Handbuch des Clubsekretärs - Rotary International

3. Bestimmung von Stimmrechtsbevollmächtigten.
Ein Club, der auf dem Jahreskongress nicht vertreten sein wird,
kann sich durch einen Stimmbevollmächtigten eines anderen Clubs
aus dem gleichen Distrikt vertreten lassen. Einzige Voraussetzung
ist, dass dieser Vertreter ein aktives Mitglied eines Clubs ist.
Weitere Informationen zu Delegierten und Stellvertretern entnehmen
Sie bitt dem Verfahrenshandbuch (035-DE).
Das Zentralbüro
von RI in
Evanston schickt
genügend
Bestätigungsdokumente
an
jeden Club. Bitte
schicken Sie
die ausgefüllte
Bestätigung
jedoch nicht
zurück an RI.
Berechtigungsnachweise. Der Clubsekretär muss den
ordnungsgemäßen Umgang mit den Berechtigungsnachweisen
gewährleisten und dazu folgendermaßen vorgehen:
1. Ausstellung der Berechtigungsnachweise und Angabe folgender
Informationen:
−−
Zahl der Clubmitglieder zum 31. Dezember vor dem
Jahreskongress (ohne Ehrenmitglieder)
−−
Anzahl der Delegierten, auf die der Club Anspruch hat
−−
Datum der Wahl der Delegierten
−−
Name des Delegierten
−−
Name des Ersatzdelegierten (sofern bestimmt)
−−
Name des Stimmbevollmächtigten, sofern zutreffend, einschl.
Clubname/Distriktnummer
2. Der ausgefüllte Berechtigungsnachweis wird den Rotariern
ausgehändigt, die den Club auf dem Kongress vertreten, um sich am
Kongressort ausweisen zu können.
3. Abheften von Kopien in den Clubunterlagen.
Falls der Club keine Berechtigungsnachweise von RI erhalten hat,
muss der Sekretär ein Schreiben mit den Namen der Delegierten und
der Zahl der aktiven Clubmitglieder zum 31. Dezember verfassen,
das von zwei Amtsträgern des Clubs (möglichst vom Präsidenten und
Sekretär) unterschrieben wird.
Einarbeitung des Nachfolgers
Der ausscheidende Sekretär sollte seinen Amtsnachfolger einarbeiten,
damit dieser gut auf seine neue Aufgabe, insbesondere auf das
Ausfüllen des Halbjahresberichts im Juli, vorbereitet ist. Dazu
gehört die Erläuterung der administrativen Verfahren und des
Dokumentationssystems des Clubs. Nach dem letzten Clubtreffen
im Juli sind alle Unterlagen, Belege, Materialien und Insignien dem
neuen Clubsekretär zu überreichen.
Vor Ablauf des Jahres muss der Sekretär dafür sorgen, dass alle
Clubunterlagen auf dem neusten Stand und zur Übergabe an den
Nachfolger in Ordnung sind:
• Sind alle Präsenz- und Mitgliederberichte, Tagungsprotokolle
vollständig und alle Belege über Mitgliedsbeiträge und Spenden für
die Rotary Foundation vorhanden?
Handbuch des Clubsekretärs 9 Rolle und Aufgaben