Midrange MAGAZIN September 2005

Titelthema
BI-Software bietet das Ende der selbst gestrickten Hilfsmittel
Controller bringen heute im Schnitt 80 Prozent
ihrer Arbeitszeit mit unbefriedigenden Routine-
Aufgaben wie Berichtserstellung und -verteilung
oder Abstimmungsprozessen in Planungsrunden
zu. Hier sind Business-Intelligence-Lösungen
gefragt, die einen einfachen Aufbau und Zugriff
auf Reports und Analysen ermöglichen.
Heutzutage sind in nahezu jedem
größeren Unternehmen ERP-Systeme
im Einsatz, um das operative Geschäft
zu unterstützen. Neben diesen
Anforderungen existiert aber auch ein
hoher Bedarf, analytisches Arbeiten
durch die Verwendung von Informationstechnologie
zu erleichtern. Hierfür
haben die meisten ERP-Systeme leider
nicht allzu viel anzubieten.
ERP allein reicht nicht aus
Denn die im ERP-System vorhandenen
Standardauswertungen reichen in der
Regel nicht aus, um in einem dynamischen
Unternehmen den ständig neuen
Fragestellungen gerecht zu werden.
Folglich werden Zahlenkolonnen mühsam
in Tabellenkalkulationsblätter eingetippt
oder mit etwas mehr IT-Knowhow
importiert, um dort notwendige
Auswertungen erstellen zu können. In
manchen Controlling-Abteilungen existieren
bereits eigene relationale Datenbanken
mit monatlichen Bewegungsdaten,
um darauf weitere Analysen
aufzubauen. Bei all diesen Selbsthilfe-
Maßnahmen sind viel Zeit sowie ein
sehr gutes IT-Wissen im Controlling erforderlich.
So ist es nicht selten, dass ein
Controller 80 Prozent seiner Arbeitszeit
mit IT-Themen wie der Datenbeschaffung
und -aufbereitung verbringt und
lediglich 20 Prozent mit seinem eigentlichen
Aufgabengebiet.
Analytisches Arbeiten
Wesentliche Informationen
zum richtigen Zeitpunkt
Gleichzeitig werden die Aufgaben ständig
komplexer: Analysten und Investoren
müssen mit transparenten Kennzahlen
versorgt werden, vollständige
Kennzahlen-Analysen sind zu generieren,
um Kredite genehmigt zu bekommen
(Basel II), und auch die Anforderungen
an die Flexibilität des eigenen,
internen Berichtswesen steigen. Es gilt,
eine ständig wachsende Zahl bloßer Daten
aus den unterschiedlichsten Vorsystemen
zusammen zu führen und für
Analysen, Planungen und Reportings
sinnvoll aufzubereiten.
Fachfremder Aufwand
für den Controller
Das müsste doch ein Leichtes sein,
möchte man meinen. Schließlich hat
doch fast jedes Unternehmen eine ERP-
Lösung im Einsatz und verfügt damit
über eine Unmenge relational gehaltener
Daten. Zudem nutzen die Anwender mit
Excel ein Tabellenkalkulationsprogramm,
das viele Berechnungs- und
Grafikfunktionalitäten bietet. Schaut
man sich jedoch den Controller-Alltag
an, fällt auf, dass überproportional viel
Zeit und Energie verbraucht wird, um
diese so scheinbar einfach verfügbaren
Informationen für das Berichtswesen
aufzubereiten.
So stellen die oft hierfür eingesetzten
ERP-Ergänzungen und selbstgestrickten
Hilfsmittel zwar Einzeldaten zur Verfügung,
liefern aber nicht die für Analysezwecke
notwendigen aggregierten, mehrdimensionalen
und konzeptionellen
Sichten. Das heißt: individuelle Reports
und Analysen müssen von der IT-Abteilung
aufgesetzt und dann in den Fachabteilungen
per Hand angepasst werden.
Durch Abstimmungsschleifen und Korrekturen
entsteht dabei ein hoher Zeit-
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aufwand, und durch die manuelle Bearbeitung
in Excel sowie die fehlenden
Teamwork-Möglichkeiten unterliegt das
Ganze einer hohen Fehleranfälligkeit.
Das Ergebnis sind überlastete Controller,
die einen großen Teil ihrer Zeit in der
Auseinandersetzung mit der Frage verbringen:
„Wie komme ich an die richtigen
Zahlen?“
Die BI-Lösung
Doch die Informationstechnologie hält
eine passende Lösungen bereit: Wir
sprechen von Business Intelligence (BI)
oder OLAP-Systemen. Die Abkürzung
OLAP steht dabei für OnLine Analytical
Processing und bezeichnet die Datenbank-Technologie,
die speziell das analytische
Arbeiten unterstützt. Wesentlich
dabei ist, dass professionelle BI-Lösungen
Analysen, Planung und Reporting
auf Basis hoch verdichteter Daten
ermöglichen und dafür kein spezielles
IT-Wissen beim Endanwender erfordern.
So sind beispielsweise ABC- und
Ad-hoc-Analysen jederzeit auf Knopfdruck
verfügbar und bestehende Reporting-Modelle
können einfach und flexibel
an neue Gegebenheiten angepasst
werden. Die Simulation und damit das
Durchspielen von „Was-wäre-wenn?“-
Szenarien stellen einen weiteren wichtigen
Vorteil dar.
Vor diesem Hintergrund ist Business Intelligence
heute und in Zukunft gerade
auch für mittelständische Unternehmen
unverzichtbar. Flexible und schnell implementierbare
Lösungen, die die Bedürfnisse
der Anwender zielgerichtet
bedienen – das sind die Lösungen, die in
Zukunft am Markt punkten werden.
Fachautorin: Monika Düsterhöft