberger. So konnte z.B.
festgestellt werden, dass für die Residenzzeit
von FI-Belegen in Europa mit den Ausnahmen
von Spanien (sechs Jahre), Österreich
und Großbritannien (sieben Jahre) eine
Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gilt.
Im Bereich Materialwirtschaft (MM) liegt die
Residenzzeit von MM-Belegen ebenfalls bei
zehn Jahren mit den Ausnahmen von Spanien
und Polen (sechs Jahre). Bei der Archivierung
von Produktdaten hängt wiederum
vieles vom Garantiewesen ab. Bis zu 30
Jahre können das schon mal sein. Das
ist aber eher eine Ausnahme. Diese
und weitere detaillierte Informationen
können den Best
Practices entnommen werden.
hintergrund datenmanagement und -archivierung
Mit zunehmendem Datenvolumen werden erP-Systeme größer, langsamer und außerdem schwieriger zu pflegen. wann ist
der geeignete zeitpunkt, um Aufräumarbeiten zu starten und Daten auszulagern oder zu löschen? Dafür hat der Gesetzgeber
in den einzelnen ländern Fristen erlassen. zwei DSAG-Gremien haben diese in Form von Best Practices zusammengefasst.
g Frank Schellenberger, Sprecher der
Arbeitsgruppe Application Architecture
(links) und Pier-Francesco Cantatore,
stellvertretender Sprecher der Arbeitsgruppe
Datenarchivierung und ILM
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Das Dokument richtet sich u.a. an Mitarbeiter
aus der IT-Abteilung, die mit der Fachabteilung
Archivierungsvorhaben durchführen.
Hier dient es als Argumentationshilfe und
Richtlinie. Dazu Pier-Francesco Cantatore:
„Kollegen, die ganz neu bei dem Thema anfangen,
können auf diesem Konzept aufbauen
und haben eine gute Grundlage für die Verhandlungen
mit den Fachabteilungen.“ Aber
auch die Mitarbeiter in den Fachbereichen
und den Zentralstellen von Unternehmen
greifen gerne darauf zurück. Der Leitfaden
kann unter www.dsag.de/go/archivierung
heruntergeladen werden. (aj)
g weiterführende links
• www.bundesfinanzministerium.de
• www.admin.ch/ch/d/sr/c641_201_1.html
• www.elektronische-steuerpruefung.de
• www.gdpdu.com
• www.gdpdu-portal.com
• www.bmf.gv.at/
• www.belastingdienst.nl/
• www.irs.gov/
DSAG blaupause 01-09