guía para la elaboración de proyectos - instituto vasco de las ...
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I<strong>de</strong>as c<strong>la</strong>ve <strong>para</strong> realizar una reunión eficaz:<br />
GUÍA<br />
PARA LA ELABORACIÓN DE<br />
PROYECTOS<br />
La reunión es <strong>para</strong> hacer o <strong>de</strong>cidir cosas importantes.<br />
La reunión <strong>de</strong>be pre<strong>para</strong>rse.<br />
Objetivo c<strong>la</strong>ro <strong>de</strong> <strong>la</strong> reunión.<br />
Or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l día.<br />
Hay que evitar que <strong>de</strong> <strong>la</strong>s reuniones surjan <strong>la</strong> sensación <strong>de</strong> inutilidad y <strong>de</strong> falta <strong>de</strong> productividad.<br />
Conducción eficaz <strong>de</strong> una reunión:<br />
- Estilo participativo.<br />
- Conocer <strong>la</strong> personalidad <strong>de</strong>l grupo y <strong>de</strong> los individuos.<br />
- Motivar.<br />
- Comunicar bien.<br />
- Li<strong>de</strong>rar el grupo.<br />
- Vencer los factores <strong>de</strong> resistencia al cambio.<br />
- Tener un p<strong>la</strong>n.<br />
- Registrar conclusiones y evaluar reunión.<br />
- Contro<strong>la</strong>r resultados.<br />
4.4| Toma <strong>de</strong> <strong>de</strong>cisiones<br />
REUNIONES (convocatoria)<br />
Lo que SÍ se <strong>de</strong>be hacer Lo que NO se <strong>de</strong>be hacer<br />
Asegurarse <strong>de</strong> que <strong>la</strong> reunión es necesaria<br />
y no se pue<strong>de</strong> sustituir por otro tipo <strong>de</strong><br />
comunicación<br />
Hacer <strong>la</strong> convocatoria dando al menos una<br />
fecha y hora alternativa<br />
I<strong>de</strong>ntificar a los asistentes necesarios<br />
Proponer una agenda (or<strong>de</strong>n <strong>de</strong>l día) c<strong>la</strong>ro y<br />
con tiempo estimado <strong>para</strong> cada punto<br />
I<strong>de</strong>ntificar los temas <strong>de</strong> interés <strong>de</strong> esa<br />
reunión obviando otros que no sean objetivo<br />
<strong>de</strong> <strong>la</strong> misma<br />
Fijar reuniones frecuentes sin causa ni necesidad<br />
real<br />
Preguntar a cada asistente, intentando fijar<br />
un día y hora a conveniencia <strong>de</strong> todos<br />
Convocar a alguien cuya presencia no es<br />
necesaria<br />
Proponer una agenda vaga que no permita<br />
pre<strong>para</strong>r los temas con ante<strong>la</strong>ción<br />
Escon<strong>de</strong>r puntos <strong>de</strong> conflicto esperando que<br />
no salgan en <strong>la</strong> reunión<br />
Las <strong>de</strong>cisiones que se toman en los <strong>proyectos</strong> tienen <strong>la</strong>s siguientes características:<br />
EXCLUSIVIDAD: los <strong>proyectos</strong> son, por <strong>de</strong>finición, procesos únicos, por lo que <strong>la</strong>s <strong>de</strong>cisiones que se<br />
toman en ellos son difíciles <strong>de</strong> aplicar en otros <strong>proyectos</strong>, ya que el contexto en el que se <strong>de</strong>sarrol<strong>la</strong>n no<br />
es el mismo.<br />
IMPROVISACIÓN: <strong>la</strong>s maneras en que surgen los problemas son diversas y diferentes en los distintos<br />
<strong>proyectos</strong>. Dada <strong>la</strong> especificidad <strong>de</strong> cada uno <strong>de</strong>beremos improvisar algunas <strong>de</strong> <strong>la</strong>s <strong>de</strong>cisiones que<br />
<strong>de</strong>bamos tomar, puesto que no tendremos una referencia anterior.<br />
Ejecución y seguimiento <strong>de</strong>l proyecto | 57
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