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Die Rolle der Administrativen Kraft 

Hausarbeit 

„Die Rolle der Administrativen Kraft“ 

ausgearbeitet von Monika Göschl und Sabine Keuschnigg 

Salzburger Hilfswerk 

Juli 2004

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1 Klima am Arbeitsplatz 

1.1 Betriebsklima 

1.2 Konflikt 

Inhaltsregister 

1.3 Miteinander arbeiten – miteinander reden 

2 Die Rolle als Administrative Kraft 

2.1 Erklärung Begriff Kraft 

2.2 Erklärung Begriff Rolle 

3 Die Administrative Kraft im Wandel der Zeit 

3.1 Rückblick 

3.2 Das Büro der Zukunft 

4 Stellenbeschreibung 

5 Lektionen gegen Bürofrust 

5.1 Was tun bei großem Arbeitsdruck? 

5.2 Quillt der Schreibtisch wieder mal über? 

5.3 So schalten wir besser ab 

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5.4 Bürden wir uns nicht zuviel auf 

5.5 Tipps gegen Motivationskiller und den „inneren Schweinehund“ 

6 Der Vorgesetzte 

6.1 Regeln für den Umgang mit dem Vorgesetzen 

6.2 Mein Chef ist nie im Büro 

6.3 Mit 8 Schritten zu mehr Verantwortung 

7 Tipps und Tricks für das Büroleben 

8 Verzeichnisse 

8.1 Literaturverzeichnis 

8.2 Abbildungsverzeichnis 

8.3 Sonstiges 




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Ausgangslage 

Auf Grund der Teilnahme am Lehrgang – Management für Administrative Mitarbeiter 

beschlossen Monika Göschl und Sabine Keuschnigg eine gemeinsame Hausarbeit 

abzugeben. Dies in jenem Bereich, der das Umfeld der täglichen Arbeit ausmacht. 

1 Klima am Arbeitsplatz 

1.1 Betriebsklima 

Wir alle wissen, wie wichtig ein gutes Verhältnis zwischen uns und den Kollegen am 

Arbeitsplatz oder zum Vorgesetzten ist. Einen wesentlichen Teil unseres Wohlbefindens 

beziehen wir nämlich aus diesen Beziehungen. So wird z. B. manch langweilige Arbeit durch 

ein gutes Verhältnis am Arbeitsplatz ausgeglichen; oft kann uns diese Stütze helfen, andere 

Schwierigkeiten und Konflikte (z.B. Streit mit dem Partner zu Hause) zu bewältigen. 

Umgekehrt kann uns auch die interessanteste Arbeit vermiest werden, wenn es zu Konflikten 

am Arbeitsplatz kommt. 

Es ist jedoch unvermeidbar, dass Meinungsverschiedenheiten, Konflikte und ungerechte 

Behandlung am Arbeitsplatz auftreten. Ein vollkommen konfliktfreies Miteinander am 

Arbeitsplatz ist schon allein deshalb ausgeschlossen, wie hier unterschiedliche 

Auffassungen, gegensätzliche Interessen und verschiedene Wertauffassungen aufeinander 

treffen. 

So ist es beispielsweise möglich, dass dem einen Kollegen Ordnung über alles geht und 

jedes Blatt Papier, jeder Bleistift seinen Platz am Schreibtisch findet, der Schreibtisch der 

Arbeitskollegin gegenüber aber ständig chaotisch überladen ist. 

Schon ist Stoff genug für Debatten über den Sinn und Unsinn eines ordentlichen 

Arbeitsplatzes vorhanden. Nicht selten gehen dann Kollegen wütend über die 

Uneinsichtigkeit des jeweils anderen auseinander. 

Kommt dann vielleicht noch Stress aufgrund permanenter Arbeitsüberlastung hinzu, dann 

schreien wir auch mal jemanden an, obwohl wir das eigentlich gar nicht wollen. 

Wichtig ist in so einem Fall, wie wir mit derartigen Konflikten umgehen. Die moderne 

Managementliteratur ist nach langer Diskussion zur Auffassung gekommen, dass Konflikte 

normal sind, immer wieder auftreten und produktiv genutzt werden können. 




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Deshalb ist in einem Betrieb ein gutes Betriebsklima so wichtig. 

Denn Kollegialität, Hilfsbereitschaft und gegenseitiges Vertrauen können in diesen 

Momenten die große Stütze sein. Auch die gute Zusammenarbeit mit Vorgesetzten und 

anderen Abteilungen, Vertrauen auf gerechte Behandlung und kaum Kündigungen durch den 

Arbeitsnehmer deuten auf ein gutes Klima hin. 

Abbildung 2: 

Einfach ausgedrückt, können wir unter Betriebsklima die Stimmung und Arbeitsfreude 

verstehen, mit der die Mitarbeiter zu Erfüllung ihrer arbeitsvertraglichen Pflichten und 

darüber hinaus zur freiwilligen Mehr- und Zusatzarbeit sowie zur Zusammenarbeit mit ihren 

Vorgesetzten und Kollegen bereit sind. 

Das Betriebsklima wird hauptsächlich durch folgende Faktoren geprägt: 

• Allgemeine und persönliche Arbeitplatzgestaltung sowie Umgebung des 

Arbeitsplatzes 

• Soziale Betreuung und Informationswesen 

• Führungsstil und Führungsverhalten 

• Zusammensetzung der Arbeitsgruppen 

• Personalpolitik (Aufstiegsmöglichkeiten, Fortbildung) 

Daher ist für jeden kooperativen Führungsstil das Mitarbeitergespräch ein wesentlicher 

Bestandteil. Zeit für den Mitarbeiter zu haben, ist unverzichtbare Vorgesetztenaufgabe. 

Lob und Anerkennung ist für die einzelnen Mitarbeiter der Jungbrunnen für eine gute und 

produktive Zusammenarbeit. 

Wenn in einem Betrieb folgende Verhaltensweisen zu beobachten sind, dann lässt sich auf 

ein schlechtes Betriebsklima schließen: 

• Taktisches Verhalten gegenüber Vorgesetzten und Mitarbeitern 

• Abteilungsegoismus und Cliquenbildung 

• Starke Absicherungstendenzen 

• Überdurchschnittliches Krankmelden/Krankfeiern 

• Überdurchschnittlich viele Kündigungen seitens der Arbeitnehmer 




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1.2 Konflikt 

Die Leute wünschen nicht, dass man zu ihnen redet. 

Sie wünschen, dass man mit ihnen redet. (Emil Oesch) 

Konflikte sind Störungen, sie unterbrechen, teilweise auch nur vorübergehend, den 

Handlungsablauf und zwingen dazu, sich der eigenen Orientierung zu versichern. 

Sie wirken belastend, denn wer in einem Konflikt steht, fühlt sich angespannt, unter Druck 

und bedrückt. 

Konflikte beinhalten die Tendenz zur Eskalation, sie weiten sich aus, beziehen nicht selten 

mehrere Personen ein und nehmen an Intensität zu. 

Bei den Betroffenen erzeugen Konflikte einen Lösungsdruck, den man bewältigen muss und 

nicht auf sich beruhen lassen kann. 

Glauben wir, andere können einem Angst einjagen, einen deprimieren oder ärgerlich 

machen? Oder glauben wir, die Gefühle anderer zu verletzen oder diese zu kränken? 

Schon sitzen wir in der Falle. 

Nicht nur, dass wir uns dann anderen Menschen ausgeliefert fühlen und ihnen Macht über 

unser seelisches Befinden geben – sondern wir fühlen uns auch verantwortlich wie es 

anderen geht und sind deshalb leicht manipulierbar. 

Die Bedeutung der eigenen Einstellung zum Konflikt: 

Die Wahrnehmung: 

Erkenne ich rechtzeitig, wo sich ein Konflikt abzeichnet, oder verdränge ich die Signale? 

Die Gefühlslage: 

Reagiere ich auf den Konflikt ängstlich und hilflos, oder stelle ich mich ihm mutig und 

entschlossen? 

Das Verhalten: 

Gehe ich einen Konflikt aktiv, offen und kooperativ an, weiche ich ihm aus oder reagiere ich 

aggressiv? 

Die eigene Einstellung zum Konflikt ist ein wichtiger Punkt zum Gelingen oder Misslingen 

einer Konfliktbewältigung. Eine Grundvoraussetzung zur erfolgreichen Konfliktbewältigung 

ganz allgemein ist die Fähigkeit, Belastungen standhalten zu können. 

Wer eine Auseinandersetzung mit Kollegen und/oder Vorgesetzten hat, braucht daher nicht 

nur eine Strategie für die Austragung, sondern auch eine Methode zur Bewältigung. 

