Tesa - Zarbock Media
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Numerisch ordnen<br />
Organisation<br />
Bei der numerischen Ordnung<br />
werden die Vorgänge einfach<br />
mit einer Nummer versehen<br />
und dann entsprechend eingeordnet.<br />
Die Ordnungsart eignet<br />
sich natürlich besonders<br />
gut für alle Belege, die bereits<br />
eine Nummer tragen (wie zum<br />
Beispiel Rechnungskopien).<br />
Der Nachteil: Ein Rückgriff ist<br />
nur über einen Index möglich.<br />
Große, fortlaufend nummerierte<br />
Registraturen haben außerdem<br />
den Nachteil, dass neue<br />
Akten immer am Ende eingeordnet<br />
werden und sich alte<br />
Akten, die man nach und nach<br />
aussortieren kann, am Anfang<br />
der Registratur befinden.<br />
Dort wird also Platz frei – der<br />
hinten fehlt! Von Zeit zu Zeit<br />
müssen also alle Akten nachgerückt<br />
werden.<br />
Ordnung nach Endziffern<br />
1721 etc.). So erreicht man<br />
eine gleichmäßige Raumausnutzung.Ordnung<br />
nach<br />
Geburtsdaten oder Personen-<br />
Kennziffern:<br />
Personenbezogene Unterlagen<br />
kann man auch nach Geburtsdaten<br />
oder Personen-Kennziffern<br />
ordnen. Auch dadurch ist<br />
selbst bei großen Datenmengen<br />
eine eindeutige Zuordnung<br />
ohne Index und eine gute<br />
Raumausnutzung gegeben.<br />
Dieses Nachrücken können<br />
Sie vermeiden, wenn Sie die<br />
Schriftstücke nach Endziffern Ordnen nach Stichwörtern<br />
ordnen. Die Registratur wird<br />
dabei in hundert – bei größe- Sachbezogene Informationen<br />
ren in tausend – gleich große werden meist nach Stichwör-<br />
Bereiche unterteilt. Erstes tern geordnet. Da die Auswahl<br />
Ordnungsmerkmal sind jetzt eines Stichwortes subjektiv ist,<br />
die zwei – oder drei – letzten gibt es bei mehreren Benutzern<br />
Ziffern der Ordnungsnummer. allerdings oft Zuordnungspro-<br />
In den Bereich 21 gehören bleme. Diese Ordnungsweise<br />
also alle Akten, die mit den kann daher nur für kleine Abla-<br />
Ziffern 21 enden (1021, 1121,<br />
52<br />
gen empfohlen werden.<br />
Ordnen nach Aktenplan<br />
Ein Aktenplan ist ein einheitlicher<br />
Rahmen für die systematische<br />
und logische Ordnung<br />
des gesamten sachbezogenen<br />
Schriftguts. Er ist meist dekadisch<br />
nach Hauptgruppen,<br />
Gruppen, Unter- und Sachgruppen<br />
aufgebaut. Wie Sie<br />
einen derartigen Plan erstellen<br />
können, zeigen wir Ihnen ausführlich<br />
in unserem Kurs „Informationsstrukturplan“.<br />
Speichermöglichkeiten<br />
Nachdem wir besprochen haben,<br />
nach welchen Systemen<br />
Sie Informationen ordnen können,<br />
kommen wir nun zu der<br />
Frage, welche Behältnisse Sie<br />
einsetzen können:
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