Fragebogen Abrechnungs- und Buchhaltungssysteme für Erstbesuche

Fragebogen (für Erstbesuche) im Hinblick auf vorgelagerte Abrechnungs- und
Buchhaltungssysteme (Schankanlagen, Registrierkassen, Hotelabrechnungs-,
Reservierungs-, Verleih-, Warenwirtschaftsprogramme etc.)
Welche Abrechnungssysteme sind im Betrieb in Verwendung:
Schankanlage, Registrierkasse, Hotelabrechnungsprogramm, Reservierungs-
Verleihprogramm, Warenwirtschaftsprogramm, Fakturierungsprogramm
(Zutreffendes bitte anhaken)
Hersteller und Lieferant der Anlage(n)
(Name, Firmenbezeichnung, Adresse, Telefonnummer):
Hersteller und Name der Software (z.B.: Elcon, Carat, ADS Reg.-kasse,
Hotelprogramm etc.) und des Verkäufers (Name, Firmenbezeichnung, Adresse,
Telefonnummer):
Wer wartet die Anlage, wer die Software
(Ansprechpersonen – Hotline – Firmenbezeichnung, Adresse, Telefonnummer):
Wann wurde welches System angeschafft und seit wann ist bzw. sind diese(s) genau
im Einsatz:
Gibt es ein Handbuch für jedes System im Betrieb:
Gibt es eine Verfahrensdokumentation durch den (die) Programmhersteller:
Wenn nein, wurden seit der Anschaffung Softwareupdates durchgeführt und gibt es
eine Dokumentation darüber:
Wer ist für die Verkaufspreiseinstellung verantwortlich, bzw. wer wartet Preisänderungen
im System:

Gibt es eine Dokumentation der Grundeinstellungen:
Wie werden umsatzrelevante Vorgänge im System ausgelöst:
Welche anderen Vorgänge werden durch einen umsatzrelevanten Vorgang noch
ausgelöst (Bondruck, Rechnungsdruck, Buchung im Wartenwirtschaftsprogramm,
etc.):
Wer kann umsatzrelevante Vorgänge im System vornehmen:
Wenn das System mit (Magnet-)Schlüssel arbeitet, wie viele (Magnet-)Schlüssel gibt
es:
Wofür dienen die einzelnen (Magnet-)Schlüssel (Kellner-, Che-, Haus-, EV-, PV-,
Werbungsschlüssel), welche Zuordnungen (Bereichszuordnung, Bonierung,
Tischabrechnung, Storno etc.) gibt es:
Gibt es eine Dokumentation wem und wann ein (Magnet-)Schlüssel und mit welchen
Einstellungen zugewiesen wurde:
Was wird alles erfasst und registriert
(Probedruck abverlangen):
Gibt es Ablauf- oder Flussdiagramme, die einen Vorgang von der Bonierung bis zur
Erlöserfassung im System grafisch darstellen:
Wenn nein, wird ersucht den vorher angeführten Vorgang zu beschreiben:
Wenn ein externer Datenaustausch möglich ist, wie und wann erfolgt der
Datentransfer von der Registrierkasse bzw. vom Kassenterminal zum PC oder
Server:

Welche Ausdrucke werden für die Buchhaltung erstellt:
Wie und wann wird mit den Benutzern (Verkäufer, Kellner) abgerechnet:
Werden Ausdrucke davon angefertigt:
Bekommt der Benutzer (Kellner) auch einen Ausdruck:
Wie (Sicherungsbänder, Disketten, CD, Server etc.) und wann erfolgt die Sicherung
der Daten:
Ist in der Software bereits die Möglichkeit integriert, Daten i.S. der §§ 131 und 132
jeweils Abs. 2 der BAO als umformatierte Text-, Druck- oder dBase-Dateien
auszugeben:
Beiliegendes Merkblatt hinsichtlich Zurverfügungstellung von Daten auf Datenträgern
gem. §§ 131 und 132 BAO wurde ausgefolgt:
Unterschrift Abgabepflichtige(r):

Zurverfügungstellung von Daten auf Datenträgern gem. §§ 131 und 132 BAO
Die oben zit. Paragraphen jeweils Abs. 3 i.d.F. des Abgabenänderungsgesetzes
1998, BGB 28/1999 führen aus:
„Werden dauerhafte Wiedergaben erstellt, so sind diese auf Datenträgern zur
Verfügung zu stellen.“
Die Erläuterungen führen dazu aus:
„Stellt der Abgabepflichtige auf Grundlage seiner EDV-Buchführung dauerhafte
Wiedergaben her, so ist er verpflichtet, davon Druckdateien oder Exportfiles (jeweils
als umformatierter Text) der erstellten Auswertungen anzufertigen, aufzubewahren
und zur Verfügung zu stellen.“
Unter dauerhaften Wiedergaben sind nach ständiger Auslegung Ausdrucke auf
Papier zu verstehen.
Mit Datenträgern im Sinne der neuen Bestimmungen sind elektronische Datenträger
je nach dem Stand der Technik gemeint, wie beispielsweise Disketten oder
Compactdiscs (CD).
Diese Bestimmungen müssen alle Abgabepflichtigen ab 1.1.2001 nachkommen
können. Die Datenträger müssen nur auf Verlangen der Abgabenbehörde zu
Verfügung gestellt werden.
Zur Verfügung stellen bedeutet, dass über den Datenträger unmittelbar verfügt
werden kann, d.h. es sich um ein Medium handelt, dessen Inhalte – mit dem Stand
der Technik entsprechenden Laufwerken – unmittelbar verarbeitet werden können.
Dateien bis zu einer Größe von 1MB können der Abgabenbehörde mittel E-Mail zur
Verfügung gestellt werden.
Von der Verpflichtung sind grundsätzlich alle Unterlagen i.S. der §§ 131 und 132
BAO betroffen, die die Anwendung moderner Prüfungsmethoden bei Vorliegen von
Massendaten gewährleistet.