Zwischenmenschliche Konflikte lassen sich danach unterscheiden, ob sie als Kampf, Spiel 

oder Debatte auftreten und ausgetragen werden. 




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Grundsätzlich gilt: 

Ein Konflikt existiert dann, wenn zumindest eine Seite erkennt, dass jemand sich in 

irgendeiner Weise beeinträchtigt, gestört, behindert, übergangen oder gelähmt fühlt – auch 

wenn der Anlass oder die Anlässe zunächst unerheblich erscheinen. 

Wenn eine Seite einen Konflikt feststellt, dann existiert er auch. 

1.3 Miteinander arbeiten – miteinander reden! 

Unsere Arbeitswelt wird immer mehr technisiert. Diese Entwicklung ist Grundlage für 

unseren Wohlstand. Wir müssen aber aufpassen, dass dieser wirtschaftliche Wohlstand 

nicht zum menschlichen Notstand an unseren Arbeitsplätzen führt. 

Je mehr Technik unsere Arbeitswelt prägt, umso wichtiger sind die menschlichen Faktoren. 

Unter diesen führt das Gespräch miteinander eine besondere Rolle. Wenn wir Umfragen zu 

diesem Thema glauben dürfen, steht es mit der Gesprächsbereitschaft und der 

Gesprächsfähigkeit nicht zum Besten. 

Zahlreiche Untersuchungen (s. Neuberger, 1976) haben erwiesen, dass durch Telefonate, 

Gespräche, Konferenzen, Informationssuche, Kontrolle, Beratung usw. zwischen 40% und 

80%, im Durchschnitt weit über die Hälfte der gesamten Arbeitszeit beansprucht werden. 

In einer arbeitsteiligen Organisation hängt die Zielerfüllung von einer gelungenen 

Abstimmung der einzelnen Leistungsphasen und -beiträge ab. Voraussetzung dafür ist die 

richtige Kommunikation. Kommunikation ist der Flaschenhals jeder Organisation, denn alles 

Problemlösen, Planen, Entscheiden, Koordinieren, Organisieren, usw. ist an Information und 

Kommunikation gebunden. 

Warum über Reden reden (oder schreiben)? 

Es scheint auf den ersten Blick, als gäbe es nichts Einfacheres als reden. Wir alle haben es 

gelernt und haben jahrelange Übung. Warum noch Worte darüber verlieren? 

Zwei Gründe gibt es: 

• zum einen kann man jahrelang dieselben Fehler machen ohne es zu merken 

• und zum anderen gibt es vielleicht noch unausgeschöpfte Möglichkeiten des Lernens und 

der Verbesserung. 

Wie gelingt eine bessere Kommunikation? 

Wir wollen im Büro besser kommunizieren, haben aber ständig das Gefühl, uns nicht 

durchsetzen zu können? Vielleicht fehlen uns die richtigen Gesprächs-Tricks? 




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Hier sind sie: 

Unsere Chance: Es ist gar nicht so schwer, im Job erfolgreich zu kommunizieren. Aber wir 

müssen uns klarmachen, dass es nicht darum geht, den anderen zu besiegen, sondern 

darum, eine Lösung zu finden, mit der alle leben können. 

Deshalb sollten wir: 

Unser Ziel kennen: Bevor wir ein Gespräch beginnen, überlegen wir uns, was wir erreichen 

wollen (einen veränderten Dienstplan, genauere Informationen). Genügend Zeit zum Reden 

und ein positiver Gesprächseinstieg sind wichtig. In der Ich-Form sprechen und 

Schuldzuweisungen vermeiden. Aktiv zuhören, was unser Gegenüber zu sagen hat. 

Nachfragen, zusammenfassen. Nur so fühlt sich der andere ernst genommen und ist bereit, 

auf unsere Wünsche einzugehen. 

Auf die Körpersprache achten: Wie stehen oder wie sitzen wir, wenn wir mit einer Kollegin 

reden? Halb abgewandt mit verschränkten Armen und übereinander geschlagenen Beinen? 

Die Haltung ändern. Wenn wir uns dem Gesprächspartner offen zuwenden, ihm in die Augen 

schauen und freundlich lächeln, wird der andere wesentlich schneller bereit sein, unsere 

Vorschläge zu berücksichtigen. 

Gesprächskiller vermeiden: Vorsicht vor Gesprächskillern wie: „Das haben wir noch nie so 

gemacht.“ Wer das sagt, dirigiert das Gespräch in eine Sackgasse und macht sich schnell 

unbeliebt. Besser wir fragen nach: „ Wie stellen Sie sich das denn genau vor?“ So bekommt 

der andere die Gelegenheit, seine in Ihren Augen vielleicht absurde Idee zu erläutern. 

Selber können wir den so genannten Gesprächskiller entschärfen mit. „Richtig, das haben 

wir noch nicht gemacht und deshalb finde ich es wichtig, dass ….“ Einwände sollten wir nie 

übergehen, sondern immer nach dem Hintergrund fragen. 

Falls der Gesprächspartner zögert, unserem Vorschlag zuzustimmen – nicht persönlich 

nehmen, dem anderen Zeit geben sich zu entscheiden. Das Gespräch eventuell vertagen. 

Manipulationen meistern: Bleiben wir selbst fair und signalisieren wir einem unfairen 

Gesprächspartner, dass wir seine Spielchen nicht mitmachen. Wenn wir merken, dass der 

andere blockiert, versuchen wir es mit: „Ich verstehe, dass Sie unter Zeitdruck stehen. Aber 

versetzen Sie sich bitte in meine Lage. Ich ….“ 

Wenn wir das Gefühl haben, der Gesprächspartner ist an einer sachlichen Lösung gar nicht 

interessiert, bleiben wir dennoch höflich. So sagen wir zum Beispiel: „ Meine Vorschläge 

konnten Sie leider nicht annehmen. Was können wir aus Ihrer Sicht tun, damit das 

Projekt … ?“ 

Wir sollten nicht versuchen, etwas zu erzwingen. Denn nicht jedes Gespräch muss gleich 

beim ersten Versuch erfolgreich ausgehen. 

Wenn gute Reden sie begleiten, dann fließt die Arbeit munter fort. (Schiller) 

Wo das Gespräch verstummt, hört das Menschsein auf. (Brecht) 




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2 Die Rolle als Administrative Kraft im FSZ 

2.1 Begriffsklärung Kraft: 

allgemein wird die Kraft zur Arbeit, Schaffenskraft, körperliche oder geistige 

Leistungsfähigkeit gemeint. Die Arbeitsleistung eines einzelnen Menschen. 

In der marxistischen Ökonomie ist die Arbeitskraft ein warenförmiger Wert. Gemeint ist die 

Arbeit des Menschen, die zeitlich messbar ist und Werte schafft. Danach machte der 

Kapitalismus alles zur Ware, zu einem Produkt, mit dem auf dem Markt Profit zu erzielen ist, 

auch die menschliche Arbeitskraft. 

Unter Arbeitskraft verstehen wir den durchschnittlich eingesetzten Arbeitsaufwand zur 

Herstellung eines bestimmten Gegenstandes oder zur Erreichung eines bestimmten Zieles in 

einer bestimmten Zeit. 

Kraft – Selbstbewusstsein im Berufsleben 

Wenn wir ständig um des lieben Friedens willen oder aus Angst der gestellten Aufgabe nicht 

gerecht zu werden, zurückstecken oder nachgeben, zahlen wir den hohen Preis der 

entgangenen Chancen und der inneren Unzufriedenheit. 

Das betriebliche Umfeld erkennt bald diese Schwächen mit der Folge, dass der Unsichere 

und Zweifelnde häufig ausgenutzt wird. 

Es ist eine Illusion zu glauben, dass, wenn wir ständig zurückstecken oder nachgeben, die 

anderen einen dadurch mehr mögen. Sehr bald werden wir die Erfahrung machen müssen, 

dass der „nette Kollege“ seine Fassade fallen lässt, wenn er bemerkt, dass wir uns nicht 

mehr manipulieren lässt. 

Um selbstsicher aufzutreten, ist es erforderlich, dass wir uns selbst achten. Unsicherheit und 

Schüchternheit drückt sich übrigens auch in der Körperhaltung, Mimik und Stimme aus. 

Wer selbstsicher auftritt, ist auch bereit, gelegentlich ein „schlechtes Gewissen“ in Kauf zu 

nehmen, der überwindet auch seine Angst, möglicherweise abgelehnt oder kritisiert zu 

werden. 

