Kaufmännische Anwendungen auf eServer iSeries

Office-Anwendungen
von Vergleichen mit den ERP-Daten ergänzt
werden. Beispielsweise können
über Erkennung der Umsatzsteuer-ID
oder Bankverbindung die Stammdaten
des Kreditors sowie offene Bestellungen
überprüft werden, so dass die Kreditoren
zu über 90 Prozent sowie Bestellnummer
oder Rechnungsbetrag zu über 98 Prozent
erkannt werden.
Treten Inkonsistenzen auf oder liegen unvollständige
Daten vor, werden am Korrekturarbeitsplatz
die korrekten Daten erfasst,
so dass für die weitere Bearbeitung und
Verbuchung nur korrekte Angaben dem
ERP-System übertragen werden.
3. ERP-System: Das System wird unverändert
verwendet. Anstelle der manuellen
Datenerfassung für die Buchungen erfolgt
der nahezu automatische Import in
das System. Die Rechnungsfreigabe erfolgt
mittels Freigabe-Workflow im ERP-
System oder mit Workflow-Funktionen
der Erkennungslösung. Die Anwender
können also zwischen der Vorgangsbearbeitung
im ERP-System und außerhalb
des ERP-Systems wählen. Bei letzterer Variante
können auch alle Mitarbeiter ohne
ERP-Anschluss adressiert werden.
Vorgehensweise
Anwender und Experten empfehlen gleichermaßen,
eine ordentliche Fachkonzeption
aufzusetzen, in der Dokumente,
Ablagen und Abläufe so beschrieben
sind, dass eine klare Lösung definiert werden
kann. Dieses Sollkonzept sollte auf
jeden Fall auch das Dokumentenvolumen
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insgesamt sowie Lieferant und auch die
Anzahl der Lieferanten beschreiben, so
dass Alternativen zur Belegverarbeitung
– im Wesentlichen Belegvermeidung! –
untersucht werden können. Mit diesen
Erkenntnissen können dann beispielsweise
folgende Punkte untersucht werden,
die die Erkennungsquote erheblich
beeinflussen können:
■ „Disziplin“ der Lieferanten (Angabe
Bestellnummer oder andere Zuordnungskriterien)
■ Wie erfolgt die Dokumentenanlieferung:
Über eine zentrale oder dezentrale
Poststelle?
■ Wie erfolgt die Rechnungserfassung
und welche Personen sind bei der Anerkennung
involviert?
■ Gibt es Integrationsmöglichkeiten
mit Datenbanken oder einem ERP-System,
damit erkannte Daten abgeglichen
werden können?
■ Woher stammen die Rechnungen,
müssen mehrere Eingangskanäle unterstützt
werden, wie z. B. Fax, Web, EDI, Papier?
Anwenderberichte zeigen auch deutlich,
dass Referenzinstallationen und Fachkonzeptionen
immer eine rasche und sichere
Einführung garantieren, unabhängig
davon, welches Produkt verwendet
werden soll. Weiterhin empfiehlt sich eine
Testphase, in der Erkennungsquoten und
Erkennbarkeit des Schriftgutes erprobt
werden kann.
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Welche Produktivitätsgewinne haben
die Anwender?
Die Produktivitätsverbesserungen liegen
erfahrungsgemäß bei zirka 25 bis 30
Prozent. Hierbei können nach längerer
Anwendungszeit durch den Erfahrungskurveneffekt
weitere Verbesserungen
eintreten. Als weitere Vorteile der Automatisierung
können genannt werden:
■ Sicherstellung der Vollständigkeit
und zeitnahen Erfassung der Verbindlichkeiten
aus eingehenden Rechnungen in
der Buchhaltung
■ Transparenz der Prozess-Schritte (z. B.
Rechnungsumlauf ) und Sicherstellung
der Auskunftsfähigkeit (z. B. bei Mahnungen)
durch ein elektronisches Rechnungseingangsbuch
und Prozess-Monitoring
■ Priorisierung von Rechnungseingängen,
direkter Zugriff auf alle Dokumente
■ Vermeidung unkontrollierbarer Fluss
von Papierdokumenten innerhalb des
Unternehmens durch elektronische Verfügbarkeit
■ Automatische Überprüfung von Unterschriftsberechtigungen
Weitere Informationen zur Vorgehensweise,
Prozessoptimierung und Unterstützung
bei der Systemauswahl gibt es
unter: www.dr-weiss.com.
Fachautor: Dr. Dietmar Weiß,
> weiss@dr-weiss.com
Schön, wenn’s anders läuft!
Dokumenten-Management schafft Platz.
Halle 1, Stand 1210