Gestió administrativa de l'empresa - Macmillan Profesional

156
Aplicació de l’ofimàtica
L’aplicació de l’ofimàtica a la producció
de documents permet crear al processador
de textos una sèrie de plantilles
amb els models tipus de cada contracte,
per poder-les utilitzar sempre que
sigui necessari i evitar la redacció completa
cada vegada que es formalitzi un
contracte.
9
1
Casos pràctics
Totes les operacions empresarials generen un cabal d’informació que ha
de ser tractat (analitzat, classificat i processat) en la forma adequada per
donar lloc a una sèrie de documents que legalitzen i proven la realització
de l’operació. Aquests documents han de ser conservats sota les regles de
l’eficiència, ja que cobreixen necessitats empresarials de control d’informació
i d’obligacions legals.
Per tal que un procés administratiu sigui eficient, s’ha de realitzar sota les
següents condicions:
– Oportunitat. El procés s’ha d’executar just a temps, quan sigui necessari.
No s’ha de retardar mai una operació empresarial per problemes administratius
o documentals.
– Economia. S’ha d’executar amb el menor cost possible, tant de recursos
com de temps. Aquesta premissa es compleix a partir de les condicions
de simplicitat, rapidesa i equilibri.
– Seguretat. El tractament de la informació que es genera a l’empresa ha
de ser completament segur, tant des de la perspectiva de la confidencialitat
de les dades com des de la informació i la seva anàlisi.
– Utilitat. Ha de generar la informació necessària per tal que els diferents
nivells de decisió de l’empresa puguin actuar d’acord amb el context en
què es genera cada operació empresarial.
El desenvolupament dels processos administratius és comú a tots els departaments.
Tot i això, en cada un existeixen les suficients peculiaritats
per a què els llocs de treball administratius requereixin un cert grau d’especialització
que els adapti a les necessitats de les diferents funcions de
l’empresa.
Errors en els processos administratius
·· Tres emprenedors han creat una empresa per fabricar accessoris per a automòbils i volen implantar un
sistema de qualitat que detecti i corregeixi els possibles errors de funcionament.
Per aplicar el sistema de qualitat, necessiten saber quins són els errors més comuns en el desenvolupament
dels processos administratius.
Solució ·· Els errors més comuns en els processos administratius són:
– Duplicitat de tasques motivada per la falta de coordinació entre departaments.
– Excés de moviments inútils degut a la mala disposició física dels elements de treball.
– Temps morts per una mala planificació del treball.
– Excessiu nombre de documents i activitats degut a un mal disseny de formularis.
– Activitats innecessàries per a la finalitat que persegueix el procés.
En resum, l’error més comú és convertir la tasca administrativa en una finalitat en si mateixa, oblidant sempre
que és una tasca que serveix de suport per una altra.