So bin ich und so fühle ich, so denke ich und das sind meine Vorstellungen. 

Zwar führt ein selbstbewusstes Verhalten nicht immer zum erstrebten Ziel, aber Fehlschläge 

führen nicht zu Verbitterung, höchstens zu Enttäuschungen. 

Gerade das Selbstbewusstsein im beruflichen Alltag basiert auf drei Grundlagen: 

• aktive Einstellung zur Aufgabe 

• Beherrschung der eigenen Unsicherheiten 




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• Erkennen der eigenen Fähigkeiten und Stärken sowie Grenzen 

Die gedankliche Überlegung „ich versuche/riskiere es mindestens“ – denn der 

Mensch wächst mit seine Aufgabe, - kann sich nur positiv auswirken. 

2.2 Begriffserklärung Rolle: 

Als Rolle bezeichnen wir eine Verhaltensweise im zwischenmenschlichen Bereich, die selbst 

gewählt oder durch die Erwartungshaltung anderer angenommen wurde. Wir erleben Rollen 

und spielen Rollen in unserem Dasein. Wir passen uns in unserem Rollenrepertoire an 

Wünsche und Vorstellungen an. 

Rollenverhalten: 

Je mehr Rollen eine Person zur Verfügung hat, umso höher ist ihr Entscheidungs- und 

Handlungsspielraum im Alltagsgeschehen. 

Das bewusste Rollenverhalten im Sinne von annehmen und wechseln mit einem flexiblen 

Rollenrepertoire steigert das Argumentationsvermögen und somit die Fähigkeit der 

partnerschaftlichen Verhandlungen. 

In unserem Rollenverhalten greifen wir durchwegs auf gelebte und erlebte Rollen zurück. Wir 

spielen sie oder leben sie abhängig von der Situation, der Personen, den Stimmungen, den 

Gefühlen und unserer Vorstellung. Im Hintergrund ist unsere Charakterstruktur und Haltung. 

Ein Mensch, der sich von seiner Grundhaltung „oben“ hält, mächtig sein will, keine 

Schwächen zeigen kann, wird kaum in die Rolle eines Mauerblümchens, eines reuigen 

Sünders oder eines bescheidenen Kollegen schlüpfen. 

Unser Rollenverhalten ist oft ein Schutzmantel über unser verletzliches Ich. 

Es liegt an uns, unsere Rollen zu akzeptieren, und damit ein Stück unserer 

Lebensgeschichte anzunehmen. 

Erst diese Akzeptanz gibt uns im Miteinander die Möglichkeit, Situationen zu nutzen. 

Je weniger wir zu unserem Rollenverhalten stehen, es verleugnen oder gar entwerten, umso 

häufiger kommt es zu Verunsicherungen, Verwirrungen und Störungen. 

Übertriebene Rollenstarrheit auf der einen Seite und Rollenunsicherheit auf der anderen 

Seite sind weitere Quellen von Störungen im zwischenmenschlichen Bereich. 

Eine Mutter, die in sämtlichen Lagen nur ihre Mutterrolle zur Verfügung hat und damit keine 

anderen Verhaltensweisen ausüben kann, hat sich zu einseitig auf eine Verhaltensweise 

fixiert und verhindert dadurch lebendige und flexible Formen des Zusammenlebens. 

Gleicherweise störend sind die Rollenspringer, die in ihrer übertriebenen Rollenflexibilität und 

Rollenunsicherheit für Verwirrung sorgen. 

Kaum gefallen sie sich im jammernden Weltschmerz, machen sie einen Rollensprung und 

klagen den Nächstbesten als Schuldigen an. Sie wechseln die Rollen, die Ich-Zustände und 

die Ebenen nach ihrem Belieben auf Kosten der anderen. 




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Der Preis den sie zahlen müssen - eine Gemeinschaft erträgt nur eine begrenzte Zeit die 

Überflexibilität. 

Das Rollen-Beherrschen, das zur Verfügung Haben verschiedener Rollen erhöht die 

Mitteilungsfähigkeit und lässt einen großen Spielraum für Entscheidungen und Handlungen. 

Es ist die Fähigkeit damit verbunden, sich auf wechselnde Situationen und Personen 

einzustellen und sowohl auf der Leistungs-, wie auch auf der Beziehungsebene Nutzen zu 

haben. 

3 Die Administrative Kraft im Wandel der Zeit 

3.1 Rückblick 

Stellen wir uns einen Schreibtisch während der Zeit um 1970 vor, so fallen uns spontan 

Dinge ein wie: 

Füller, Kugelschreiber, Lineal, mechanische Schreibmaschine (Triumph-Adler), elektrischer 

Rechner, Preisbuch, Berge von Aktendeckeln und ähnliches ein. 

Abbildung 3: Schreibmaschine Abbildung 4: Sekretärinnen 

Schauen wir uns heute einen Schreibtisch an, so dominieren Dinge wie: 

Scanner, Drucker, Maus, Rechner. 

Das Einzige, was geblieben ist, sind die Aktenberge. 

Auch die Arbeitsabläufe haben sich verändert. 

Die Preise werden nicht mehr in die Aufträge eingetragen und kontrolliert. 

Die Zwischensumme und die Mehrwertsteuer werden nicht mehr selbst ermittelt. 




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Die Aufträge sind nicht mehr von Hand geschrieben. 

Die Buchhaltung von Hand ist Geschichte. 

All diese Abläufe werden nun vom Computer übernommen. Die Aufträge kommen per 

Internet herein. Die Rechnungen schreibt ein Fakturierprogramm. Die Buchhaltung 

übernimmt das Buchhaltungsprogramm. 

Im August 1981 fing alles an 

Kaum vorstellbar, dass es vor rund 20 Jahren fast nur kühlschrankgroße Industrie-Rechner 

gab, die für den Privatgebrauch völlig ungeeignet waren. Erst IBMs Personal Computer, 

präsentiert am 12. August 1981, konnte sich bei den Massen durchsetzen. Hier ein 

Rückblick. 

Im Forschungslabor brodelt es. 

Boca Raton im Sommer 1980: In den IBM-Forschungslaboren startet ein geheimes Projekt. 

Ingenieure basteln an einem preiswerten Computer für die Massen, einem so genannten 

"Personal Computer". Die Führung des Computerkonzerns setzt zwar keine großen 

Erwartungen in das Projekt, doch IBM-Chef Frank Bary will kleinen Firmen wie Apple oder 

Commodore auch nicht kampflos den Markt überlassen. 

Großer Auftritt in New York 

Am 12. August 1981 ist es so weit: "Big Blue" stellt in New York den IBM 5150 PC vor. 

Damals ahnte wahrscheinlich niemand, dass dieses Gerät eine neue milliardenschwere 

Industrie begründen und die Welt verändern würde. 

Die letzten 30 Jahre haben im Bürobereich eine enorme Veränderung gebracht, auf die sich 

die Beschäftigten einstellen mussten. Was an technischer Revolution in den nächsten 30 

Jahren stattfinden wird, lässt sich kaum erahnen. Es wird vielleicht Techniken geben, an die 

wir heute noch gar nicht denken. Auf all diese Änderungen muss sich die Administrative Kraft 

der Zukunft einstellen. Sind wir bereit, ein Leben lang dazu zu lernen, werden wir immer gute 

Chancen auf einen sicheren und abwechslungsreichen Arbeitsplatz haben. 

Die Administrative Kraft von heute muss nicht mehr nur die Schreibmaschine und den 

Kaffeeautomaten beherrschen. Neben ausgezeichneten Fachkenntnissen und Kompetenzen 

im persönlichen Bereich zeichnet eine Administrative Kraft vor allem die Fähigkeit aus, selbst 

auf unvorhergesehene Ereignisse schnell und professionell zu reagieren. 

Die Bereitschaft der Administrativen Kräfte Abhängigkeit und massive Belastungen zu 

akzeptieren, geht zurück. Die Dominanz betrieblicher und autoritärer Zwänge wird abgelehnt. 

Eine tragfähige Balance von Arbeiten und Leben muss auch für die Administrative Kraft 

gelten. 

Loyalität und selbständige Gestaltungsfähigkeit bleiben Kern jeder Bürotätigkeit. 

Gehältervergleich zwischen 1950 und heute 

Verglichen mit 1950 sind die Gehälter um ein Vielfaches gestiegen. 

Berücksichtigen wir den Preisanstieg, liegt der Netto-Reallohn, also die Kaufkraft, auf einem 

gut dreifach höheren Niveau als in der Mitte des letzten Jahrhunderts. 




