RA-MICRO HANDBUCH SCHRIFTVERKEHR

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Wurde eine bereits gespeicherte Datei geändert, wird nach Aufruf der Programmfunktion Speichern unter
...der bereits vorhandene Dateiname vorgeschlagen. Der Dateiname kann bei Bedarf geändert werden.
Wird der alte Dateiname übernommen, ist die Frage, ob die vorhandene Datei überschrieben werden soll,
zu bestätigen. Soll die Datei nicht überschrieben werden, ist die Programmfunktion Speichern unter
...abzubrechen oder die Datei unter einem anderen Namen zu speichern.
Handelt es sich bei der zu überschreibenden Datei um eine Textdatei im Textformat, z. B. aus der Kanzlei-
Textverarbeitung wird die Datei in der Kanzlei-Textverarbeitung automatisch im Rich-Text-Format (d.h. mit
der Endung. rtf) gespeichert.
Geben Sie eine Aktennummer ein, wenn Sie das Dokument zu einer Akte speichern wollen. Zu einer Akte gespeicherte
Dokumente werden stets in die Dokumentenverwaltung eingetragen (siehe Dokumentenverwaltung,
S. 68. Zum schnelleren Auffinden von Textdateien in der Dokumentenverwaltung und in der Programmfunktion
Öffnen haben Sie die Möglichkeit, eine Textbemerkung einzugeben. Falls Sie zuvor eine Aktennummer eingegeben
haben, wird als Bemerkung Schreiben an [Nachname] ([Korrespondenzpartner]), z. B. Schreiben an Kasseler
Allgemeine (Rechtsschutz), vorgeschlagen. Die Textbemerkung kann in der Dokumentenverwaltung bei Bedarf
geändert werden.
RTF-Standardtext
Mit dieser Einstellung können Sie festlegen, ob Sie einen Text beim Einlesen an die Einstellungen Ihres aktuellen
Druckformats anpassen möchten oder den Text so einlesen, wie er gespeichert wurde. Diese Einstellung ist
nur dann sinnvoll, wenn Sie den zu ladenden Text mit den Voreinstellungen des aktuellen Druckformats gespeichert
oder den Text mit der Programmfunktion Format, Standardschrift formatiert haben. Vom aktuellen Druckformat
abweichende Schriftarten sowie zentrierte und rechtsbündige Ausrichtung von Absätzen bleiben erhalten.
Eine linksbündige Absatzausrichtung wird zu Blocksatz, wenn im aktuellen Druckformat Blocksatz eingestellt
ist und umgekehrt.
Wurde diese Einstellung nicht gewählt, werden die Textbausteine unabhängig von der Zeile, ab der sie eingelesen
werden, so in das Texteingabefenster eingefügt, wie sie gespeichert wurden. Hiervon betroffen sind die
Einstellungen für Absatzausrichtung, Schriftart- und Schriftgröße und der Zeilenabstand. Hierbei ist zu
beachten, dass Briefkopf und nachfolgender Text unter Umständen verschiedene Schriften aufweisen.
Text auf Festplatte löschen É2
Mit dieser Programmfunktion können Sie Texte von der Festplatte löschen, die sich in ra-micro 7 Verzeichnissen
befinden, ohne sich vorher durch Verzeichnisbäume durchklicken zu müssen. Geben Sie einfach den zu
löschenden Dateinamen bei Dateiname ein.
Nach der gewünschten Datei wird vom Programm in der Reihenfolge gesucht, wie im Exkurs Textdateien
mit der Sternchenmethode laden auf S. 18 beschrieben.
Soll eine bestimmte Datei in einem anderen Verzeichnis als dem aktuellen Textverzeichnis gelöscht werden, ist
der vollständige Dateipfad einzugeben, z. B. so: briefe\mvertrag.rtf. Der Schrägstrich / wird automatisch in
einen Backslash \ gewandelt. Wird die Extension, z. B. .rtf, nicht eingegeben, wird in dem eingegebenen Verzeichnis
zuerst nach der Datei mit der Extension .rtf gesucht. Wurde diese Datei nicht gefunden, wird nach der
Datei mit der Extension .txt gesucht.
Druckdateien
Die Programmfunktion Druckdatei speichern kommt zum Einsatz, wenn zahlreiche Schreiben zügig nacheinander
erstellt, aber erst zu einem späteren Zeitpunkt gedruckt werden sollen. Die Texte werden geschrieben
und als Druckdatei gespeichert.
Vorteile von Druckdateien
Die Arbeit mit Druckdateien ermöglicht einen rationellen Umgang mit gespeicherten Texten. Druckdateien
bieten folgende Vorteile:
Die Druckdateinummern sind fortlaufend und werden bei neuen Dokumenten automatisch vorgeschlagen.
Je nach Auswahl unter Menüleiste DMS/ Einstellung/Druckdateiverwaltung/ wird beim Speichern einer
bereits vorhandenen Druckdateinummer entweder eine neue Druckdateinummer vorgeschlagen oder die
bereits vorhandene überschrieben.
Beim Speichern von Druckdateien kann die Anzahl der Druckexemplare festgelegt werden. Ein Arbeitsgang
beim Drucken von Dateien kann so entfallen.
Druckdateien können bis zu einem beliebigen Zeitpunkt gesammelt, dann hintereinander mit der Programmfunktion
Druckdatei drucken gedruckt werden.
S Schriftverkehr