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[product xxxxx]re:windMirjam Dilg von derEventagentur m:conmusste eine Open-Air-Veranstaltung mit 350Neonatologen in letzterSekunde in ein Gebäudeverlegen.n Freiburg. 10 Uhr, der Himmel ist blau und dieSonne strahlt über der sonnenreichsten GroßstadtDeutschlands. Die Vorzeichen für die „Sommernachtsparty“am 7. Juni 2013 zur 39. Jahrestagungder Gesellschaft für Neonatologie und PädiatrischeIntensivmedizin (GNPI) stehen gut. MirjamDilg, zuständig für Kreation bei der Eventagenturvon der m:con ‒ mannheim:congress GmbH,schaut auf ihre Wetter-App: 10 Prozent Regenwahrscheinlichkeit.„Wenn man überhaupt irgendwoeine Veranstaltung outdoor planen kann,dann ja wohl in Freiburg“, gibt sie sich zuversichtlich.Am Nachmittag liegt Dilg voll im Zeitplan.Die Location gibt der Kunde vor. Das KulturundBürgerhaus (KuB) Denzlingen bietet einen tollenWeitblick ins Grüne und auf den Schwarzwald.Eine idyllische Kulisse. Doch der Schein trügt. Geradeals die Tische eingedeckt und die Vorbereitungenfür das Event fast abgeschlossen sind, wirdes dunkel am Horizont und der Wind bläst den Organisatorendas Equipment um die Ohren. EinheimischeDienstleister beruhigen betont lässig süddeutsch„das zieht vorüber“, doch sie irren. Innerhalbvon Minuten setzt ein heftiger Platzregen ein.„Eine Vollkatastrophe“, sagt Mirjam Dilg rückblickend.„Die Technik, die Tischdecken – komplettnass. Wir mussten alles nach drinnen verlegen.“Für eine Lagebesprechung bleibt keine Zeit, dieSommernachtsparty beginnt in eineinhalb Stunden.„Es gab zwar einen Plan B – aber wir habendann doch aus der Situation heraus reagiert.“Drei m:con-Kollegen, fünf Veranstaltungstechniker,vier Mitarbeiter des KuB, acht Künstler unddrei Dienstleister helfen mit: „Alle haben wirklichüberall mit angepackt.“ Die Floristin trocknetLautsprecher ab, der Tontechniker poliert das Geschirrund die Band stellt die Bühne um. „Wir habenInitiative ergriffen und das Beste daraus gemacht“,lobt Dilg und erklärt, wie sie die Herausforderungnoch gemeistert hat: „Cool bleibenhilft“, lacht sie.Als die ersten Gäste kommen, deckt sie amhinteren Ende des Saals noch einen Tisch ein.Punktlandung. Und als dann doch wieder die Sonnehervorkommt, wird der Apéro kurzerhand abermalsins Freie verlegt. Aber das ist für die Beteiligtennun wirklich keine Herausforderung mehr.Christian FunkCIM: Wie konnten Sie die Sommernachtspartynoch retten?Mirjam Dilg: Indem wirklich alle Gewerke Handin Hand agiert haben, die gute Laune nicht verlorenging und das gesamte Team das Beste ausdieser verregneten Situation machen wollte.Was war dabei Ihre größte Herausforderung?Zu akzeptieren, dass man sich von schönenIdeen wie z.B. einem tollen Lichtdesign für dieBühnenshow spontan verabschieden muss.Umso schöner, wenn die Gäste, die das Konzeptja nicht kennen, es kaum bemerken undWelchen Tipp haben Sie für andere Planer,damit derartig „böse Überraschungen“ künftigvermieden werden können?Plan B und C in der Tasche zu haben und alleGewerke im Vorfeld darüber zu informierenund ins Boot zu holen. Auf diese Weiseverliert man, wenn es brenzlig wird, nicht allzuviel Zeit mit langen Erklärungen und endloserDiskussion. Außerdem ist es ratsam, inWetterangelegenheiten die Einschätzung derOrtskundigen ernst zu nehmen – auch wennman den Kundenwunsch nach einer Outdoor-Party dann vielleicht nicht mehr hundertpro-der 76 Funke trotzdem überspringt.zentig erfüllen kann.CIM 6/2013