AMSTERDAM

ICT
OKAY DOC
Een documentmanagementsysteem (DMS) helpt de volledige documentenstroom
van een organisatie (veilig) te archiveren en eenvoudig te doorzoeken. Een
bedrijf dat een dergelijk oplossing implementeert, is Enjoy & Deploy. Medeeigenaar
Ruud van Graafeiland legt graag uit welke voordelen een DMS biedt.
TEKST: CEES VISSER FOTO: ENJOY & DEPLOY
DMS beheert documenten gedurende hun
levenscyclus. Van het maken, opslaan, volgen,
“Een
archiveren tot aan het vernietigen van een document.”
Het antwoord van Ruud van Graafeiland op de vraag
waarom havenbedrijven voor een DMS zouden willen kiezen,
moet even indalen. De businessconsultant en mede-eigenaar
van Enjoy & Deploy voegt eraan toe dat in elke organisatie in
de haven veel documenten rondgaan. “Een DMS vereenvoudigt
zo’n proces. Bovendien wordt een document binnen een
DMS voorzien van kenmerken - is het een factuur, in- of verkooporder
of technische tekening? - maar ook andere eigenschappen,
zoals datum en omschrijving. Omdat het document
op basis van verschillende criteria is te benaderen, laat
hij zich eenvoudiger en snel terugvinden in de juiste context.”
Kwinkslag
Enjoy & Deploy, gevestigd in Zoetermeer, timmert al zestien
jaar aan de weg en krijgt nu in de Amsterdamse haven voet
aan de grond. “Wij van Enjoy & Deploy noemen onszelf ook
wel the document people, als kwinkslag naar wat we doen en
wie we zijn. Maar ook vóór wie we het willen doen. Als organisatie
leggen we een link tussen de technische mogelijkheden
en de wensen en mensen van de klant.”
Over klanten gesproken: een klant is Oiltanking Amsterdam.
Van Graafeiland vertelt dat zijn bedrijf eind 2014 bij Oiltanking
gestart is met het organiseren van administratieve documenten.
“Dan moet je denken aan in- en verkooporders, facturen,
juridische correspondentie, en alles wat daarmee te maken
heeft.” Dat bevalt kennelijk, want de tweede fase is in gang
gezet: het volgen van de stroom technische documenten. “En
dan moet je denken aan tekeningen van de engineers, zoals
plattegronden en installaties.”
Wereldwijd
De software die Enjoy & Deploy ook bij Oiltanking aan het uitrollen
is, luistert naar de naam M-Files, een product afkomstig
van het gelijknamige Finse bedrijf. Om de kwaliteit ervan
te onderstrepen, vertelt Van Graafeiland dat de leverancier
wereldwijd één van de sterkst groeiende softwarebedrijven
in de DMS-markt is. “M-Files is volledig geïntegreerd in Microsoft
Windows en Office. De meeste gebruikers van deze
DMS-software belanden dus in een vertrouwde omgeving;
22 ZEEHAVENS AMSTERDAM OKTOBER 2015