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Kanzlei & Persönliches
Kanzleimanagement
Datenschutz
Ernst
nehmen
Verschwiegenheit und damit der Schutz persönlicher
Daten ist das oberste Gebot für Steuerberater. Neben
den Standesregeln greifen auch die Vorschriften zum
Datenschutz. Ab einer gewissen Größe benötigen Kanzleien
sogar einen Datenschutzbeauftragten.
„Wir bewegen uns beim Thema ‚persönliche
Daten‘ auf einem schmalen Grad, der durch
unsere Verschwiegenheitspflicht, das Strafgesetzbuch
sowie das Bundesdatenschutzgesetz
eingerahmt wird“, sagt StB Carsten
Schulz, geschäftsführender Partner bei HSP
Steuer in Hannover. Im Kanzleialltag geht
es bei der Arbeit mit Mandantendaten um
Datenschutz, aber auch um Datensicherheit.
Ersteres betrifft die vorgeschriebene Verarbeitung
personenbezogener Daten und damit
den Schutz des Grundrechts auf informationelle
Selbstbestimmung des Betroffenen.
Datenschutzbeauftragter
ab zehn Mitarbeitern Pflicht
Die Datensicherheit dreht sich heute in erster
Linie um die Form der elektronischen Übermittlung,
Verarbeitung und Speicherung
von Daten. Sind mehr als neun Mitarbeiter
in einer Kanzlei mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten
Dirk Kunde
ist Diplom-Volkswirt
und betreibt das Journalistenbüro
Textkunde
in Hamburg. Seine
Schwerpunkte bilden
die digitale Wirtschaft
sowie nutzwertorientierte
Geldthemen.
E-Mail: kunde@textkunde.de
beschäftigt, muss laut Bundesdatenschutzgesetz
(BDSG) ein Datenschutzbeauftragter
(DSB) schriftlich bestellt werden.
Dabei schreibt das Gesetz nicht vor, dass
diese Aufgabe von einem Kanzleimitarbeiter
übernommen werden muss. Somit hat
sich inzwischen ein lebendiger Markt spezialisierter
Datenschutzexperten entwickelt.
„Als wir uns vor fünf Jahren mit dem Thema
auseinandersetzten, war das noch anders.
Darum haben wir uns für eine interne Lösung
entschieden“, sagt Schulz.
Das Gesetz (§4 f. BDSG) schreibt vor: „Zum
Beauftragten für den Datenschutz darf nur
bestellt werden, wer die zur Erfüllung seiner
Aufgaben erforderliche Fachkunde und
Zuverlässigkeit besitzt.“ HSP Steuer ist ein
Zusammenschluss von 15 Kanzleien im
Raum Hannover mit 35 Mandatsträgern und
140 weiteren Angestellten. Die Wahl fiel hier
auf einen Rechtsanwalt, der sich intensiv mit
dem Thema Software auseinandersetzt. Für
Schulz eine perfekte Besetzung, denn die Aufgabe
setzt heute eine gewisse Affinität zur
IT-Welt voraus. Falls eine Kanzlei die Mandantendaten
noch auf Papier und in Akten
sammelt, liegt die Grenze für einen eigenen
DSB übrigens bei 20 Mitarbeitern. „Der DSB
sollte nicht der Kanzleileitung angehören
und nicht der IT-Verantwortliche sein“, sagt
Dr. Nils Christian Haag. Der Rechtsanwalt
ist Principal Managing Consultant Datenschutz
und IT-Compliance beim Hamburger
Beratungsunternehmen Intersoft Consulting
Services AG.
Landesschutzdatenbeauftragter
würde monieren
In diesen Fällen müsste ein DSB seinen
eigenen Verantwortungsbereich kontrollieren.
Das würde bei einer Prüfung durch den
Landesdatenschutzbeauftragten moniert, so
Haag. Intersoft Consulting Services stellt für
etliche Kunden einen DSB. Abgerechnet wird
die Dienstleistung über eine Monatspauschale,
die sich nach Branche und Unternehmensgröße
richtet. „Das ist kalkulierbar für den
Kunden und er kann nach einer gewissen
Zeit überprüfen, ob die Zusammenarbeit gut
läuft“, fasst Haag die Vorteile der externen
Lösungen zusammen.
„Wir haben uns für einen externen DSB entschieden,
weil sonst die Abhängigkeit von
dem Mitarbeiter zu groß wird“, begründet
44 SteuerConsultant 2 _ 13 www.steuer-consultant.de