Handbuch des Clubsekretärs - Rotary International

• Wie werden im Club die Pflege des Clubarchivs, der Schriftverkehr
und die Protokollführung gehandhabt?
Überlegen Sie, wie Sie diese Informationen zum Vorteil des Clubs
einsetzen können.
Dieses Handbuch ist auch für Sekretäre von Rotary E-Clubs
relevant, mit Ausnahme der Passagen zu Clubmeetings. Siehe
hierzu auch die unterschiedlichen Formulierungen in der
Standardverfassung für Rotary Clubs. Weitere Infos erhalten
Sie von den CDS-Mitarbeitern, oder konsultieren Sie die
Informationsschrift Was Sie über E-Clubs wissen sollten.
Die nachfolgend zusammengefassten Aufgaben des Sekretärs werden
in den einzelnen Kapiteln näher erläutert. Der Clubsekretär ist für
Folgendes zuständig:
• Buchführung über die Mitgliederdaten
• Weiterleitung von Einladungen und Mitteilungen des Clubs,
Vorstands und der Ausschüsse
• Protokollführung auf Club-, Vorstands- und Ausschusssitzungen
• Einreichen der vorgeschriebenen Berichte bei RI und dem Distrikt
• Verzeichnen der Mitgliederpräsenz auf Zusammenkünften und
Meldung der monatlichen Präsenzzahlen innerhalb von 2 Wochen
(nach dem letzten Meeting) an den Governor
• Zusammenarbeit mit anderen Clubamtsträgern
• Erledigung anderer Aufgaben, die gewöhnlich von einem Sekretär
übernommen werden
Zur weiteren Vorbereitung auf das Amt dienen die
Trainingsveranstaltungen für Clubsekretäre auf der
Distriktversammlung, wo sie die neuen Clubpräsidenten, Sekretären,
Schatzmeister und Ausschussvorsitzenden kennenlernen und sich
untereinander austauschen können. Diese jährlich stattfindende
Veranstaltung bringt die Clubführungskräfte des Distrikts zusammen,
damit sie ihre Rolle und Aufgaben besser verstehen und die Ziele für
das kommende Jahr festhalten.
Dokumentation
Der Clubsekretär verwaltet alle Unterlagen des Clubs. Zu Beginn
des neuen Rotary-Jahres erhält der neue Clubsekretär von seinem
Vorgänger die kompletten Unterlagen (u.a. die Clubakten),
Bürobedarf und Ausstattung bei der Amtsübergabe. Zu den Clubakten
gehören neben der Gründungsurkunde (Charter), Verfassung
und Satzung auch die Clubgeschichte, Sitzungsprotokolle und
Jahresberichte und Mitgliederlisten. Der alte und neue Sekretär
müssen sich vergewissern, dass die Unterlagen vollständig sind. Ein
entsprechendes Dokumentationssystem zum Führen der Anwesenheit
(Präsenz) und Abbuchen der Beitragszahlungen erleichtert diese
Aufgabe.
Handbuch des Clubsekretärs 4 Rolle und Aufgaben