guía para la elaboración de proyectos - instituto vasco de las ...

GUÍA
PARA LA ELABORACIÓN DE
PROYECTOS
RAPIDEZ: la característica fundamental de la toma de decisiones en los proyectos debe ser la rapidez,
ya que posiblemente estaremos parando o retrasando el proyecto si no actuamos con la necesaria celeridad
y esto implica más recursos y por lo tanto más coste.
A continuación se define el proceso de toma de decisiones:
1| ANALIZAR EL PROBLEMA: recoger la información clave sobre el problema, hacer un diagnóstico
sobre la realidad y el alcance del problema.
2 | ANALIZAR LAS DISTINTAS ALTERNATIVAS: definir varias alternativas de solución, evaluar las
distintas alternativas y determinar la más adecuada (en rapidez, coste, resultado).
3 |TOMAR LA DECISIÓN DEBIDAMENTE REFLEXIONADA Y APLICARLA DE INMEDIATO.
Si la decisión se demora El proyecto se detiene
Las decisiones que se toman deben cumplir con unas determinadas condiciones:
OPORTUNIDAD: deben tomarse en el momento adecuado, sin precipitaciones y sin demoras.
CALIDAD: deben estar lo suficientemente analizadas para limitar al máximo las probabilidades de
cometer errores.
PERTINENCIA: deben ir dirigidas a suprimir los obstáculos que pudiesen impedir la consecución de
los objetivos.
4.5| Gestión de cambios
Como se ha mencionado en ocasiones anteriores los proyectos, sobre todo cuando entran en la fase de
ejecución, sufren muchas variaciones sobre la planificación inicial. Es imposible que a priori se acierte con
todas las actividades, su duración, orden, etc. y que luego se cumpla a rajatabla lo planificado. En el día
a día surgen problemas, actividades que se alargan, que se acortan, falta de recursos, etc. que hacen que
deban incorporarse cambios continuamente y se ajuste la planificación realizada.
La gestión de cambios está íntimamente relacionada con el seguimiento del proyecto y lo que en el
apartado referido al ciclo de vida del proyecto se ha reflejado como “monitorización permanente”. Dicha
monitorización servirá para identificar las posibles desviaciones y definir los cambios a aplicar en cualquiera
de las fases del proyecto.
Algunos aspectos que deben que tenerse en cuenta para la introducción de cambios:
¿Cómo afecta este cambio a la planificación actual?
¿Qué actividades hay que cambiar, eliminar, añadir,…?
¿Qué recursos son necesarios para llevar a cabo este cambio?
¿Qué aumento/reducción de coste supone sobre el presupuesto inicial?
Si no se introduce este cambio en el proyecto, ¿fracasará o puede tener éxito?
58 | Ejecución y seguimiento del proyecto