Midrange MAGAZIN September 2005

Titelthema
Ob Richtlinien zur Reisekostenabrechnung,
Urlaubsanträge, interne Stellenausschreibungen
oder der Kantinen-Speiseplan – einige Informationsangebote
in firmeneigenen Intranets
erzielen höchste Abrufzahlen. Als leistungsfähiges
Business-Tool wird das Intranet jedoch
nur in den wenigsten Fällen genutzt.
Einer aktuellen Studie der britischen
Cranfield University zufolge wird
fast jedes zweite Intranet sechs Monate
nach seiner Einführung nicht mehr aktiv
genutzt und verkommt zum virtuellen
Ablagefach. Um dem entgegenzuwirken,
verzahnen neueste Intranetlösungen
die Disziplinen Web Content-, Business
Process- und Dokumenten-Management
effizient im Unternehmen.
Technisch komplex trotz
einfacher Bedienung
Klassischerweise sind technische Unzulänglichkeiten
der erste Stolperstein für
erfolgreiche Intranet-Projekte, etwa
wenn die IT-Abteilung als Instanz eingeschaltet
werden muss, um Änderungen
und Erweiterungen durchzuführen.
Neue Dokumente schaffen dann erst
verspätet den Weg ins Netz, gleichzeitig
bleiben viele veraltete Informationen zu
lange stehen. Während minimalistische
Intranet-Varianten nicht weit genug
greifen, scheitern die teuren, funktionell
überladenen Systeme meist an der Akzeptanz
der Mitarbeiter. Dabei gibt es
im Markt speziell entwickelte Intranet-
Wissens-Schatz statt
Mitarbeiter-Portale bieten Unternehmen mehr als nur „Informationsabruf für alle“
Lösungen, deren umfassende Features
sich nach dem Baukastenprinzip so anpassen
lassen, dass ihre Funktionen den
Ansprüchen von Unternehmen jeder
Größe entsprechen. Wichtig sind heut-
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zutage all die Funktionen, die Mitarbeitern
umgehend eine Arbeitserleichterung
verschaffen, Prozesse optimieren und
die Effizienz sogar standortübergreifend
steigern. Der Suchprozess im System
und die Personalisierung gehören ebenso
dazu wie Kollaboration und Anbindung
an Geschäftsprozesse.
Info-Halde
Einheitliche Strukturen schaffen
Laut einer Studie der Butler Group sind
heute rund 80 Prozent aller Inhalte in
Unternehmen unstrukturiert und existieren
in Form von Dokumenten,
HTML-Seiten oder e-Mail. Ziel muss es
daher sein, die Flut an Daten – wie
Word-, Powerpoint- und Excel-Dateien,
interne und externe Web-Seiten sowie
e-Mails – sinnvoll zu verwalten und in
Mehrwert für die Mitarbeiter umzuwandeln.
Wichtig ist ein einheitliches
Management der verschiedenen Daten,
das im Idealfall vom Intranet-System
übernommen wird.
Es sollte sicherstellen, dass die Informationen
in bereits vorgefertigten Ordnerstrukturen
versioniert und berechtigungsgeschützt
gespeichert und
abrufbar gemacht werden. Gerade ein
zielgruppengerechtes Angebot mit
sinnvollen Strukturen steigert die Effizienz
und Akzeptanz bei den Benutzern,
weil langwieriges Suchen entfällt. Mit
weiteren Features lassen sich aus solchen
vorgefertigten Lösungen ganz
einfach Systeme aufbauen, die Wissen
und Daten kombinieren und individuell
verfügbar machen.
Content dezentral pflegen
Um das Intranet nicht als virtuelle Einbahnstraße
verkümmern zu lassen, sollte
seine Pflege statt auf zwei auf vielen
Schultern verteilt werden, was Ressourcen
im Unternehmen spart und die Aktualität
der Inhalte gewährleistet. Ideal
ist, wenn diejenigen, bei denen die Daten
entstehen, auch die Informationen
im System anlegen, pflegen und erweitern
können. Gute Systeme erlauben
dies selbst ungeschulten Anwendern
ohne viel Zeit- (und Nerven-)Aufwand.