guía para la elaboración de proyectos - instituto vasco de las ...

GUÍA
PARA LA ELABORACIÓN DE
PROYECTOS
64 | Documentación
Finalmente, como documentación a elaborar y aportar en el cierre del proyecto está la justificación
económica. Esta es especialmente importante en aquellos proyectos en los que se haya contado con una
subvención de la administración pública u organismo privado (o se haya accedido a un concurso público
de prestación de servicios) y sea necesario detallar cómo se ha gestionado dicha subvención, qué gastos
se han realizado y aportar documentación que los justifique (facturas, nóminas…).
6.4| Sistemas de archivo
Como se ha visto hasta ahora, durante el proyecto se genera mucha documentación y por muchas personas
diferentes. Esto puede llegar a ser un caos: documentos duplicados, versiones incontroladas, pérdida de
documentos, etc.
Para la buena gestión de la documentación es necesario que ésta esté centralizada, organizada y controlada.
Un sistema de archivo debe ser sencillo, de forma que todos los integrantes del equipo lo dominen con
facilidad; no debe ser nada complicado y que genere dificultad, para que sea adoptado por todos y no sea
rechazado. El sistema de archivo puede ser físico o informático.
El soporte documental debe cumplir dos condiciones:
Diseñar o permitir la existencia de documentos para contener y conservar informaciones necesarias
para la buena gestión del proyecto.
Disponer de un sistema simple y eficaz de archivo que permita un buen acceso a la información.