Handbuch des Clubsekretärs - Rotary International

Informationspflicht gegenüber Governor und RI. Der Clubsekretär
muss den Governor und RI über besondere Aktivitäten oder Pläne
des Clubs informieren. Diese Informationen können vom Governor
im Monatsbrief, auf der Website des Distrikts, über die Assistant
Governors bzw. von RI in Publikationen oder auf der Website anderen
Clubs zugänglich gemacht werden.
Hüten Sie sich vor auf den ersten Blick offiziell aussehenden
E-Mails, in denen persönliche oder Bankdaten angefordert
werden. Rotary ist in der Vergangenheit mehrfach Opfer solcher
„Phishing“-Attacken von Internet-Gaunern geworden, daher sind
solche Benachrichtigungen am besten gleich zu löschen. RI fragt
grundsätzlich nicht nach vertraulichen Daten per E-Mail. Sichern
Sie sich im Zweifelsfalle mit einem Rückruf bei RI ab.
Setzen Sie die
Werbematerialien,
die Sie
vom Konferenzausschuss
erhalten, zur
Werbung für
die Teilnahme
an der Distriktkonferenz
ein, damit
möglichst viele
Clubmitglieder
teilnehmen.
Distriktkonferenz
Der Sekretär sollte unbedingt an der jährlichen Distriktkonferenz
teilnehmen, deren Ziel es ist, die rotarische Sache voranzutreiben,
indem Rotarier durch gemeinsame Begegnung, durch Vorträge und
Diskussionen inspiriert werden und für ihr weiteres Tun Anregungen
erhalten.
Die Distriktkonferenz fungiert auch als gesetzgebende Körperschaft
für den Distrikt und als Forum zur Diskussion von besonderen
Anliegen, die vom Zentralvorstand vorgebracht werden. Auf der
Konferenz wird der Delegierte des Distrikts für den Gesetzgebenden
Rat gewählt, der alle drei Jahre zusammentritt.
Wähler des Clubs. Der Sekretär bestimmt gemeinsam mit dem
Präsidenten die offiziellen Wähler für die Konferenz. Jeder Club
hat Anspruch auf einen Wähler für jeweils 25 Mitglieder bzw. den
größten Teil davon (Ehrenmitglieder nicht mitgerechnet), wobei die
Mitgliederzahlen aus dem letzten Halbjahresbericht vor der geplanten
Abstimmung zugrunde gelegt werden. Jeder Club hat Anspruch auf
mindestens einen Wähler. Ein Wähler muss aktives Mitglied seines
Clubs sein. Auf der Distriktkonferenz dürfen nur aktive Clubs ihre
Stimme abgeben.
Ein Club darf Stellvertreter mit Mandat für abwesende oder
verhinderte Wähler nur mit ausdrücklicher Genehmigung des
Governors bestimmen.
Berechtigungsnachweise. Der Berechtigungsnachweis bestätigt,
dass der eingesetzte Wähler zur Stimmenabgabe im Namen seines
Clubs berechtigt ist. Der Clubsekretär muss den ordnungsgemäßen
Umgang mit den Berechtigungsnachweisen gewährleisten und dazu
folgendermaßen vorgehen:
1. Ausstellung der Berechtigungsnachweise. Die entsprechenden
Formulare sind beim Governor erhältlich (und können auch vom
Club selbst angefertigt werden).
Handbuch des Clubsekretärs 7 Rolle und Aufgaben