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3.2 Das Büro der Zukunft 

Klassische Büroräume passen immer weniger in neue Arbeitskonzepte. Im Büro der Zukunft 

gibt es keine feste Möblierung mehr. Jeder Mitarbeiter besitzt einen Rollcontainer mit 

sämtlichen persönlichen Unterlagen sowie ein Funktelefon, das er sich jeden Morgen abholt. 

Der Vorteil der rollenden Büroeinrichtung: Alle Schreibtische und Stühle lassen sich nach 

Bedarf umgruppieren. Dies erleichtert das Einsetzen von Projektgruppen und das Abhalten 

von Teambesprechungen. Ein Viertel der Mitarbeiter ist regelmäßig nicht anwesend, bedingt 

durch Krankheit, Urlaub oder Dienstreisen. Für sie muss nicht extra ein fester Dienstplatz 

freigehalten werden. 

Allerdings: erste Anlaufstelle bleibt immer noch die Administrative Kraft. Daher wird dieser 

Arbeitsplatz in absehbarer Zukunft noch nicht in ein mobiles Büro umgewandelt. 

„Fürchte dich nicht vor dem Vorwärts gehen, 

fürchte dich nur vor dem Stehen bleiben.“(Weisheit aus Hongkong) 

4 Stellenbeschreibung 

Stellenziel: 

Verantwortlich für die Büroorganisation, die Abwicklung der Administration und die 

Schnittstellenkoordination mit den organisatorischen Einheiten im Hilfswerk. 

Mit der Administrativen Kraft steht und fällt das Familien – und Sozialzentrum. 

• Entwicklung und Durchführung der Büroorganisation des FSZ 

Dies immer unter dem Aspekt der Sicherheit . 

Nicht jeder, der das Büro betritt, hat nur Gutes im Sinn. Wir müssen darauf achten, 

dass keine vertraulichen Informationen in falsche Hände geraten. 

Wichtige Dokumente sollen nicht offen herum liegen. 

Wichtige Unterlagen müssen verschlossen sein. 

Nicht alles gehört in den Papierkorb. 

Disketten und CDs müssen verschlossen sein. 

Vertrauliche Infos dürfen nur schriftlich im verschlossenen Umschlag oder 

persönlich weitergegeben werden. 

E-Mail und Fax sind dafür nicht geeignet. 




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• Verwaltung des Formularwesens für das FSZ 

Das Arbeiten mit aktuellen Formularen und Vorlagen muss eine 

Selbstverständlichkeit sein. 

• Unterstützung der FSZ-Mitarbeiter bei der Abwicklung der administrativen Belange 

(wie Weiterleitung des Bildungsbedarfs des FSZ an FA PR/Bildung 

Weiterleitung der Personalunterlagen an Abt. Lohnverrechnung, etc.) 

Dies unbedingt unter Beachtung des Datenschutzes. 

• Erstellung von Protokollen/Aktenvermerken/Schriftverkehr und Abschriften 

• Mitarbeit an der Koordination des wirtschaftlichen Einsatzes der Ressourcen 

(Räumen, KFZ, EDV, Mobiltelefone, Versicherungen) zusammen mit dem FSZ-Leiter 

• Mitarbeit bei der Organisation von innerbetrieblichen Koordinationstreffen, sowie 

Besprechungsterminen aller Art (Raumgestaltung, etc.) 

Allgemein zum ersten Eindruck des Büros: Welchen Eindruck macht unser Büro, 

wenn es Besucher betreten? 

Ist es eine repräsentative Visitenkarte für uns und das FSZ? 

Wenn Geschäftspartner oder Kunden die FSZ-Leitung besuchen, betreten sie zuerst unser 

Büro. 

So sollte es nicht aussehen: Ablageberge, die sich stapeln, eine einsame Kaffeetasse mit 

den Resten des Morgenkaffees auf dem Aktenschrank, das kreative Chaos auf unserer 

Schreibtischplatte, ein Aschenbecher mit Kippen darin, traurige Blumentopfpflanzen, die 

schon bessere Zeiten gesehen haben. Ein trostloser Anblick und schlechter Eindruck für den 

Betrachter. 

So macht unser Büro einen professionellen und einladenden Eindruck: Ordnung und 

Sauberkeit und eine aufgeräumte Schreibtischplatte beweist unser souveränes 

Organisationstalent. Ein hübsches Bild und eine liebevoll gepflegte Blumentopfpflanze oder 

ein frischer Blumenstrauß zeigen unseren individuellen und persönlichen Geschmack. 

• Durchführung administrativer Tätigkeiten im Bereich Versicherungen, Mobiltelefon 

und Fuhrpark 

• Mitarbeit bei der Koordination der internen Logistik bei Hilfsmitteln, Dienstkleidung, 

Einsatztaschen 

• Koordination des Einkaufes in Zusammenarbeit mit der Abt. Infrastruktur 

Wir verschaffen uns dazu einen Überblick über das aktuelle Bestellvolumen. 

Günstig ist es den Materialverbrauch über einen längeren Zeitraum zu erfassen. 

Wie viel Papier, Toner, Stifte werden tatsächlich im Monat verbraucht? 

Beachtung sollten wir auch den Vorlieben des Personals schenken: 

Wer verwendet lieber Faser- statt Kugelschreiber, welche Marker-Farben werden am 

häufigsten benutzt? 

Bestellen sollen wir nicht mehr, als vom Platz her gelagert werden kann. 

Eine Bestellung pro Quartal an einem festen Termin sollte reichen; am besten bei 




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einem Lieferanten. Sonst ist der Aufwand zu groß. 

FSZ-Leitung und Kollegen sollen von diesem Termin in Kenntnis gesetzt werden und 

den Bedarf rechtzeitig anmelden. 

Nachbestellungen sind meistens mühsam und teuer. 

Günstig ist es, eine Bedarfsliste anzufertigen, die laufend aktualisiert wird. 

• Wartung und Instandhaltung von Büromaterial, Werbematerial und Büromaschinen, 

incl. EDV- in Zusammenarbeit mit EDV-Administrator 

• Organisation des Postlaufes (Eingang/Ausgang) 

Die Führung eines Postbuches ist sehr von Vorteil. 

Der Eingang bzw. Ausgang der Post kann im Zweifelsfall nach verfolgt werden. 

• Telefonvermittlung für das FSZ 

Begrüßung am Telefon 

Den ersten Kontakt mit neuen Geschäftspartnern oder Kunden des Unternehmens 

knüpft die Administrative Kraft. Dann werden die Anrufe weitergeleitet. 

Wie melden wir uns? 

Freundlich und persönlich sollten wir uns melden. 

Etwa so.: HILFSWERK Keuschnigg Grüß Gott. 

Wichtig ist außerdem die Modulation unserer Stimme. 

Am Ende der Begrüßungsformel soll die Stimme angehoben werden, wie bei einer 

Frage. 

Lassen Sie die Stimme nicht abfallen, das wirkt negativ. 

Wichtig: Wir dürfen den Anrufer auf keinen Fall in der Warteschlange verhungern 

lassen. 

Was glauben Sie, wie lange hält ein Anrufer es in der Warteschleife aus, ohne 

ungeduldig oder gar genervt zu werden? 

Erlösen Sie ihn nach spätestens 30 Sekunden, und fragen Sie nach, ob er noch 

länger warten möchte. Alles andere ist unhöflich. 

• Verwaltung der Ablagen und des Archivs (Ordner&EDV) 

Wichtig: Die Ablage muss so logisch und übersichtlich angelegt sein, dass sich die 

FSZ-Leitung und die Vertretung auch während der Abwesenheit der Administrativen 

Kraft ohne Probleme dort zurechtfindet. 

Gezielt ablegen, schnell wieder finden! 

• Mitwirkung bei der CI-gerechten Gestaltung der FSZ-Räumlichkeiten 

Das Schlagwort CI wird immer öfter verwendet, doch was bedeutet es eigentlich? 

Unter Corporate Identity (CI) versteht man das Selbstverständnis eines 

Unternehmens, einer Organisation oder einer Institution. Dieses Selbstverständnis 

wird strategisch ausgerichtet durch Leitlinien, Philosophie, Mission Statement und 

operativ umgesetzt sowohl intern in der Mitarbeiterkommunikation als auch extern in 

der Kommunikation mit der Öffentlichkeit und den Zielgruppen. 




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Die Corporate Identity findet ihren Ausdruck im Corporate Design, dem Corporate 

Behaviour und der Corporate Culture. Sie bilden für den Außenstehenden eine 

Einheit, ein Gepräge, das dem Kunden oder Besucher, ja auch den Mitarbeitern, 

Partnern und Lieferanten eine Orientierungshilfe bietet. 

