Handbuch des Clubsekretärs - Rotary International

Clubverfassung und -satzung. Dem Clubsekretär werden oft Fragen
zu den Richtlinien und Verfahren des Clubs gestellt. Um diese
beantworten zu können, muss der Sekretär gut mit der Verfassung und
Satzung des Clubs sowie der von Rotary International vertraut sein.
Dabei ist zunächst sicherzustellen, dass die Clubverfassung mit der
aktuellen Version der Einheitlichen Verfassung für Rotary Clubs
übereinstimmt. Auch die Clubsatzung muss auf dem neuesten Stand
sein (Anhaltspunkte hierzu bietet die Empfohlene Clubsatzung).
Beide Dokumente sollten das Geschehen im Club reflektieren, u.a. die
Verantwortungsbereiche der Amtsträger und die Ausschussstruktur
festlegen, dürfen jedoch nicht im Widerspruch zur Clubverfassung
oder zur Verfassung und Satzung von RI stehen. Der Clubsekretär
muss gemeinsam mit dem Präsidenten dafür sorgen, dass
Clubverfassung und -satzung stets auf dem neuesten Stand sind.
Änderungen an der Einheitlichen Verfassung für Rotary Clubs im Zuge
von Beschlüssen des Gesetzgebenden Rates werden automatisch auf
die Clubsatzung übertragen. Dabei ist zu prüfen, ob diese Änderungen
eine Änderung der Satzung erforderlich machen.
Clubarchiv und Bibliothek. Das Clubarchiv beschreibt die
Entwicklung des Clubs und von Rotary und beinhaltet u.a. folgende
Dokumente:
• Antrag auf Aufnahme des Clubs in RI und Liste der
Gründungsmitglieder
• Nachweise über Änderung des Namens oder der Lokalität des Clubs
• Verfassung und Satzung des Clubs mit allen Änderungen
• Sitzungsprotokolle
• Programme der Distriktkonferenzen
• Pressemappe mit Zeitungsausschnitten, Fotos, Dias und Videos über
den Club
Belegen Sie die Tätigkeit des Clubs während Ihrer Amtszeit mit
entsprechenden Dokumenten. Das Archiv wird am Ende des Jahres
vom Sekretär und Präsidenten bzw. zusammen mit einem dafür
eingesetzten Sonderausschuss aktualisiert und mit den Aktivitäten
im zu Ende gehenden Jahr, mit Fotos der Amtsträger oder von
Sonderveranstaltungen, den Namen der neuen Mitglieder und
Berichten über die größten Erfolge ergänzt.
Eine Bibliothek ist besonders nützlich für die fortlaufende
Information der Mitglieder, insbesondere der Neumitglieder. Sie sollte
neben Standardpublikationen auch audiovisuelles Material (kann
mit dem Katalog bestellt werden) sowie die bisherigen Ausgaben
des Clubbulletins, den Monatsbrief des Governors und die offizielle
Regionalzeitschrift und den Online Newsletter Rotary Leader
enthalten.
Mitgliederzutrittsbereich (Member Access). Im Online-Portal
Mitgliederzutritt unter www.rotary.org können Rotarier administrative
Aufgaben schneller und leichter erledigen und somit gewährleisten,
dass RI stets die richtigen Unterlagen hat.
Handbuch des Clubsekretärs 5 Rolle und Aufgaben