Manual Operativo para Metodologías de Grupos Solidarios

Ministerio de Desarrollo Social de la Nación
• Al final del día debe cerrarse la caja. El tesorero de la entidad
deberá realizar la sumatoria de todos los recibos emitidos
en el día para comparar con el recuento de dinero para
comparar ambos importes, en caso de diferencia deberá investigarse
y resolverse.
• Las operaciones descriptas en el punto anterior, deberán
ser controladas -en la medida de lo posible- por un responsable
administrativo o de la Comisión Directiva de la institución.
• Las copias de los recibos deben ser archivados siguiendo la
numeración correlativa de los mismos.
• Por cuestiones de seguridad, el dinero en efectivo deberá
depositarse en lo posible diariamente. En caso de no ser así,
deberá permanecer en un ámbito seguro de la institución
(caja fuerte) al que sólo accedan responsables debidamente
autorizados hasta el momento del depósito.
Libro de Banco y de Caja 18
En el Libro de Banco lo primero que se debe registrar es el
fondo recibido y los gastos de funcionamiento. Luego, todos
los movimientos de la cuenta corriente de uso exclusivo
para microcrédito. Por ejemplo, se debe anotar la salida de
cheques para otorgar los microcréditos o para constituir la
caja chica de la operatoria.
En el Libro de Caja se registran los movimientos de efectivo
que se realicen. Por ejemplo, las entradas en efectivo provenientes
del pago de las cuotas o salidas vinculadas a gastos de la
operatoria que se hagan con dinero en efectivo (fotocopias, pasajes
de colectivo, entre otros). En efecto, el primer registro en
el libro de caja será el ingreso de los fondos provenientes de la
cuenta corriente para afrontar los primeros gastos (incluso los
microcréditos que se otorguen en efectivo). Por su parte, esto
18 Los libros de caja y banco se compran en las librerías comerciales.
Pág. 34
significa registrar en el Libro Banco la salida de ese dinero.
Método práctico para registrar las operaciones
Una forma práctica de registrar las operaciones, llevar el control
interno de los créditos otorgados y las cuotas recibidas, es utilizar
la tabla que figura en los anexos con el nombre de “Registro
de operaciones” y seguir las instrucciones allí expuestas.
Cierre y evaluación del ciclo
Es recomendable que cada ciclo se cierre con la conciliación
de las cuentas del Grupo Solidario. Además al finalizar cada
ciclo de pago se sugiere que el asesor/promotor pueda evaluar
en conjunto el comportamiento de los miembros del
grupo en el pago. Si hubo atrasos, cuáles fueron las razones.
Además preguntará si todos quieren continuar en el Grupo
Solidario. Si alguien decide no participar, deberá indagarse
acerca de las razones de su retiro. Esta información servirá
para que el equipo pueda mejorar la propuesta.
Solicitud de nuevos fondos
Después de haber efectuado el pago de su última cuota, el Grupo
Solidario podrá solicitar nuevamente fondos y para ello pedirá
al asesor/promotor los formularios correspondientes.
Los pasos para el otorgamiento del nuevo crédito, serán los
mismos que para el primer desembolso a partir de la visita a
la unidad productiva. Las organizaciones con experiencia en
esta metodología resuelven la solicitud de nuevos fondos en un
plazo no mayor a una semana después de haber presentado la
solicitud, para lo cual es requisito indispensable haber cancelado
el crédito anterior.