Was versteht man unter Corporate Behaviour? 

Es ist die Ausrichtung aller Verhaltensweisen der Mitglieder einer Organisation nach 

innen und nach außen. 

• Durchführung der Stammdatenerfassung von Kunden und MA im Hais 

• Erstellung von Reports und Kontrolllisten im Hais 

• Eigenverantwortliche Erstkontrolle der Scanner-Formulare für die Leistungserfassung 

Hier müssen wir mit größter Sorgfalt arbeiten. 

Eine genaue Erstkontrolle vermindert den Zeitaufwand bei den Nachkontrollen der 

Abrechnung. 

Schließlich sind die Daten die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, 

sowie für die Rechnungen der Kunden und die Salzburger Landesregierung. 

Daher: größte Sorgfalt. 

Wichtig ist dazu, dass die Administrative Kraft an den Abrechnungstagen in 

größtmöglicher Ruhe arbeiten kann. Ein Zivildiener sollte daher den Telefondienst 

übernehmen. 

• Führung und Verwaltung der Handkassa unter Beachtung de Finanzordnung des 

SHW 

• Administrative Unterstützung der gewählten Funktionäre bei der Abwicklung von 

Vereinsangelegenheiten in Abstimmung mit dem FSZ-Leiter 

Stellenbild: 

Disziplinärer Vorgesetzter: FSZ-Leiter 

Fachlicher Vorgesetzter: FSZ-Leiter 

Personelle Überstellung: Keine 

Stellvertretung: Keine; Aufgaben werden in Abstimmung mit FSZ-Leiter delegiert 

Vollmachten: keine 

Aufteilung der Aufgabenbereiche in Prozent 

• Strategische Planung 2 % 

• Finanzen 0 % 

• Organisation 98 % 

• Mitarbeiterführung 0 % 

• Zusammenarbeit Präsidium/Vereine 0 % 

• Vertretung nach außen 0 % 




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5 Lektionen gegen Bürofrust 

5.1 Was tun bei großem Arbeitsdruck? 

Wenn wir gelegentlich großem Arbeitsdruck ausgesetzt sind, sollten wir uns die folgenden 

Tipps zu Herzen nehmen: 

• Wenn die hektische Zeit vorbei ist, sollten wir analysieren, wie wir uns 

währenddessen verhalten haben. Nur so können wir den Druck beim nächsten Mal 

reduzieren. 

• Herausfinden, wie wir den Arbeitplatz anders organisieren können, so dass alles, was 

wir benötigen, immer in Reichweite ist. Mit Kolleginnen und Kollegen ein 

Brainstorming durchführen, um herauszufinden, wie wir Arbeiten effektiver erledigen 

können. 

Was ist Brainstorming? 

Lösungsfindung in einer Gruppe, indem alle Anwesenden spontane Assoziationen zu einem 

Problem äußern. 

• Möchten wir eine Veränderung der Arbeitsabläufe, sollten wir mit der FSZ-Leitung 

darüber sprechen. 

5.2 Quillt der Schreibtisch wieder mal über? 

Quillt der Schreibtisch wieder mal über und suchen wir verzweifelt nach einem wichtigen 

Dokument? Dann sollten wir sofort die folgenden Tipps umsetzen: 

• Sofort den Schreibtisch aufräumen 

• Alle Unterlagen, die wir heute nicht benötigen, verschwinden sofort von unserem 

Tisch. Daran denken: Es gibt Mappen, Wiedervorlagen und Ordner, in denen wir 

Unterlagen zwischenlagern können – das sollten wir tun! 

• Wir arbeiten bei der nächsten Versuchung, unsere Arbeit beispielsweise wegen einer 

eingehenden E-Mail zu unterbrechen, weiter. 

• Wir widerstehen dem Drang, spontan Arbeiten liegen zu lassen und uns einer neuen 

Aufgabe zu widmen. 




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5.3 So schalten wir besser ab 

• Aufgaben sollten wir nach Möglichkeit abschließen, bevor wir das Büro verlassen. 

So nehmen wir die damit verbundenen Probleme nicht mit in die Freizeit. 

• Besser ist es, wenn wir bei viel Arbeit mal eine Stunde länger bleiben oder früher 

anfangen. Langwierige Aufgaben und große Projekte lassen dies natürlich nicht 

immer zu. Wenn wir in dem Fall merken, dass wir schlecht abschalten können, hilft 

das Zerlegen der Aufgabe in Teilaufgaben. Das macht zufriedener und gibt Ruhe. 

• Nach der Arbeit einen Ausgleich suchen. Das kann Sport sein, ein Spaziergang oder 

eine Verabredung zum Kino. 

• Zeit nehmen für uns. Wenn wir durch Haushalt, Familie und Job mehrfach belastet 

sind, ist das nicht immer so einfach alles unter einen Hut zu bringen. Wenn wir nach 

der Arbeit oder dem Abendessen eine halbe Stunde für uns in Anspruch nehmen, 

wird das die Familie sicher respektieren. 

• Aktiv werden, wenn wir merken, dass wir schlecht zur Ruhe kommen. 

Nicht gleich ins Bett gehen, sondern einen Spaziergang machen oder einige Seiten 

lesen, Entspannungsübungen machen oder Musik zum Abschalten hören. 

• Noch ein Tipp fürs Büro: Am Arbeitsplatz immer wieder kleinere Pausen machen. 

Wichtig: den Schreibtisch verlassen, Fenster öffnen, und mehrmals tief ein und 

ausatmen. 

An etwas Schönes denken. Das hilft. 

5.4 Bürden wir uns nicht zu viel auf 

„Achte auf deine Gedanken, 

sie sind der Anfang deiner Taten.“ 

(chin. Sprichwort) 

Bereitet es uns Schwierigkeiten, Aufgaben oder Verantwortung abzugeben? 

Und fühlen wir uns deshalb überlastet? 

• Denken wir: Nur ich selbst erledige alle Arbeiten gut? Anderen auch mal eine Chance 

geben! 




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• Haben wir in der Vergangenheit schlechte Erfahrungen gemacht? Vielleicht lag es 

daran, dass wir unsere Kollegen nicht richtig eingewiesen haben. 

• Fürchten wir bei Fehlern Vorwürfe wie: "Sie hat Ihre Abteilung nicht im Griff"? Wir 

können nicht ständig alles kontrollieren. Wir müssen Vertrauen in unsere Mitarbeiter 

aufbauen - und erlauben wir ihnen, dieses zu rechtfertigen. 

• Haben wir Angst, eine andere könnte unsere Lorbeeren einheimsen? Wenn wir uns 

selbst etwas zurücknehmen, wird unser Team davon nur profitieren! 

• Fürchten wir um unsere Anerkennung als "Tausendsassa"? Unsere Leistungen 

lassen mit der Zeit wirklich nach, wenn wir unter Dauerstress stehen! 

Zusammenkunft ist ein Anfang. 

Zusammenhalt ist ein Fortschritt. 

Zusammenarbeit ist der Erfolg. 

5.6 Tipps gegen Motivationskiller und den „inneren Schweinehund“ 

Wenn die Wirtschaft schlecht läuft, der Druck auf Arbeitnehmer steigt, dann sinkt die 

Arbeitzufriedenheit. Das Wiener Focus Institut hat kürzlich eine Umfrage veröffentlicht, 

wonach sieben Prozent der Österreicher mit ihrem beruflichen Umfeld überhaupt nicht 

zufrieden sind. 

Zwölf Prozent der Österreicher sagen sie arbeiten engagiert, sind loyal und produktiv. 

70 Prozent sind gering engagiert, machen Dienst nach Vorschrift und 18 % arbeiten aktiv 

unengagiert und sind unproduktiv. Das heißt sie sabotieren die Firma und das kostet viel 

Geld. 

Oft liegt das am „inneren Schweinehund“. Etwa wenn Manager eine Kündigung aussprechen 

müssen, oder wenn der Mitarbeiter den Schreibtisch aufräumen soll, oder zum x-ten Mal 

dasselbe macht. Diesen „inneren Schweinehund“ müssen wir überwinden. 

Dafür sind folgende Motivationsfaktoren wichtig – Freiräume und Verantwortung, 

Anerkennung und Lob sowie klare Ziele. Auch Entlohnung, Offenheit und Vertrauen sind 

große Motivationsfaktoren. 

Die wichtigsten Ursachen für Demotivation sind der Führungsstil, die Führungskraft selbst, 

Mangel an Informationen und Strategien, ganz selten ist die Entlohnung schuld. 

