Manual Operativo para Metodologías de Grupos Solidarios

Comisión Nacional de Coordinación del Programa de Promoción del Microcrédito para el Desarrollo de la Economía Social
crédito.
Conformada la carpeta o expediente se recomienda el siguiente
ordenamiento de los mismos en la sede institucional:
• Si el caso presentado es desestimado por el Comité de
Crédito, la carpeta debería agruparse en un espacio de solicitudes
rechazadas (es importante ir armando un listado
con estos casos ya que es frecuente que un caso rechazado se
presente nuevamente más adelante y de este modo se podrá
contar con información para reconsiderar o no el caso)
• En caso de ser aprobado se recomienda ordenar las carpetas
en forma numérica o alfabéticamente, si la institución sugiere
que cada grupo solidario se asigne un nombre propio.
• A medida que se constituye la cartera de créditos es recomendable
también tener ordenadas las carpetas según los
grupos se encuentren con créditos activos o no.
Registro de los datos de la solicitud de crédito:
El software de gestión permite registrar los datos relevados.
En caso de no poder aún implementarlo, por lo menos los
datos fundamentales deben constar en alguna base de datos.
Si la entidad no contara con equipos informáticos, deben
quedar resguardados los formularios de forma tal que los
mismos no se deterioren ni se pierdan, ya que la información
que contienen será utilizada en otros momentos además
de servir para realizar estadísticas.
Cuestiones administrativas contables de la entrega:
Por cuestiones de seguridad para la institución (no acumular
dinero en efectivo), orden contable y control interno,
los desembolsos deberían otorgarse siempre a través de cheques,
aunque sabemos que esto a muchas organizaciones les
es imposible cumplirlo en su totalidad. El proceso sería el
siguiente:
• El Comité de Crédito confeccionará un acta (firmada por
todos sus miembros) en el que conste los créditos aprobados 16 .
• El encargado de la administración confeccionará las órdenes
de pago (prenumeradas y fechadas) o documento
equivalente en el que figure el nombre del destinatario y el
importe del crédito a desembolsar en base al acta del Comité
de Crédito (es posible utilizar como orden de pago directamente
el acta de comité de crédito).
• Las órdenes de pago son autorizadas por personal o directivos
con responsabilidad dentro de la institución.
16 Ver anexo.
17 Ver modelo de contratos de mutuo en los anexos.
• La administración (en base a las órdenes de pago autorizadas),
confecciona los cheques o directamente prepara el
dinero en efectivo.
• Los responsables de la Organización Ejecutora (en general
tesorero y presidente o quien los estatutos designen) firman
los cheques en base al acta de Comité de Crédito y las órdenes
de pago.
• La administración, emite los mutuos y pagarés (si los utilizara),
los documentos deberán emitirse a través de medios
electrónicos o manualmente 17 .
• El promotor cita a los grupos de emprendedores a fin de
retirar el cheque o el dinero en efectivo.
• Los emprendedores firman los contratos mutuos y pagarés.
Al ser grupos solidarios, todos los integrantes del grupo firman
los mutuos y pagarés de sus compañeros de grupos.
• El emprendedor debe firmar una constancia o recibo por el
dinero recibido (pueden ser los “recibí” que se compran en
cualquier librería).
• Luego de esto la entrega debe ser registrada en el Libro de
Caja y en el Libro de Banco (esto último si fue entregado con
un cheque).
• Finalmente, debe anotarse el crédito otorgado en la planilla
de registración que se anexa a este documento: Se trata
de registrar la fecha, el nombre del emprendedor, el monto
otorgado y las fechas de devolución de cada cuota.
Inauguración del Grupo Solidario: Desembolso
Aprobados los créditos, debe procederse al desembolso de
los mismos. Luego de convocar a los emprendedores, hay
diversas maneras de otorgar físicamente los microcréditos. La
Organización Ejecutora puede utilizar las siguientes formas
para el desembolso:
• Reúne a los grupos de emprendedores en una especie de
acto público a fin de entregar los cheques o el efectivo.
• Citan a los grupos de emprendedores y entregan los cheques
o el efectivo a cada grupo en forma individual.
Control y archivo del expediente
Una vez realizado el desembolso, se realiza el control de los
mismos en relación a los créditos aprobados. Los expedientes
de crédito son archivados por el Grupo Solidario. En cuanto
a los documentos de valor, contrato mutuo y pagarés, serán
guardados en un lugar de mayor seguridad.
Pág. 29