E-Paper re 5+6-21

Praxismanagement
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scannen von Papier muss das Archiv auch alle im täglichen Arbeitsablauf
anfallenden Dokumente aus den verschiedensten Datenquellen akzeptieren.
Sei es ein in WORD geschriebener Brief, eine wichtige E-Mail oder
ein Behandlungsbild. Schnittstellen wie die VDDS-media-Schnittstellen,
machen eine nahtlose Dokumentation der Bildgebung möglich oder die
Einbindung moderner Technologien wie die Unterstützung von Tablet-
PCs oder die Anbindung an die MS Offi ce-Produkte bieten zahlreiche
Einsatzmöglichkeiten.
Damit entsteht noch mal ein deutlicher Zeitvorteil gegenüber der althergebrachten
Ablage. Nichts bleibt liegen, es bilden sich keine Stapel,
alles kann im Arbeitsablauf stressfrei miterledigt werden. Der vom Patienten
mitgebrachte Beleg wird so gleich mitarchiviert, mit der aktuellen
Karteikarte verknüpft und den Originalbeleg kann der Patient gleich
wieder mitnehmen. Ein praktisches Vorschaubild in der Karteikarte im
Praxisverwaltungssystem zeigt, ob es sich um das gesuchte Dokument
handelt. Sei es ein Röntgenbild, ein HKP oder die unterschriebene Einverständniserklärung
zur geplanten Behandlung. Und alles, was die Praxis
als Ausdruck verlässt, wird als Durchschlag gleich im Dokumentenarchiv
abgelegt. Nichts bleibt liegen, alles wird nachvollziehbar, lückenlos und
sicher abgelegt und steht an allen Praxisarbeitsplätzen zur Verfügung.
Wird doch mal etwas nicht auf Anhieb gefunden, unterstützt eine Volltextsuche,
die das gesuchte Dokumente anhand eines Schlagwortes, eines
Geldbetrags oder einer Lieferscheinnummer blitzschnell fi ndet. Das
Besondere daran: Es werden so auch Texte in Bildern per Volltexterkennung
berücksichtigt. Das ist eine große Erleichterung für alle Beteiligten.
So ausgestattet ist das die Suche nach der Nadel im Heuhaufen, also der
Rechnung über 17,37 €, ein Klacks.
Die Einführung eines solchen Ablagesystems erfordert für das Praxisteam
dabei keinen großen Aufwand. Die Bedienung ist sehr einfach, da sich
viele Handgriffe direkt aus dem Praxisverwaltungssystem durchführen
lassen. Ein weiter Plus: Vieles passiert einfach automatisch im Hintergrund;
wie das automatische Archivieren aller gedruckten Belege. Bei
der Auswahl des passenden Ablagesystems sollten Praxisinhaberinnen
und Inhaber auf die ordnungsgemäße und nachvollziehbare Arbeitsweise
achten. Idealerweise verfügt das System über ein Testat von dritter Stelle,
die diese Eigenschaften bescheinigt. Nur dann ist eine hohe Beweiskraft
der so abgelegten Dokumente gewährleistet. Denn nicht jede Lösung am
Markt eignet sich für eine Dokumentation in der Praxis.
Mit dem Prädikat "revisionssicher nach GoBD" ausgezeichnet
CGM PRAXISARCHIV wird jährlich auditiert und erfüllt die aktuellen
Prüfungskriterien für Dokumenten-Management-Lösungen laut Anforderungskatalog
des TÜV Saarland. Hierbei werden die gesetzlichen
Anforderungen an technische und organisatorische Verfahren zur Erfassung,
elektronischen Aufbewahrung und Prüfbarkeit von Dokumenten
hinsichtlich der 'Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung
von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer
Form sowie zum Datenzugriff', kurz GoBD, dem Handelsgesetzbuch
(HGB) oder dem Bürgerlichen Gesetzbuch (BGB) erfolgreich geprüft.
CGM PRAXISARCHIV ist besonders beim Praxisteam beliebt. Kurze Einarbeitungszeiten
und viele automatische Prozesse wie dem automatischen
Ablegen eines Steri-Berichtes oder die automatische Archivierung
eines HKPs beim Ausdruck aus dem Praxisverwaltungssystem helfen dem
gesamten Team stets den Überblick zu behalten. Das Anlegen von bestimmten
Leistungszeilen in der Karteikarte des Patienten kann mithilfe
der elektronischen Ablage auch fast ganz automatisch erfolgen. Werden
bestimmte Dokumente eines bestimmten Zeitraums benötigt, unterstützen
umfangreiche Suchfunktionen sowohl in Behandlungs- oder
Abrechnungsfragen jederzeit durch blitzschnelle Suchergebnisse. Sei es
die Recherche nach allen HKPs eines Quartals oder das Auffi nden einer
bestimmten eingescannten Rechnung anhand des Rechnungsbetrages.
Besonders das schnelle Auffi nden und Anzeigen benötigter Patientenunterlagen
entlastet das Praxisteam und entzerrt die Vorgänge und minimiert
Stress.
Das Ergebnis steht und fällt mit dem Einsatz geeigneter Datenquellen. So
können zum Beispiel die qualitativen Unterschiede bei Dokumentenscannern
in Geschwindigkeit und Handhabung sich entscheidend auf den
Arbeitsablauf auswirken. Denn nichts wird nervender wahrgenommen,
als beim Einscannen auf irgendwelche zweifelhaften Aufwärmphasen
zu warten oder für die Rückseite eines Dokuments einen erneuten Scan
starten zu müssen. Die modernen Profi -Scanner verschiedener Hersteller
schaffen hier Abhilfe und die meist höheren Anschaffungspreise amortisieren
sich sehr rasch. Das führt deutlich besseren Arbeitsergebnissen
und wirkt sich letztendlich auf die Zufriedenheit des gesamten Praxisteams
aus.
Bei der Fülle an Einsatzmöglichkeiten und der freigemachten Zeitreserven
ist es somit in der Praxis meist nicht mehr die Frage nach dem 'ob',
sondern 'wann' der Umstieg auf ein digitales Dokumentenmanagement
erfolgt. Aber eines ist sicher: Je früher dieser Umstieg erfolgt, desto größer
ist die Entlastung für das gesamte Praxisteam.
Michaela Bicker
CGM Dentalsytsteme
CGM Dentalsysteme GmbH
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