Ein Unternehmen ist dem Mitarbeitern nicht nur das Gehalt schuldig, sondern auch die 

Möglichkeit, Freude am Job zu haben. Geld ist dabei keineswegs bestimmend. Den „FLOW“, 

das Glücksgefühl und das Gefühl innerer Zufriedenheit bei der Arbeit, erreicht man viel eher 

durch das optimale Verhältnis zwischen Herausforderung und der Fähigkeit, die man hat. 

Ist die Herausforderung zu groß, geraten Mitarbeiter und Manager leicht in Panik und Stress. 

Ist sie zu gering, wird es fad. Wir müssen immer genau an der Grenze unserer Fähigkeiten 

gefordert werden. Für die Führungskräfte ist es natürlich sehr schwer diese zu erkennen. 

Doch Überforderung und Unterforderung sind die Motivationskiller. 




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Es ist ein Graus, zu sehen, wie junge, gute und motivierte Arbeitnehmer verheizt werden, 

weil den Führungskräften der Durchblick fehlt. Ein neuer junger Mitarbeiter kann, natürlich im 

Rahmen seiner persönlichen Möglichkeiten, nur so gut werden wie sein Chef das zulässt. 

Der Motivationskiller Unterforderung schlägt leider allzu oft zu. Schlimmer ist allerdings noch 

wenn Unterforderung und Überforderung abwechselnd auftreten, weil der Kompetenzbereich 

einer Tätigkeit zu schwammig ist. Bis man in so einer Situation Oberwasser erlangt muss 

man eine extrem hohe Eigenmotivation aufweisen und ein außergewöhnliches 

Durchhaltevermögen haben. 

Einschulung und auf die Mitarbeiter abgestimmte Aufgabenbereiche sind hier die 

Zauberformel um eine Produktivitätssteigerung zu erreichen. Auf der Arbeitnehmerseite ist 

das Drama, dass es leider nicht allzu viele freie Jobs gibt, weshalb sich viele viel zu lange in 

der für sie falschen Position durchwursteln müssen, weil es an Alternativen fehlt. 

Diese Ergebnisse beweisen nur die gefühlte Stimmung in Unternehmen. Die Problematik 

wächst allerdings mit der Größe des Unternehmens, da man hier auch kaum die Möglichkeit 

hat, sich eigene Kompetenz zu schaffen, wenn die vorhandenen nicht optimal sind. 

Wo wollen wir hin? An welchen Werten und Zielen orientieren wir uns? Wir haben heute alle 

Möglichkeiten und bekommen viele Impulse. Wenn wir allem folgen, laufen wir Gefahr, die 

Orientierung zu verlieren. Nur derjenige, der sich an sich selbst und seine Wertvorstellungen 

orientiert und seiner Wesensnatur folgt, verliert nicht den Weg. 

Jeder Mensch kann in Situationen kommen, in denen er sich unsicher fühlt. Auf einmal 

wissen wir nicht, welche die richtige Entscheidung ist. Vielleicht sind wir verwirrt oder 

verzweifelt – wodurch auch immer. Unsicherheit kann ein Karrierekiller sein. Also Vorsicht: 

Wenn wir merken, dass wir unsicher sind, ziehen wir uns besser zurück. Nehmen wir uns 

etwas Zeit und Ruhe. So können wir wieder zu unserer inneren Sicherheit finden und die 

richtige Entscheidung treffen. 

Gehören Sie auch zu den Menschen, die unangenehme Pflichten gerne verdrängen? Das 

Gespräch mit einem ungeliebten Mitarbeiter verschieben Sie immer wieder? Eine lästige 

Arbeit vertagen Sie so lange, bis Sie sie ganz vergessen haben? Keine Sorge: Besonders 

die verdrängten Angelegenheiten holen uns umso heftiger wieder ein. Der Mitarbeiter 

verbreitet vielleicht über Wochen schlechte Stimmung im Team, weil Sie sich „drücken“. Die 

lästige Arbeit türmt sich und macht Ihnen auf Dauer vielleicht Druck und sogar 

Magengeschwüre. 

Nehmen wir täglich in Angriff, was zu tun ist. Und zu allererst die lästigen ungeliebten 

Arbeiten. So sind wir frei, unseren Erfolg zu genießen. 

• Wer A sagt, muss auch B sagen! ... 

Niemand zwingt uns, eine Aufgabe zu verfolgen, wenn wir einsehen, dass sie unnütz 

ist, zu aufwändig oder zu teuer. Haushalten wir mit unserer Energie! Setzen wir uns 

nur für wirklich sinnvolle Dinge ein. 

• Nur solche Dinge in unmittelbare Griffnähe legen, die wir wirklich ständig benötigen. 

Alles Übrige gehört in die entsprechenden Regale, Schubfächer und Ordner - aber 

nicht auf unseren Schreibtisch! 

• Aufgaben delegieren, die wir nicht selbst erledigen müssen. 




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• Konsequent sein. Höflich, aber bestimmt "Nein" sagen zu Aufgaben, die nicht zu 

einem gehören. 

• Realistische Termine setzen. Sonst hetzen wir ständig Zeitvorgaben hinterher, die 

man unmöglich einhalten kann. 

• Nicht von anderen aufhalten lassen, wenn wir knapp in der Zeit sind. 

Weniger wichtige Gespräche mit einem freundlichen Hinweis auf dringendere 

Aufgaben beenden. 

6 Der Vorgesetzte 

6.1 Regeln für den Umgang mit dem Vorgesetzten 

• Entlasten Sie ihn: Denken Sie voraus, nehmen Sie ihm lästige Routineaufgaben 

ab, bereiten Sie ständig wiederkehrende Arbeiten vor. 

• Behandeln Sie ihn mit Respekt: Bleiben Sie immer sachlich, sprechen Sie ihn 

direkt auf Missstände an - statt hinter seinem Rücken zu agieren. 

• Machen Sie Ihre Arbeit gut, damit Ihr Chef sich auf Sie verlassen kann. 

• Erkennen Sie Ihren Chef in jeder Situation als (Führungs-)Person an. 

• Beweisen Sie Ihre Verschwiegenheit. Kein Klatsch über Mitarbeiter! 

• Bewahren Sie sich eine Portion Humor - wenn es wieder "menschelt". 

• Sehen Sie Ihrem Chef die Fehler nach - wie Sie es bei Ihren Freunden tun. 

Gleichen Sie aus: Erinnern Sie ihn, wenn er etwas vergisst; setzen Sie seinem 

Chaos Ihre Ordnung entgegen; sorgen Sie für Ruhe, wenn er hektisch wird. 

Abbildung 5 




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Was du versprichst, das halt! 

Gebrochenes Versprechen ist ein gesprochenes Verbrechen. (Friedrich Rückert) 

6.2 Mein Chef ist nie im Büro 

Das kennen viele Sekretärinnen. Oft sind Chefs drei oder vier Tage außer Haus, und sie 

müssen zusehen, wie sie sich organisieren. 

Hier einige Tipps wie wir das noch besser schaffen: 

• Erstellen Sie eine Stichwort-Liste. 

Immer wenn Ihnen im Laufe des Tages etwas einfällt, was Sie mit Ihrem Chef 

besprechen müssen, setzen Sie diesen Punkt auf eine Liste. Sollte Ihr Chef anrufen, 

haben Sie alles auf einen Blick, wozu Sie seine Meinung einholen oder welche 

Informationen Sie weitergeben müssen. 

• Vereinbaren Sie feste Telefonrücksprachen. Bevor Ihr Chef verreist, stimmen Sie 

über einen täglichen Telefontermin ab. Dann wissen Sie, wann er anruft, und sind 

bestens vorbereitet. Idealerweise telefonieren Sie mindestens zweimal täglich – 

morgens und gegen Feierabend. 

• Wenn Sie Ihren Chef nicht erreichen können und eine Entscheidung getroffen werden 

muss, stellen Sie sich diese drei Fragen: 

1. Kann die Entscheidung warten, bis ich mit ihm gesprochen habe? 

2. Falls ich eine Entscheidung treffe und es die falsche ist, kann die daraus 

resultierende Situation „gerettet“ werden? 

Sprich: Kann die Entscheidung auch rückgängig gemacht werden? 

Falls nicht, werde ich die Entscheidung nicht treffen. 

3. Wie wird meine Entscheidung mich, meinen Chef, die Firma oder auch unsere 

Kunden beeinflussen? 

