guía para la elaboración de proyectos - instituto vasco de las ...

GUÍA
PARA LA ELABORACIÓN DE
PROYECTOS
3.5| Planificación del seguimiento y evaluación
Generalmente se planifican las actividades relacionadas con los objetivos del proyecto y se obvian las de
seguimiento, como pueden ser:
Reuniones de seguimiento
Hitos o puntos de control
Reuniones técnicas internas del equipo con el cliente o proveedor.
Es importante que al establecer la planificación del proyecto se defina también el modelo de gestión y
seguimiento del mismo. Al efectuar el seguimiento del proyecto durante su desarrollo, estará realizándose
una evaluación constante, dentro de una filosofía de mejora continua. Este planteamiento aparece reflejado
en el esquema del ciclo de vida de un proyecto, incluido en el apartado de introducción de esta guía.
En dicho esquema, queda claro que el proceso de evaluación no se limita al momento de finalización
del proyecto, sino que se entiende como un proceso continuo que empieza con el seguimiento y control,
dentro de una “monitorización permanente” del mismo, que busca realizar ajustes y mejoras durante la
ejecución del propio proyecto.
Las reuniones y el control llevan tiempo y son actividades que deben realizarse para asegurar que el proyecto
está bien orientado y se están consiguiendo los objetivos marcados. Además, el seguimiento facilita
el proceso de toma de decisiones: posibles cambios a llevar a cabo en el proyecto, o incluso valorar la
conveniencia de continuar o interrumpirlo.
Obviamente, todo no se puede planificar y surgirán reuniones que no estaban previstas. Lo importante es
establecer una sistemática de seguimiento con reuniones periódicas y sistemas de recogida de información
que indiquen si hay desviaciones y poder así tomar medidas antes de que sea demasiado tarde.
Instrumentos para el seguimiento y evaluación
Para realizar un seguimiento y evaluación, los principales instrumentos o herramientas que se utilizan
son, por un lado, los indicadores y fuentes de verificación y, por el otro, los cuestionarios de recogida de
información.
Los indicadores y fuentes de verificación se establecen en relación a los objetivos planteados y servirán
tanto para la monitorización o evaluación continua del proyecto como para la evaluación final del mismo.
El indicador es la variable de referencia que utilizará quien evalúe para determinar si se han logrado los resultados
y cuantificar las desviaciones, mientras que la fuente de verificación es el lugar en el que se recoge
la información relativa a dicha variable. Algunos ejemplos de indicadores y fuentes de verificación son:
Indicador Fuente de verificación
Número de piezas producidas / número de piezas previstas Fichas de registro de producción
Número de usuarios-clientes atendidos / numero de
usuarios-clientes previstos
Número de mejoras introducidas en el proceso de
producción
52 | Planificación del Proyecto
Base de datos de usuarios/clientes
Ficha de registro de mejoras
% de trabajo realizado / % de trabajo previsto Registros de productividad
Coste actual / coste previsto Registros de contabilidad
Horas realizadas / horas planificadas
Registro de horas de dedicación al
proyecto