Handbuch des Clubsekretärs - Rotary International

Ausschuss für Clubverwaltung
Der Clubverwaltungsausschuss ist einer von fünf ständigen
Ausschüssen, die auf Empfehlung von RI von jedem Club gebildet
werden sollten. Der Clubsekretär sollte dem Verwaltungsausschuss
von Amts wegen angehören. Der Ausschuss für Clubverwaltung
kümmert sich um den reibungslosen Clubbetrieb und ist für folgende
Aufgaben zuständig:
• Organisation der wöchentlichen Clubprogramme und von
Sonderprogrammen
• Förderung freundschaftlicher Beziehungen unter den
Clubmitgliedern
• Herausgabe der Clubzeitschrift (Bulletin)
Oft wird der Ausschuss auch um Mithilfe bei folgenden Aufgaben
gebeten:
• Führen der Anwesenheitsliste auf Clubtreffen
• Pflege des Mitgliederverzeichnisses und Meldung der Daten an
Rotary International
• Einsammeln der Mitgliedsbeiträge
Wöchentliches Clubtreffen. Der Sekretär bereitet gemeinsam mit
dem Präsidenten und dem Verwaltungsausschuss das Programm
für das wöchentliche Clubtreffen vor. Clubprogramme sollten
informativ und inspirierend sein, um das Interesse und die Teilnahme
der Clubmitglieder an Aktivitäten zum Wohle des Clubs und des
Gemeinwesens zuhause und anderswo in der Welt zu stärken. Oft wird
der Sekretär mit der logistischen Planung der Treffen betraut:
• Beaufsichtigung und Austeilung der Namensschilder
• Bereitstellung von Namensschildern für Besucher (Rotarier und
andere Gäste)
• Führen der Anwesenheitsliste
• Bezahlung der Hotel- oder Restaurantrechnung (sofern zutreffend)
• Hilfe bei der Planung von Gastreferaten (Reisekosten,
Dankschreiben usw.)
• Ausstellen des Präsenznachweises für Rotarier anderer Clubs
Auch bei der Planung der Clubprogramme kann der Sekretär
mithelfen:
• Vorbereitung der Ankündigungen
• Planung der thematischen Schwerpunkte
• Terminliche Abstimmung mit Gastreferenten
Clubbulletin. Das Clubbulletin (die Clubzeitschrift) informiert
die Mitglieder über das Geschehen im Club, das Programm der
wöchentlichen Treffen, herausragende Leistungen von Mitgliedern
und Einzelheiten bevorstehender Projekte und Aktivitäten des Clubs.
Handbuch des Clubsekretärs 23 Zusammenarbeit mit Clubamtsträgern