6. 3 Mit 7 Schritten zu mehr Verantwortung 

Wir möchten als Assistentin unserer Chefs nicht nur eine Handlangerin sein, sondern echte 

Verantwortung für unseren Arbeitsbereich übernehmen. Bekanntlich fällt es vielen Chefs ja 




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nicht so leicht, wichtige Aufgaben aus der Hand zu geben, obwohl nicht sicher ist, dass 

Chefs selbst diese Arbeiten immer besser erledigen. Wenn Sie folgende Punkte beachten, 

dann bekommen Sie die Verantwortung, die Sie sich wünschen: 

1. Liefern Sie kontinuierlich gute und fehlerfreie Arbeiten ab. Viele Fehler sind ein 

Zeichen von Überbelastung oder Desinteresse, und das sind keine guten 

Voraussetzungen für mehr Verantwortung. 

2. Schaffen Sie Vertrauen. Bieten Sie Ihrem Chef die Erledigung verschiedener 

Arbeiten an, von denen Sie wissen, dass Sie die fehlerfrei und zu seiner 

Zufriedenheit erledigen können. So bekommt er Vertrauen und weiß, dass auf Sie 

Verlass ist. 

3. Steigern Sie sich. Bitten Sie Ihren Chef nach und nach um mehr und wichtigere 

oder umfangreichere Aufgaben. Achten Sie darauf, dass Ihre bisherigen 

Aufgaben weiterhin reibungslos erledigt werden und auch Routineaufgaben nicht 

darunter leiden. 

4. Denken Sie voraus. Wenn Sie wissen, dass er an jedem Freitag die neuesten 

Umsatzzahlen (jede Monat die Mehrstunden- Urlaubsliste) haben möchte, dann 

warten Sie nicht darauf, dass er Sie darum bittet, sondern legen Sie ihm die Zahlen 

schon morgens auf den Schreibtisch. 

5. Schreiben Sie die Mitteilung schon, von der Sie wissen, dass er sie in den nächsten 

Tagen bei Ihnen in Auftrag geben wird. 

6. Nutzen Sie das neue Vertrauen, um nach und nach veraltete Formulierungen aus 

der Korrespondenz zu verbannen. Fangen Sie mit einem Textbaustein an. Wenn er 

den “geschluckt” hat, dann kann es auch mal ein außergewöhnlicher Schlusssatz 

oder ein persönliches PS sein. 

7. Weisen Sie auf Ihre Arbeiten hin. Arbeiten Sie nicht im stillen Kämmerlein, schließlich 

möchten Sie doch die Aufmerksamkeit Ihres Chefs auf Ihre gute Arbeitsleistung ziehen. 

7 Tipps und Tricks für den Büroalltag von A – Z: 

A wie Achtsamkeit: 

Achten Sie auf sich selbst und Ihre Bedürfnisse. Achten Sie auf Ihre Mitmenschen. Arbeiten 

die Kollegen gerne mit Ihnen zusammen? Verstehen Sie sich gut mit den Menschen Ihres 

Alltags? Oder gibt es Missverständnisse, Unstimmigkeiten, die ausgeräumt werden müssen. 

Bleiben Sie achtsam! 

A wie Angst: 

Jeder Mensch hat vor irgendetwas Angst und das ist völlig ok. Wir erkennen unsere Ängste 

und können den Mut entwickeln, uns der schwierigen Situation zu stellen. Schwierig wird es, 




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wenn Sie die Angst kompensieren (z.B. durch Arroganz oder Aggression). Dann wird die 

Angst zur Karriereblockade. 

B wie Beharrlichkeit: 

Sie leben nach Ihren Prinzipien, wissen was Sie erreichen wollen und sind begeistert von 

Ihren Visionen. Super! Und schwups, da gibt es doch einen schlechten Tag und alles scheint 

irgendwie sinnlos? Dann hilft Ihnen Ihre Beharrlichkeit. Wenn Sie „bei Regen“ am Ball 

bleiben, scheint auch bald wieder die Sonne. 

D wie Durchblick: 

Sind Sie noch auf dem Laufenden? Wissen Sie, was derzeit in Ihrer Abteilung, Ihrem 

Unternehmen, bei Ihren Kunden läuft? Zum Thema Durchblick gehört auch die eigene 

Weiterbildung. Was tun Sie für ihre fachlichen „Updates“? Was tun Sie für die Entwicklung 

Ihrer emotionalen und sozialen Intelligenz, Ihrer Mentalhygiene? 

H wie Humor: 

Lachen ist ein Lebenselixier. Menschen, die mit uns lachen, gewinnen unsere Sympathie. 

Der humorvolle Vertriebsmann hat meist die besseren Umsätze. Ein Team in dem gelacht 

wird, ist leistungsfähiger. Lachen befreit und gibt Kraft. Bewahren Sie sich auch in 

schwierigen Situationen eine gesunde Portion Humor. 

I wie Interesselosigkeit 

Wenn Sie völlig desinteressiert Ihrer Arbeit nachgehen, versäumen Sie evtl. wichtige 

Chancen. Die Gefahr, einfach nur noch in der Routine zu funktionieren ist groß. Aber macht 

es Sie zufrieden? Auch wenn die Umstände nicht 100%ig Ihren Wünschen entsprechen 

sollten, so haben Sie doch immer Gestaltungsmöglichkeiten. Interessieren Sie sich für das, 

was Sie tun – für die größeren Zusammenhänge Ihrer Arbeit? Interessieren Sie sich für Ihre 

Kollegen und Ihre Kunden? 

Merke: Ein Mensch, der sich interessiert, ist interessant. 

K wie Konfliktangst: 

Dem Vorgesetzten, der den Konflikten in seiner Abteilung aus dem Wege geht, werden bald 

die guten Leute kündigen. Der Kollege, der aus Angst vor Konfrontation zu allem „Ja und 

Amen“ sagt, wird früher oder später seine Position nicht mehr überzeugend ausfüllen. 

Meinungsverschiedenheiten und Missverständnisse gehören zur Berufswelt. Wir können 

daraus lernen, neue Gedanken zulassen und die Vielfalt der Möglichkeiten entdecken. 

Entwickeln Sie den Mut, sich Konflikten zu stellen. Wenn Sie dabei offen sind, für den 

Standpunkt des anderen, können Sie nur gewinnen. Es geht nicht so sehr darum, sich 

durchzusetzen. Vielmehr gilt es Lösungen zu finden, mit denen alle Beteiligten gut leben 

können. 

L wie Leistung: 

„Ohne Fleiß kein Preis“ Ein altes überholtes Sprichwort? Oder mit Thomas Jefferson 

gesprochen:“ Ich glaube fest an das Glück und ich habe gemerkt, je härter ich arbeite, desto 

mehr Glück habe ich.“ Ist in uns Menschen nicht der Drang, etwas zu schaffen? Beobachten 

Sie einmal aktive, handelnde Menschen. Meistens sind sie zufrieden. Und dabei ist es ganz 

egal, ob Sie einen Garten anlegen, ein Buch schreiben, Autos reparieren, die Buchhaltung 

machen oder ein Unternehmen leiten. Die Ergebnisse unseres Tuns geben uns 




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Zufriedenheit. Also: Leisten Sie etwas – natürlich ohne Leistungsdruck (das ist ungesund), 

sondern mit Freude am Handeln. 

N wie Neugier: 

Auf was sind Sie neugierig? Viele Menschen interessieren sich nur für den aktuellen Klatsch, 

die neue Frisur von Frau X oder das Sexualverhalten von Herrn Y. Das bringt sie jedoch kein 

Stück weiter. Bleiben Sie neugierig auf Dinge, die Ihr Wissen und Ihren Geist erweitern. 

Neben der Allgemeinbildung können Sie neugierig sein auf: 

Welche Entwicklungen bzw. Tendenzen gibt es in Ihrem Unternehmen? Was gibt es an 

neuen Forschungen zu Ihrem Fachgebiet? Mit welchen Visionen beschäftigt sich Ihr Kunde, 

Ihr Geschäftspartner? Wie wirken sich gesellschaftssoziale Veränderungen auf Ihre Bereiche 

aus? 

O wie Organisation 

Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, Ihr Projekt, Ihr Team? Egal auf welcher Ebene: Ein System 

macht Ihre Arbeit effektiver. Sei es, dass Sie ihre Aktenführung, Ihren Schreibtisch oder 

Ihren Timer gut durchorganisieren. Oder den Projektablauf – d. h. auch Ihr Agieren im 

Projektverlauf – strukturieren. Wenn Sie sich für wiederkehrende Arbeiten eine Struktur 

aufbauen, arbeiten Sie effektiver und haben mehr Freiräume für kreative Aufgaben. 

