Midrange MAGAZIN September 2005

Titelthema
In vielen Firmen ist MS Excel das Standard-
Werkzeug für die Darstellung von Zahlenmaterial.
Es gibt kaum einen Controller, der
diese Software nicht im Einsatz hat. Auch
Mitarbeiter in anderen Abteilungen beschäftigen
sich vielfach und mühsam mit eigenen
Tabellen. Deshalb sind viele Controller gleichzeitig
fast Systemprogrammierer.
Sie stoßen jedoch im Auswertungsbereich
schnell an Grenzen. Vor allem
dann, wenn sich Anforderungen, Sichten
oder Datenkombinationen seitens
des Empfängers permanent ändern –
also, wenn die Tabellen angepasst werden
müssen. Das Ergebnis: nur wer sein
Excel gut kennt (und ständig benutzt)
kommt zu einer fehlerfreien Auswertung.
Aber wehe, der Autor ist nicht da!
Dann heißt es, sich in die Gedanken des
Autors hineinzuversetzen, die Vorgehensweise
zu studieren und alle Verknüpfungen
nachzuvollziehen, um dann
gegebenenfalls eine Änderung durchzuführen.
Das versteht man heute nicht
mehr unter Anwenderfreundlichkeit.
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Muss es immer Excel sein
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Typisches Auswertungs-Problem
Jeder von uns war schon mal in einer
ähnlichen Situation: der Verkaufsleiter
benötigt „mal eben“ die Absatz- und
Umsatzzahlen aller Kunden für einen
bestimmten Außendienst-Mitarbeiter
mit VJ- und Plan-Vergleich für das erste
Halbjahr, sortiert nach Artikeln – und
zusätzlich die aktuellen Lagerbestände
und deren Entwicklung.
Das Ganze soll dabei schön übersichtlich
und auf nur wenigen Seiten präsentiert
werden. Diese Auswertung wird in
Excel kaum oder nur mit viel Aufwand
machbar sein, vor allem, wenn anschließend
ein anderer Außendienstler selektiert
werden soll. Selbst wenn die Auswertung
fertig ist, kann nicht dynamisch
damit gearbeitet werden. Darüber hinaus
führen nachträgliche Erweiterungen
(Zeilen/Spalten) bei verknüpften
Arbeitsblättern oftmals zu Fehlern. Das
kostet Zeit. Stundenlange Aufbereitungszeiten
für Berichte und Abfragen
sind aber heute nicht mehr tolerierbar.
Wie kommt man nun aber schnell und
jederzeit an die gewünschten Informationen?
Mit Business Intelligence Tools –
der Markt bietet dazu verschiedene
Software-Produkte.
Diese leisten in der Regel Folgendes an
Grundfunktionalitäten:
gute Anwenderfreundlichkeit,
hohe Geschwindigkeit,
notwendige Sicherheit,
Ad-hoc-Abfrage,
gute Verarbeitung großer
Datenmengen,
Möglichkeiten, unterschiedlichste
Datenquellen zu verknüpfen (z. B.
Oracle, DB2, SQL-DB, MS Excel,
SAP-DB, ODBC, Text, XML),
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Firmen-/Mandanten-übergreifende
Auswertungen,
Reports/Grafiken,
Datenexport.
Aber dann geht die Arbeit erst richtig
los: Ein Würfel muss definiert (aufgepasst
– jetzt nur nichts vergessen) bzw.
die Datenstruktur aufgebaut werden.
Also wird ein Spezialist beauftragt oder
ausgebildet. Das heißt: Bevor die ersten
Auswertungen verfügbar sind, ist mit
„Entwicklungszeit“ und nicht unerheblichen
zusätzlichen Kosten zu rechnen.
Der Vorteil: man ist flexibel.
Die Alternative wäre eine vorgefertigte
bzw. standardisierte und dennoch
flexible Business-Intelligence-Lösung.
Dazu haben sich Spezialisten aus den
Bereichen Controlling, Betriebswirtschaft,
Software-Entwicklung, Logistik,
Zeitmanagement, Fertigungssteuerung,
Organisation, QM, QS, Einkauf und
Vertrieb seit einigen Jahren viele Gedan-