P wie Persönlichkeitsbildung: 

Wie sind Sie eigenlicht so? Wenn Sie sich einmal selbst begegnen: Sind Sie zufrieden mit 

sich und Ihrem Verhalten? Was haben Sie an sich selbst auszusetzen? Was gefällt Ihnen 

gut? Die meisten Menschen bilden sich ganz selbstverständlich fachlich weiter. Was aber ist 

mit der Bildung der eigenen Persönlichkeit? Da diese ein maßgelblicher Erfolgsfaktor ist, 

nehmen Sie sich Zeit für ein Seminar, ein Coaching oder täglich 20 Minuten Meditation für 

Ihre Persönlichkeitsbildung. 

Q wie Qualität: 

Sicher schaffen Sie viel! Aber WIE machen Sie es? Wie ist die Qualität Ihrer 

Mitarbeitergespräche? Wie viel Aufmerksamkeit schenken Sie einer kundenfreundlichen 

Formulierung in Ihrer Geschäftspost? Wie gut bereiten Sie sich auf Meetings vor? Ein 

„Hansdampf in allen Gassen“ ist zwar überall dabei, aber was erreicht er letztendlich? 

Überprüfen Sie, ob Ihre Tätigkeiten die gewünschte Qualität haben. So vermeiden Sie 

lästiges Nacharbeiten, Gespräche zur Ausräumung von Missverständnissen, Demotivation 

Ihrer Mitarbeiter, etc. 

R wie Respekt: 

Begegnen Sie anderen Menschen und Situationen mit Respekt? 

Vielleicht sind Sie schneller als Ihr Kollege, glauben einen besseren Überblick zu haben als 

andere oder können sich besser ausdrücken. Sie haben keine Lust immer Rücksicht zu 

nehmen? Wir Menschen haben verschiedene Begabungen, Einstelllungen und Eigenarten. 

Jeder kann vom anderen lernen, wenn er ihm mit Respekt begegnet. Und wie sieht es mit 

dem Gesicht im Spiegel aus? Respektieren Sie diesen Menschen. 

S wie Selbstmanagement: 

Wir wollen immer alles managen: Das Projekt, unsere Mitarbeiter, am liebsten noch den 

Vorgesetzten. Aber wie sieht es mit Ihrem Selbstmanagement aus? Sich selbst und sein 

Leben managen ist eine große Herausforderung. Dafür müssen Sie wissen, was Sie in den 




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verschiedenen Lebensbereichen erreichen wollen. Bevor Sie anderen gute Ratschläge 

geben, denken Sie doch einmal drüber nach, was Sie tun müssen, um Ihr Leben Ihren 

Vorstellungen entsprechend zu gestalten. Was wollen Sie wirklich erreichen im Beruf, als 

Mann/Frau, Mutter/Vater, Freund, für sich persönlich. 

T wie Tatkraft: 

Der Worte sind genug gewechselt, lasst Taten folgen! 

Diesen Satz hört man in Meetings leider viel zu selten. Oft werden Projekte besprochen, 

besprochen, besprochen …. und es geschieht nicht wirklich etwas. Setzen Sie die Dinge um! 

Der Kunde ist unzufrieden? Krisenbesprechung? Nein, packen Sie es an und schaffen eine 

Lösung! Nur wer voller Tatkraft handelt, kann erfolgreich sein. 

U wie Umsicht: 

Handeln Sie umsichtig? Bei jeder Arbeit ist es wichtig, das Ganze im Auge zu behalten! Wer 

unbedacht handelt, merkt vielleicht nicht, dass er mit den Hölzern, die er verbrennt, um sich 

zu wärmen, ein Haus hätte bauen können. Berücksichtigen Sie bei Ihrem Tun auch die 

„Nebenwirkungen“ und die „Langzeitfolgen“. Welcher zusätzliche Aufwand, welche 

Nacharbeiten entstehen kurzfristig, nicht durchdachte „Scheinlösungen“? Durch umsichtiges 

Handeln finden Sie zu dauerhaftem und stabilem Erfolg. 

V wie Verantwortung: 

Gehören Sie zu den Menschen, die für jede missliche Lage einen „Schuldigen“ finden? Der 

Kunde erkennt die Vorteile Ihres Produktes nicht? Ihr Vorgesetzter hemmt ihre berufliche 

Entwicklung? Tja, da kann man wohl nichts machen … oder doch? 

Wie wäre es, wenn Sie die Macht erkennen, die in einer verantwortlichen Haltung liegt. 

Vielleicht versteht der Kunde Ihr Produkt, wenn Sie ihre Nutzenargumentation auf seine 

Bedürfnisse abstimmen? Vielleicht gibt es Möglichkeiten den Vorgesetzten von Ihren 

Fähigkeiten zu überzeugen. Übernehmen Sie Verantwortung für Ihr Leben, Ihr Handeln und 

die Ergebnisse, die daraus entstehen. 

W wie Wertebewusstsein 

Warum verhalten Sie sich so, wie Sie es tun? Was treibt Sie wirklich an? Was macht Sie 

zufrieden? Ihre Werte bestimmen Ihr Handeln und damit Ihren Erfolg. Ist z.B. Fairness ein 

wichtiger Wert für Sie? Wie setzen Sie diesen in ihren Geschäftsbeziehungen um? Achten 

Sie bei Verhandlungen auf Win-Win-Ergebnisse? Es bringt Sie Ihrem persönlichen Erfolg 

näher, wenn Sie sich Ihrer Werte bewusst sind und Ihr Handeln darauf abstimmen. 

Y wie Yin und Yang 

Yin = das empfangende 

Yang = das schöpferische 

Zwei Seiten einer Sache: Tag und Nacht, Mann und Frau, Arbeit und Ausruhen. 

Das eine geht nicht ohne das andere. Bleiben Sie sich der Polaritäten unseres Lebens 

bewusst. Jedes Projekt braucht männliche (aktiv, schöpferische) und weibliche (passive, 

erhaltende) Energien. Wenn alles getan ist, müssen wir den Dingen auch Zeit zum Reifen 

geben können. Erkennen Sie, wann die Zeit zum Handeln ist und wann Sie sich 

zurückziehen müssen, um neue Kräfte zu sammeln. 

Z wie Zuversicht: 

Sie hängen in einem Projekt fest? Ihnen fehlt die Zukunftsvision? Schauen sie zuversichtlich 

in den Tag. Überprüfen Sie einmal: Haben Sie im Projekt das Beste gegeben? Vielleicht 

müssen Sie jetzt auf Entscheidungen Ihrer Geschäftspartner/Kollegen warten. Sie haben in 




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den vergangenen Jahren Enormes geleistet und jetzt fehlt Ihnen der Antrieb/die Vision? 

Vielleicht ist es an der Zeit in Ruhe in sich zu gehen? Sie machen sich Sorgen, was die 

Zukunft bringen wird? Was hilft es Ihnen jetzt – schauen Sie was heute ist und tun Sie das 

was zu tun ist! Bleiben Sie fröhlich und zuversichtlich. Das Leben meint es gut mit uns. 

Leben muss man das Leben vorwärts, verstehen kann man es nur rückwärts. 

(Sören Kierkegaard) 

8 Verzeichnisse 

8.1 Literatur-/Quellenverzeichnis 

Wolf-Dieter Kraus, Renate Kraus „Mobbing – die Zeitbombe am Arbeitsplatz“ 

Leymann/Niedl (1999)„Mobbing – Psychoterror am Arbeitsplatz“ ÖGB-Verlag 

Percher, P. (2002) “Lektionen gegen Bürofrust“, Die Presse, 21. Februar 

Prof. Dr. Oswald Neuberger „Vom Gespräch in unserer Arbeitswelt“ VNR Verlag für die 

deutsche Wirtschaft 

News-Beiträge von sekretaerinnen.com. 

© Fachverlag für Kommunikation & Management, D-53177 Bonn 

http://www.komma-net.de 

E-Mail: info@KomMa-net.de 

Stellenbeschreibung Administrative Mitarbeiter - FSZ 

8.2 Abbildungsverzeichnis 

Abbildung 1: „Es ist nicht möglich, nicht zu kommunizieren.“……………………..1 

Abbildung 2: „Zuhören als aktiver Prozess“…………………………………………5 

Abbildung 3: Schreibmaschine………………………………………………………11 

Abbildung 4: Sekretärinnen …………………………………………………….… 11 

Abbildung 5: „Worte können aufwerten“……………………………………………22 

8.3 Sonstiges 

Erstellt von: Monika Göschl und Sabine Keuschnigg 

HILFSWERK 

Administration FSZ Zell am See und Saalfelden

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